Einstellungen

Im folgenden sind die Einstellungen die Sie pro Mandant vornehmen können beschrieben.

Kapitel Referenzen

Abbildung 1: Einstellungen

Allgemeine Angaben

Der Subnode [Allgemeine Angaben] enthält die Allgemeinen Angaben sowie die Grundeinstellungen des Mandanten.

Feld	Beschreibung
Mandanten Nummer	Frei wählbares, alphanumerisches Kürzel zur Klassifizierung eines Mandanten. Das Feld muss nicht zwingend ausgefüllt werden.
Name/Strasse/Land/PLZ/Ort	Bezeichnung und Adresse des Mandanten.
Kontaktperson/Telefon	Wenn Sie mit Topal eigene Unternehmen verwalten, werden diese Felder wohl leer bleiben. Treuhänder oder Büros, die im Auftrag anderer die Buchhaltung führen, können hier die Kontaktperson bei ihren jeweiligen Klienten und deren Telefonnummer speichern.
Vorlagemandant	Beim Anlegen eines neuen Mandanten stehen Ihnen die Vorlagemandanten als Kopiervorlage zur Verfügung. Topal enthält nach der Installation bereits einen Vorlagemandanten, in dem ein Standard KMU-Kontenplan eingerichtet ist. Sie können beliebig weitere Vorlagemandanten vorbereiten oder auch Mandanten, in denen normal gearbeitet wird, als Vorlagen definieren. In der Regel empfiehlt es sich aber, in den Vorlagemandanten keine Buchungen zu erfassen, sondern sie als neutrale Basis für ein sinnvolles Set an Konten, Steuerschlüsseln, Währungen etc. zu belassen.
Geschäftssitz	Wählen Sie hier das Länderkürzel für den Geschäftssitz des Mandanten. Dies wird als Vorgabe in den Stammdaten gekennzeichnet.
Mandantenwährung	Leitwährung des Mandanten. Welches Kürzel für die Leitwährung verwendet werden soll, definieren Sie in den Stammdaten in der Tabelle Währung. Die hier definierte Währung wird als Vorgabe in die Stammdaten übernommen.
Mandantensprache	Sprache des Mandanten. Auswahlliste der in den Stammdaten definierten Sprachen. Die hier gewählte Sprache wird als Vorgabe in die Stammdaten übernommen.
Tag	Das Feld Tag wird als Merkmalfilter benötigt beim XML Backup/Restore.

Reporting

Beinhaltet die Reporting spezifischen Konfigurationen.

Feld	Beschreibung
Adress-Nr. 2 verwenden (Reporting)	Ist dieses Flag gesetzt, wird in den Debitoren- resp. Kreditorenreports, anstelle der von Topal automatisch vergebenen Nummern, die Adressnummer 2 verwendet.
Freie Rechnungs-Nr. (Reporting)	Ist dieses Flag gesetzt, wird in den Reports bei den Debitoren resp. Kreditoren die freie Rechnungsnummer verwendet anstelle der von Topal automatisch vergebenen.

MWST Einstellungen

Beinhaltet die MWST spezifischen Konfigurationen.

Feld	Beschreibung
MWST pflichtig	Falls Sie ein nicht mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen zu verwalten haben, können Sie diese Checkbox deaktivieren, so dass alle Funktionen für die Mehrwertsteuer im Programm ausgeblendet werden. Die Konten bringen dann ihre Steuerschlüssel nicht in die Buchungen mit.
Saldosteuer	Bei Unternehmen mit geringerem Umsatz, die ihre Umsatzsteuer nach den pauschalen Saldosteuersätzen berechnen und halbjährlich entsprechende Meldungen abgeben, aktivieren Sie hier die Checkbox. Saldosteuer Zur Verbuchung der steuerpflichtigen Umsätze tragen Sie in den Stammdaten, Bereich Mehrwertsteuer, im bestehenden Standard-Umsatzsteuerschlüssel den geltenden Saldosteuer-Prozentsatz ein. Dieser Schlüssel sollte allen Ertragskonten, die Sie verwenden, im Kontenplan zugeordnet sein. Solange beim Mandanten die Checkbox Saldosteuer aktiviert ist, lösen Buchungen mit Steuerschlüsseln aber nicht wie unter normalen Umständen Steuerbuchungen aus. Dennoch ist es notwendig, die Steuerschlüssel zu verwenden, denn auf dieser Grundlage erstellt das Programm die Mehrwertsteuerabrechnung. Die zu bezahlende Saldosteuer wird dann als Aufwand verbucht. Nach vereinnahmten Entgelten Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Ihre Unternehmung nach vereinnahmten Entgelten abrechnet. Dadurch werden Bewegungen erst für die Mehrwertsteuer berücksichtigt, wenn die entsprechende Rechnung bezahlt ist. MWST-Nummer Speichern Sie hier die Mehrwertsteuer-Nummer des Unternehmens, damit sie im Formular der Mehrwertsteuerabrechnung automatisch eingesetzt wird.

Mandanten Backup Einstellungen

Beinhaltet die Backup spezifischen Konfigurationen.

Feld	Beschreibung
Letztes Backup/ Letzte Bearbeitung	Hier können Sie ablesen, wann der Mandant zuletzt gesichert wurde, und wann zuletzt Daten an diesem Mandanten verändert wurden.
In Backup berücksichtigen: Nein	Der Mandant wird bei einem Mandanten - Backup nicht gesichert.
In Backup berücksichtigen, nur wenn Daten verändert wurden	Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird dieser Mandant nur gesichert, wenn seit der letzten Sicherheitskopie Veränderungen im Mandanten vorgenommen wurden.
In Backup berücksichtigen: Immer	Der Mandant wird bei jedem Ausführen des Mandanten - Backups immer gesichert, unabhängig davon, ob er geändert wurde.

Weitere Einstellungen

Beinhaltet weitere spezifischen Konfigurationen

Feld	Beschreibung
Schweizer Rundung	Damit die Nachkommastellen bei der Berechnung von Mehrwertsteuer- und Skontobeträgen sowie bei der Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in die Leitwährung nach dem Schweizer System (5er-Rundung) gerundet werden, aktivieren Sie hier die entsprechenden Checkboxen.
Datenaustausch mit Treuhänder	Exportiert an Treuhänder Die Import/Export - Funktion von Topal ermöglicht das parallele Arbeiten von Treuhänder und seinen Klienten. Es kommt häufig vor, dass die Konten und Kassenbücher vom Klienten selbst eingebucht werden, und er die Daten regelmässig an den Treuhänder übermittelt. Mit Topal ist es möglich, dass in der Zeit, in der der Treuhänder die Buchhaltung des Klienten korrigiert und ergänzt, normal weitergearbeitet werden kann. Nach einem Export der Daten an den Treuhänder werden beim Klienten alle Daten gesperrt. Es ist für ihn aber problemlos möglich, weiterhin neue Buchungen hinzuzufügen. Beim folgenden Import der Treuhänder-Daten werden die als exportiert markierten Buchungen mit den Daten des Treuhänders überschrieben sowie alle neuen Buchungen des Treuhänders übertragen. Die vom Klienten in der Zwischenzeit neu erfassten Daten bleiben jedoch unverändert. Die Import-Export-Funktionen finden Sie im Menü Datei.
Tageskurse	Wird diese Checkbox aktiviert, werden die Tageskurse aktualisiert.
ISO Codes	Wird diese Checkbox aktiviert, werden die ISO Codes automatisch überprüft.
Freie Rechnungsnummer - Eindeutig und aufsteigend	Ist dieses Flag gesetzt, muss die freie Rechnungsnummer bei den Debitoren resp. Kreditoren eindeutig sein. Zudem wird beim Erfassen einer neuen Rechnung automatisch die nächst höhere Nummer vorgeschlagen. Hinweis: Diese Eigenschaft wird von Vorteil beim Erstellen eines neuen Mandanten gesetzt. Zu einem späteren Zeitpunkt kann nur noch umgestellt werden, wenn es noch keine doppelten oder leeren Einträge gibt.
Hauptbuch	Letzte Buchungen aller Benutzer anzeigen (Hauptbuch: Definiert ob im Hauptbuch die letzten Buchungen aller Benutzer, oder nur diejenigen des angemeldeten angezeigt werden sollen. KST-Buchungen beim Import automatisch erstellen (Hauptbuch): Beim Importieren der Buchung ins Hauptbuch wird automatisch die Kostenstellenbuchung angelegt, falls beim entsprechenden Konto eine Kostenstelle hinterlegt und das Pflichtfeld gesetzt ist.
Kreditoren/Debitoren	Automatischer Skontoabzug bei Gutschriften Die Skontofälligkeit bei Kreditoren/Debitoren lässt sich durch aktivieren/deaktivieren dieser Checkbox automatisch oder manuell erstellen. Wird die Checkbox aktiviert werden Buchungen zur Skontofälligkeit automatisch generiert. Wird diese Checkbox deaktiviert, müssen Buchungen manuell vorgenommen werden. Rechnugsfreigabe aktivieren Rechnungen können mit dieser Einstellung direkt freigegeben werden. Ist diese Checkbox deaktiviert wird das Freigabe Flag im Rechnungsdialog nicht gesetzt (nicht freigegeben).
Buchen in geschlossenes Geschäftsjahr	Im Dialog Eigenschaften Geschäftsjahr haben Sie die Möglichkeit das Buchen in ein geschlossenes Geschäftsjahr zu erlauben. Dies sollte grundsätzlich nicht erlaubt werden. Entsprechend ist diese Checkbox deaktiviert. Sollte aber trotzdem der Wunsch bestehen, dass eine Buchung in einem geschlossenen Geschäftsjahr vorgenommen werden soll, muss diese Checkbox aktiviert werden. Buchungen in ein geschlossenes Geschäftsjahr können nur durch Benutzer mit Administrator Rechten vorgenommen werden. Bemerkung: Die Aktivierung dieser Checkbox kann nur durch Benutzer mit Administrator Rechten vorgenommen werden.