Créer un lieu de stockage GED
À ce jour, Topal offre différents espaces de stockage de documents (transactions créanciers/débiteurs/comptabilité générale, états, documents clients).
Références de chapitre
La procédure de configuration est expliquée à l'aide de l'exemple d'un lieu de stockage pour les transactions créanciers dans Kendox :
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Pour configurer le lieu de stockage, sélectionnez le menu déroulant (voir Créer un lieu de stockage GED) et choisissez l'élément de menu [Ajouter stockage créanciers].
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Sélection du profil GED - Sélectionnez le profil GED souhaité [Profil Kendox] (voir figure 1)
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Mappage des champs GED entre Topal et le système GED - Insérez le nom du profil et sélectionnez le stockage GED de votre système
Comme vous pouvez le voir dans le dialogue suivant, les paramètres de connexion ont déjà été configurés pour Kendox. Sélectionnez ce profil dans la liste et appuyez sur le bouton [Suivant]. La boîte de dialogue de la figure 2 s'ouvre.
Figure 1: Sélection du profil GED
Lors de cette étape, le mapping des champ entre Topal et votre système GED doit être effectué.
Le mapping des champs est utilisé pour lier les métadonnées (informations des champs) que vous avez configurées dans le système GED avec les champs dans
Topal et de les rapprocher (p. ex., n° de facture, montant, etc.)
Le dialogue comporte deux boutons de menu [Charger depuis fichier] et [Sauver en fichier]. Via [Sauver en fichier] un fichier de configuration par défaut
(sharepoint.xml, Kendox.xml etc.) peut être chargé. Les fichiers de configuration par défaut des systèmes GED sont inclus avec le produit et peuvent être trouvés dans le répertoire d'installation Topal sous [Ressources/DMS].
Le fichier de configuration par défaut contient déjà une proposition. Cette configuration peut être différente de celle que vous souhaitez, mais elle peut être ajustée manuellement.
Le mappage des champs peut également être entièrement manuelle. Pour ce faire, ouvrez le dialogue de mappage en cliquant sur le bouton [Champs].
La description de la configuration de mappage des lieux de stockage se trouve dans le sous-chapitre correspondant.
Figure 2: Sélection du profil GED
Mappage champs
Métadonnées documents GED
Les systèmes GED permettent d'ajouter des métadonnées aux documents stockés. Les métadonnées sont des informations supplémentaires sur votre document, comme le montant, le numéro de facture, le taux de change, etc. Les métadonnées fournies par le système GED seront lues par Topal et répertoriées dans la colonne Champ (voir figure 3). Dans la GED, les métadonnées configurées peuvent être attribuées à une catégorie. Cette catégorie est affichée ici pour que vous ne puissiez énumérer que les champs pertinents. À cette fin, vous devriez idéalement attribuer différents noms de champs et catégories aux différents lieux de stockage.
Vous en trouverez deux dans ce qui suit
Figure 3: Gestion des documents - Mapping champs créanciers
Paramètres Topal
D'autre part, Topal fournit également un ensemble de paramètres. Les paramètres fournis varient en fonction du type de transaction.
Les paramètres fournis par Topal sont présentés dans la figure 4. Ce dialogue s'ouvre en sélectionnant le bouton [...] dans le dialogue de mappage.
Les données génériques comme p. ex. [Devise], peuvent également être combinées avec un texte.
Figure 4: Paramètres Topal