Configuration profil GED

La connexion à un système de gestion des documents est contrôlée par un profil. La configuration du système de gestion des documents souhaité est réalisée via le nœud [Gestion des documents (GED)] (Figure 1). Topal offre la possibilité de gérer différents profils. Un profil est utilisé pour connecter un système de gestion de documents. Si vous utilisez plusieurs GED (archives), vous devez créer un profil pour chaque GED.

Références de chapitre

Figure 1: Gestion des documents - Ajouter un nouveau profil

Topal offre la possibilité de gérer différents profils. Deux types de profils sont proposés. Il s'agit des profils et des profils de stockage. Un profil fait référence à un système GED ou à la configuration d'accès du système GED. Un profil de stockage, cependant fait référence au type de documents à stocker (par exemple, les factures des fournisseurs et des clients, ainsi que les documents et rapports de transaction). Un profil (GED) peut contenir plusieurs profils de stockage. Le traitement des profils de stockage est décrit dans le chapitre Création de profils de stockage. Topal vous permet de créer plusieurs profils GED. Vous avez également la possibilité de créer plusieurs profils pour un même type de GED.

Par exemple, si vous avez deux installations indépendantes (Kendox, DocuWare, SharePoint, MFiles) dans votre infrastructure, créez un profil par Système GED. Vous pouvez ajouter un nouveau profil en sélectionnant le menu déroulant [Ajouter profil de stockage / lieu de stockage | Ajouter profil]. Un dialogue apparaîtra qui vous permet de sélectionner votre système GED (Figure 2). Dans un premier temps, Topal attribue un nom générique au profil, que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. Chaque profil peut être configuré individuellement.

Figure 2: Système de gestion de documents - Assistant profil GED

Après avoir sélectionné le système GED, les paramètres de connexion doivent être configurés. Vous pouvez trouver les paramètres dans le

Chapitre Paramètres de connexion GED.

Commentaire :

Un stockage (transactions des créanciers) qui est lié au flux de travail des créanciers, ne peut être configuré qu'une seule fois au sein de différents profils. Par exemple, si le lieu de stockage des factures créanciers est configuré dans un profil (p. ex. SharePoint - https://www.topal.ch/Subdomain/<Vendors>, Topal empêchera toute configuration ultérieure du lieu de stockage des factures créanciers.

Le lieu de stockage des rapports, en revanche, est autorisé dans plusieurs profils, puisque les rapports ne doivent pas contenir de référence aux écritures dans Topal. Le stockage des rapports dans différents endroits est particulièrement intéressant si, par exemple, vous souhaitez faire la différence entre les données sensibles (p.ex. rapports financiers) et non sensibles (p.ex pièces).

Exemple de configuration complexe

L'exemple suivant devrait montrer la flexibilité du système d'archives Topal. Dans cet exemple, différents systèmes d'archivage sont utilisés pour stocker les rapports, les factures créanciers et débiteurs et d'autres documents dans différents systèmes de gestion des données ainsi que dans le système de fichiers.

Création de profils:

Créer un profil pour Kendox (Kendox_Profile)
Créer un profil de stockage pour les créanciers Kendox (Kendox_Payables)
Créer un profil de stockage pour les transactions Kendox (Kendox_Transactions)
Créer un profil de stockage pour les rapports Kendox (Kendox_Reports) pour le stockage des rapports automatisés
Créer un profil de stockage pour les rapports Kendox Management Reports (Kendox_Mgmt_Reports) pour le stockage des rapports automatisés

2. Création d'un profil pour DocuWare (DocuWare_Profile)
Créer un profil de stockage pour les rapports DocuWare (DocuWare_Reports) pour le stockage des rapports automatisés
Créer un profil de stockage pour les rapports DocuWare Management Reports (DocuWare_Mgmt_Reports) pour le stockage des rapports automatisés

3. Création d'un profil pour SharePoint (SharePoint_Profile)
Créer un profil de stockage pour les rapports SharePoint (SharePoint_Reports) pour le stockage des rapports automatisés
Créer un profil de stockage pour les rapports SharePoint Management Reports (SharePoint_Mgmt_Reports) pour le stockage des rapports automatisés

4. Création d'un profil pour Topal_Archive (Topal_Archive_Profile)
Créer un profil de stockage pour les rapports Topal_Archive (Topal_Archive_Reports) pour le stockage des rapports automatisés
Créer un profil de stockage pour les rapports Topal_Archive Management Reports (Topal_Archive_Mgmt_Reports) pour le stockage des rapports automatisés

Créer des tâches automatisées :

Créez les rapports automatisés suivants :

1. Créer un rapport automatisé pour Kendox Reports (Kendox_Reports)
Créer un rapport automatisé pour Kendox Management Reports (Kendox_Mgmt_Reports)

2. Créer un rapport automatisé pour DocuWare Reports (DocuWare_Reports)
Créer un rapport automatisé pour DocuWare Management Reports (DocuWare_Mgmt_Reports)

3. Créer un rapport automatisé pour SharePoint Reports (SharePoint_Reports)
Créer un rapport automatisé pour SharePoint Management Reports (SharePoint_Mgmt_Reports)

4. Créer un rapport automatisé pour Topal_Archive Reports (Topal_Archive_Reports)
Créer un rapport automatisé pour Topal_Archive Management Reports (Topal_Archive_Mgmt_Reports)

Avec la configuration créée ci-dessus, les documents sont stockés comme suit (Figure 3) :

Les rapports sont stockés dans les systèmes GED correspondants (Kendox, SharePoint, DocuWare, Topal_Archive). Les factures créanciers et débiteurs qui ont été créées dans les livres auxiliaires sont stockées dans Kendox. Les documents liés à une transaction créée dans la comptabilité générale sont stockés dans le système de fichiers (Topal_Archive).

Figure 3: Profil GED - Stockage des documents