Kontoplan Migration Assistent
Zur Migration des bestehenden Kontenrahmens auf die neuen Anfoderungen der Rechnungslegung hat Topal einen Migrations Assistent bereitgestellt. Dieser Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Migration Ihres bestehenden Kontoplans. Der Migrationsassistent stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung ein neues Migrationsfile oder bei bestehendem Migrationsfile eine Migration durchzuführen. Das Kontoplan Migrations Tool ist als separates Programm erstellt worden, welches sich die Informationen via API Schnittstelle bezieht. Das Paket besteht aus grundsätzlich aus zwei Teilen einer Applikation und einem DefaultCOATemplate.xml. Das Kontoplan Migrations Tool kann via Menü [Extras | Kontoplan Migrations Tool] aufgerufen werden. Stellen Sie sicher, dass die beschriebenen Schritte unter Voraussetzungen durchführt worden sind.
Die Erstellung eines Migrationsfiles ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Mandanten haben die über einen equivalenten Kontenrahmen verfügen, auf den neuen Kontenrahmen migrieren müssen. Das erstellte Migrationsfile können Sie separat speichern und bei einer weiteren Migration als Standard Migrationsfile refenzieren.
1. Starten des Kontoplan Migration Tools.
2. Erstellen Sie eine Kopie der Standard Migrationsdatei und laden Sie diese.
3. Editieren des Kontoplans.
4. Speichern des Migrationstemplate Files.
5. Starten der effektiven migration.
Starten Sie die Kontoplan Migration (Abbildung 1) wie Menü [Extras | Kontoplan Migrations Tool]. Wählen Sie via RadioButton Ihre gewünschte Option aus. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
[Erstellen/Editieren eines Migrationsfiles]: Erlaubt Ihnen die Erstellung respektive das Editieren eines Migrationstemplates basierend auf den Vorgaben des KMU Kontenrahmens.
[Ausführen der Migration]: Dies erlaubt Ihnen die Migration bestehender Mandanten.
Abbildung 1: Kontenplan Migration - Erstellen und Ausführen der Migration Optionen
Beim ersten Aufstarten des Kontoplan Migrations Tools (Abbildung 2) wird die der Pfad zur Default Vorlage (Kontoplan_Migration_Template.xml) angezeigt,
welche Sie auch im Topal Installations Directory (e.g. C:\Program Files (x86)\Topal\Resources\Migration) finden. Sie können dieses nun verwenden und an einem für
Sie adäquaten Ort speichern. Die Default Vorlage beinhaltet bereits Änderungen basierend auf dem neuen KMU Kontenrahmen. Wollen Sie das Default Template
nicht verwenden, sondern einen neuen Kontenplan ohne Änderungsvorschläge öffnen, entfernen Sie den Pfad und fahren weiter mit der Migration.
Im Schritt 2 wählen Sie den Mandanten aus, auf dessen Basis Sie ein Migrationsfile erstellen wollen. Hierfür stehen Ihnen zwei Dropdowns zur Verfügung (Mandant und Aktiver Kontoplan). Wählen Sie den gewünschten Mandanten und entsprechenden Kontoplan aus. Der entsprechende Kontoplan wird in einer Baumstruktur dargestellt (siehe Abbildung 2 unten).
Abbildung 2: Kontenplan Migration - Mandanten-/Kontenplanauswahl
Im Schritt 3 können Sie die notwendigen Manipulationen an Ihrem Kontoplan vornehmen. Der Kontoplan wird in einem Grid dargestellt. Der Grid zeigt Ihnen in
Kolonne 1-3 den bestehenden Kontoplan, sowie die Struktur des neuen Kontoplans (Kolonne 4-6). Wie Sie in der folgenden Abbildung 3 sehen, sind gewisse
Konten rot markiert. Dies sind die Vorgaben die aus dem Defaulttemplate entnommen worden sind und den grundlegenden Anforderungen des neuen Kontenrahmens
entsprechen. Dies sind Gruppen, Gruppennummern, Kontonummern sowie deren Bezeichnungen.
Da der neue Kontorahmen nicht alle Anforderungen einer Firma wiederspiegelt, ermöglich Ihnen das Werkzeug entsprechend Manipulationen direkt im Grid vorzunehmen.
So können Sie z.B. via DoppelClick auf einer Zeile direkt im Grid Gruppen- und Kontonummer oder Gruppen- und Kontobezeichnungen ändern. Im weiteren besteht die
Möglichkeit via Kontext Menü neue Gruppen oder Konten hinzuzufügen, diese zu löschen sowie zu verschieben.
Konten die im Migrationstemplate gelöscht werden, werden nach der migration nocht gelöscht. Diese werden lediglich inaktiviert.
Abbildung 3: Kontenplan Migration - Kontoplan Manipulation
Im 4. und letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit Ihrer neu erstellten Struktur in einer Übersicht (Abbildung 4) anzuschauen.
Abbildung 4: Kontenplan Migration - Strukturübersicht
Sind Sie mit den Anpassungen zufrieden, können Sie das Kontoplantemplate unter einem neuen Namen speichern.
Der Migrationsassistent stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung ein neues Migrationsfile oder bei bestehendem Migrationsfile eine Migration durchzuführen.
Erstellen eines neuen Migrationsfiles: Die Erstellung eines Migrationsfiles ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Mandanten haben die über einen equivalenten
Kontenrahmen verfügen, auf den neuen Kontenrahmen migrieren müssen.
Die Migration eines Mandanten wird wie folgt erreicht:
1. Öffnen Sie das erstellte Migrationstemplate indem Sie das [Kontoplan Migrations Tool |Migration durchführen] ausführen. Durchlaufen Sie die nächsten Schritte im Wizard.
2. Verifizieren Sie in der Übersicht Ihren neuen Kontenplan.
3. Führen Sie die effektive Migration durch drücken des Migration Buttons durch.
4. Topal migriert nun Ihren bestehenden Kontoplan entsprechend den neuen Gegebenheiten.
Nach Abschluss der Migration wird ein neuer Kontoplan erstellt (siehe Abbildung unten). Somit werden Ihnen die Daten der vorhergehenden Daten via Reports weiterhin zur Verfügung stehen.
Abbildung 5: Erstellen eines neuen Migrationsfiles