Documents mandat
Topal offre la possibilité de stocker dans les archives des documents qui ne font pas partie du processus de paiement.
Il peut s'agir de documents contractuels, de courriers, de fichiers Excel, etc., qui sont liés à un client et doivent être conservés dans les archives (Topal Archive ou GED).
Références de chapitre
Les documents mandat se gérent/s'ouvrent via [Mandat | Documents mandat | Gérer documents mandat].
Figure 1 : Gérer documents mandat
Dialogue Documents mandat
Le dialogue des documents mandat répertorie tous les documents qui ont été stockés dans vos archives. Grâce à la ligne de filtrage, il est facile de trouver les documents recherchés. Les documents peuvent être affichés directement dans la visionneuse à condition qu'il s'agisse de documents PDF ou d'images. Tous les autres types de documents comme Word, Excel, Mails, etc. ne peuvent être ouverts que dans l'application correspondante. Dès que vous double-cliquez sur un document, il ouvre Topal directement dans l'application associée.
Figure 2 : Documents mandat
Afin de pouvoir stocker les documents mandat dans vos archives ou votre GED, un profil et un lieu de stockage doivent être configurés.
Topal Archive
Des informations sur la configuration des profils et des lieux de stockage sont fournies dans le chapitre Topal Archive.
GED
Des informations sur la configuration des profils et des lieux de stockage sont fournies dans le chapitre Système de gestion de documents..
Charger des documents (upload)
Ouvrez la boîte de dialogue du document client et sélectionnez le bouton [Charger]. Ceci ouvre votre explorateur de fichiers Windows.
Ouvrez la boîte de dialogue du document client et sélectionnez le bouton [Charger]. Ceci ouvre votre explorateur de fichiers Windows.
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers depuis l'explorateur et les charger dans Topal.
Vous pouvez également télécharger les documents de vos archives vers votre système de fichiers local. Sélectionnez les documents souhaités et téléchargez-les dans votre système de fichiers via le menu contextuel [Télécharger].
Vous pouvez effacer des documents de votre archive. Pour ce faire, sélectionnez les documents souhaités et supprimez-les via le menu contextuel [Supprimer].
Les documents peuvent être ouverts directement par un double clic. Les documents sont ouverts dans l'application correspondante (Word, Outlook, Excel, etc.)
Les fiduciaires ont la possibilité de stocker et de lier un document de mandat. Un document de mandat doit être explicitement marqué (configuré) comme tel.
Il y a deux possibilités pour cela :
Charger (upload) d'un document mandat via [Mandat | Documents mandat | Charger document mandat] ou via le menu contextuel du dialogue Documents mandat [Lien].
Charger (upload) d'un document mandat via [Mandat | Documents mandat | Charger document mandat] ou via le menu contextuel du dialogue Documents mandat [Lien].
Le document mandat peut être ouvert directement via le menu [Mandat | Documents mandat | Ouvrir documents mandat].