Feldbeschreibung Debitoren - Rechnung
Im folgenden finden Sie eine Beschreibung der der einzelnen Felder.
Kapitel Referenzen
Abbildung 1: Debitoren - Rechnung
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Topal vergibt an jede neue Rechnung automatisch eine fortlaufende bis zu zehnstellige Nummer. In einem neuen Mandanten können Sie hier bei der ersten Buchung eine Startnummer Ihrer Wahl eingeben, das Programm wird von dieser ausgehend kontinuierlich weiterzählen. Die Nummer einer Rechnung kann bei der Buchung geändert werden, z.B. um die Nummer einer gelöschten Buchung erneut zu vergeben. Anschliessend wird wieder von der eingegebenen Zahl an hochgezählt.
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Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt werden. Es bietet Platz für eine weitere, in diesem Fall alphanumerische, längere Rechnungsnummer, die beispielsweise aus einer Auftragsbearbeitung übernommen wurde oder hier manuell erfasst wird.
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Werden die bezahlten Rechnungen per ESR - Datei eingelesen, empfiehlt es sich hier die entsprechende Referenznummer zu erfassen.
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Der Buchungstext wird normalerweise über einen Automatiktext definiert und automatisch gefüllt. Sie können ihn aber selbstverständlich bei Bedarf ergänzen. Auch das Verwenden von Textbausteinen ist hier möglich. Beim Erfassen geben Sie das Kürzel beim Text für die erste Buchung des Kontos des Debitors an und der Buchungstext wird übernommen. Beim Hinzufügen der ersten Buchung wird der Buchungstext in der Gegenbuchung übernommen.
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Zur Verbuchung von Gutschriften bietet Ihnen Topal mehrere Möglichkeiten: Entweder geben Sie den Betrag der ersten Buchung als negativen Betrag ein, dann wird automatisch der Radio-Button Gutschrift aktiviert und der Betrag zur Verdeutlichung rot eingefärbt. Oder Sie erfassen alle Daten der ersten Buchung wie gewohnt einschliesslich des positiven Betrags und wählen erst dann die Einstellung "Gutschrift", die den Betrag automatisch mit einem negativen Vorzeichen versieht und ebenfalls rot darstellt. Jetzt weiss das Programm, dass eine Gutschrift erstellt werden soll, und bebucht das Debitorenkonto im Haben und die folgenden Buchungen auf den Ertragskonten entsprechend im Soll. Der Button Gutschrift kann auch nachträglich auf eine bereits vollständig erfasste Rechnung mit mehreren Positionen angewendet werden, dann werden bei allen Teilbuchungen des Belegs Soll und Haben vertauscht.
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Hier tragen Sie die Personenkontonummer des Debitors ein, an den die Rechnung ausgestellt wurde. Alternativ dazu können Sie auch den Kurznamen des Kunden eintippen. Wie bei allen Kontenfeldern öffnet der Button Debitor, ein Doppelklick auf das Feld oder der Befehl F5 eine Liste aller Debitoren-Personenkonten, so dass Sie nach dem gewünschten Konto suchen und es in die Buchung übernehmen können. Diese Liste ist mehr als nur eine statische Auswahlliste. Wenn Sie während des Buchens die Adresse eines Kunden aktualisieren möchten, brauchen Sie ihn nur in der Liste zu markieren und mit dem Button Eigenschaften oben in der Kopfleiste das Adressfenster öffnen, um beliebige Änderungen vorzunehmen. Auch neue Personenkonten können hier erstellt werden. Das Debitorenkonto bringt verschiedene Vorgaben in die Buchung mit, wie die beim Debitor gespeicherte Zahlungsbedingung und die Transaktionsmethode. All diese Daten lassen sich in der einzelnen Buchung ändern.
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Die Zahlungskonditionen selbst definieren Sie in den Stammdaten. Bei jedem Debitoren-Personenkonto speichern Sie die Zahlungsbedingung, die für diesen Kunden in der Regel gilt. Beim Buchen kann diese Einstellung für einzelne Rechnungen geändert werden. Entsprechend der gespeicherten Zahlungskondition berechnet das Programm das Fälligkeitsdatum der Rechnung, das bei Bedarf manuell überschrieben werden kann. In der Navigation finden Sie unter dem Menüpunkt Debitoren die Funktion "Mahnläufe", mit der Sie Mahnbriefe für alle fälligen Rechnungen erstellen können.
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Die Transaktionsmethode entscheidet, wie die Bezahlung und Verbuchung einer Rechnung abgewickelt wird, ob sie per Lastschrifteinzug eingezogen wird, ob der Kunde überweist und welches Konto das Personenkonto bei dieser Buchung in der Finanzbuchhaltung repräsentieren soll. Transaktionsmethoden fassen also eine Vielzahl von Informationen zusammen. Sie werden bei den Personenkonten erfasst. Die dort beim jeweiligen Debitor als "Vorgabe" definierte Methode wird zusammen mit dem Debitoren-Sammelkonto, das parallel zum Personenkonto bebucht wird, in die Buchung übernommen. Bei Bedarf können Sie hier über den zugehörigen Button eine andere Transaktionsmethode wählen oder manuell ein anderes Kreditorensammelkonto angeben.
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Rechnungen, bei denen diese Checkbox aktiviert ist, werden nicht in Mahnläufe eingeschlossen. Wenn ein Kunde generell keine Mahnungen erhalten soll, weil Sie mit ihm in persönlichem Kontakt stehen, können Sie diese Einstellung bereits bei seinem Personenkonto vorgeben, so dass sie in jede neue Rechnung übernommen wird.
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Wurde eine Rechnung bereits gemahnt, sehen Sie hier die Mahnstufe angezeigt. Sie kann hier nicht von Hand zurückgesetzt werden, sondern nur, indem sie die Mahnung löschen.
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Über den Dialog Maskeneinstellungen, den Sie aus dem Menü Optionen aufrufen, können Sie im Eingabemodus "Debitorenrechnung" ein Feld für den Barcode aktivieren. Dies ermöglicht, sogenannte Document Management Systems (DMS) von Drittanbietern an Topal anzubinden. Das Feld ist auch über die API-Schnittstelle zugänglich. Bitte wenden Sie sich an den Topal-Support, wenn Sie eine solche Integration wünschen.
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Mit diesem Befehl erstellen Sie die erste Buchung einer Debitorenrechnung, mit der Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Debitoren-Personenkonto buchen. Der Button wird aktiv, nachdem Sie eine Personenkontonummer und einen Betrag eingegeben haben, und kann mit ENTER ausgelöst werden.
 Abbildung 2: Erste Buchung
Nachdem die erste Buchung erstellt wurde, fahren Sie fort, im unteren Bereich des Fensters die Positionen der Rechnung zu verbuchen, wobei Sie jede Buchung mit dem Button Hinzufügen bzw. ENTER bestätigen. Das Ertragskonto, das Sie beim aktuellen Debitor als Gegenkonto gespeichert haben, steht bereits als Vorschlag im Feld Konto. Wenn die Soll- und Habenbuchungen ausgeglichen sind, wird der Button Speichern aktiviert, so dass Sie die Buchung jetzt mit ENTER abschliessen können.
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Im ersten Geschäftsjahr, das Sie mit Topal führen, ist es notwendig, die offenen Posten aus dem Vorjahr manuell zu eröffnen. Sobald Sie deshalb ein Rechnungsdatum aus dem Vorjahr eingeben, wechselt der Button Erste Buchung seine Bezeichnung in Rechnung speichern. Dann können Sie in einer einzelnen Buchung den offenen Posten auf dem jeweiligen Debitorenkonto eröffnen. Geben Sie einfach Rechnungsnummer, Kundenkonto, Betrag und Zahlungsziel etc. an, und betätigen Sie dann den Button. In allen folgenden Jahren wird der Saldo der offenen Posten selbstverständlich automatisch vorgetragen.
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