Automatische Buchungen

Topal verfügt über einen separates SubModul für automatische transitorische Buchungen. Dies finden Sie im Hauptbuch unter [Hauptbuch | Automatische Buchungen].
Hier erfassen Sie alle Buchungen für Aufwände oder Erträge, die sich auf einen längeren Zeitraum beziehen, und die vor dem Erstellen von Auswertungen entsprechend

abgegrenzt werden sollen.

Kapitel Referenzen

Menü Navigation

Die Selektion des Audsführungsdatums, der Abgrenzungsperiode, der Buchungen sowie der Tageskurse, erfolgt im Submenü. Währenddessen das erstellen und generieren

von automatischen Buchungen in der Menüleiste erfolgt (siehe Abbildung 1).

Das Ausführungsdatum resp. die Abgrenzungsperiode beziehen sich auf das generieren von Buchungen.

Funktion	Beschreibung
Ausführungsdatum	Das Ausführungsdatum reflektiert den Zeitpunkt, an dem die Abgrenzungsbuchungen angelegt werden sollen.
Abgrenzen auf	Je nach Einstellungen legt Topal die erfasste Summe der automatischen Buchung auf die einzelnen Tage der Periode, bezogen auf den Rechnungsbetrag, oder der Betrag wird auf die Monate innerhalb der angegebenen Periode verteilt. In der Regel reicht eine Abgrenzung auf Monate.
Filter Quelle	Auswahl der Quelle (Manuelle-, Debitoren- und Kreditoren Transaktionen)
Tageskurs verwenden	Verwenden der Tageskurse bei Fremdwährungs - Buchungen

Abbildung 1: Automatische Buchungen

Erstellen von automatischen Buchungen

Im folgenden ist die Erstellung von automatischen Buchungen beschrieben.

Buchen Sie zunächst eine Rechnung der Versicherung (Aufwand an Kreditor).
Öffnen Sie den Dialog Automatische Buchungen via [Hauptbuch | Automatische Buchungen]. Erstellen Sie eine neue Vorlage für automatische
Abgrenzungsbuchungen via [Vorlagen | Vorlagen bearbeiten].
Öffnen Sie den Dialog zur Erstellung einer neuen automatischen Buchung via Button [Neue automatische Buchung].
Die Periode wird standardmässig für das ganze Jahr vorgegeben, kann aber wenn gewünscht entsprechend angepasst werden. Im weiteren können Sie hier die
Aktiv-, Passivkonten für die transitorischen Abgrenzugsbuchungen angeben.
Erfassen Sie im unteren Bereich des Fensters wie gewohnt die Buchung zum Rechnungsdatum.
Bestätigen Sie die Eingaben via Button [Hinzufügen]. Falls es sich um eine Sammelbuchung handelt, können Sie weitere Buchungspositionen anfügen.
Speichern Sie abschliessend den Beleg. Das Fenster wird geschlossen.

Es ist auch möglich, Vorlagen für Abgrenzungsbuchungen während des verbuchens einer abzugrenzenden Rechnung anzulegen. Dazu verwenden Sie den Button [Speichern und abgrenzen],
im entsprechenden Transaktions Dialog [Debitoren - Rechnung] und [Kreditoren - Rechnung], welcher in der Kopfleiste des Dialogs Transaktion bearbeiten zur Verfügung steht.

Abbildung 2: Neue automatische Buchung

Generieren von automatischen Buchungen

Wenn Sie nun Ihren Monats- oder Quartalsabschluss erstellen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Öffnen Sie den Dialog Automatische Buchungen via [Hauptbuch | Automatische Buchungen] (siehe Abbildung 3). Wählen Sie in der Menüleiste den Button [Buchung generieren].
Diese Funktion legt die Abgrenzungsbuchungen an und führt ausserdem die Rückbuchung der transitorischen Posten durch. Das Ausführungsdatum wird aus den
Submenu Einstellungen übernommen. Dieses Datum reflektiert den Zeitpunkt, an dem die Abgrenzungsbuchungen angelegt werden sollen. Die transitorischen Rückbuchungen
erfolgen automatisch am darauffolgenden Tag.
Wählen Sie den Nummernkreis, für welchen die Buchungen angelegt werden sollen. Definieren Sie die Beleg - Gruppe der transitorischen Buchungen respektive der Rückbuchungen.
Im Text Feld haben Sie die Möglichkeit manuell einen gewünschten Text anzugeben. Diesen können Sie mit Automatik Texten via Button [Automatik Text] anreichern. Sie haben aber auch die Möglichkeit
einfach den original Text via Aktivierung der Checkbox "Original Text verwenden" anzugeben.
Geben Sie an, ob die Rückbuchungen durch Soll-/Haben - Tausch oder Vorzeichenwechsel passieren sollen. Die Abgrenzungsperiode wird aus den aus den
Submenu Einstellungen übernommen.
Deaktivieren Sie Buchungen via Checkbox im Grid, die nicht ausgeführt werden sollen.
Bestätigen Sie die Verarbeitung durch drücken des buttons [OK].

Transitorischen Rückbuchungen können auf auf diese Weise automatisch erstellt werden. Die Verwendung der Funktion Transitorischen Rückbuchungen ist in diesem Fall nicht notwendig.
Diese benötigen Sie lediglich für manuell angelegte transitorische Buchungen.

Abbildung 3: Generieren einer automatischen Buchung

Übernahme von automatische Buchungen ins Folgejahr

Die erstellten automatischen Buchungen können auch für das Folgejahr übernommen werden. Selektieren Sie im Grid die Transaktion, welche Sie ins Folgejahr übernehmen wollen an und

öffnen Sie das Kontextmenü. Wählen Sie danach den Menüpunkt [Daten um ein Jahr erhöhen].