Configuration scan et boîte de réception
La boîte de réception est le lieu de stockage des factures créanciers/débiteurs non traitées. La boîte de réception peut être un répertoire sur un système de fichiers, une GED ou une archive.
Le module de scan peut être considéré comme un service et ne nécessite aucune configuration, à l'exception de l'activation. Le paramètre d'activation fait partie des propriétés du mandat.
Topal Comptabilité Financière vous permet de fournir au service de scan des factures électroniques provenant de différentes sources de données. Les documents scannés doivent ensuite être stockés dans une archive ou une GED.
Source de données:
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Boîte de réception Débiteurs
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Boîte de réception Créanciers
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Boîte de réception GED (Débiteurs et Créanciers)
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Boîte de réception Archive (Débiteurs et Créanciers)
Les thèmes sont décrits dans les chapitres suivants :
Références de chapitre
Topal Comptabilité Financière a été « conçu » pour fonctionner en réseau. En conséquence, les données peuvent être obtenues à partir de différentes sources (voir figure 1) dans un réseau.
Il n'est pas nécessaire d'utiliser des serveurs dédiés, mais c'est certainement judicieux. La boîte de réception et les archives/GED devraient en principe se trouver à des endroits différents. L'archive GED devrait être soumise à une sauvegarde à intervalles cycliques pour des raisons de sécurité.
Figure 1 : Configuration des sources de données sur le réseau
Le stockage des archives est configuré via le Server Agent (figure 2). Dans le nœud « Topal Serveur », vous pouvez indiquer un lieu d'archivage.
Figure 2 : Configuration de l'archivage dans Topal Server Agent (Configuration du serveur)
Remarque
Le dossier d'archivage est un paramètre global et est utilisé pour le classement de toutes les factures à archiver. Si des factures sont archivées, Topal Comptabilité Financière crée automatiquement un sous-dossier par mandat avec le nom du mandant correspondant.
Topal offre la possibilité de configurer des systèmes de gestion de documents (Kendox, DocuWare, SharePoint, etc.) comme stockage de documents. Cela nécessite toutefois une licence GED correspondante. Si la fonction de scan est exploitée avec un système de gestion des documents, les documents sont classés à l'endroit approprié (débiteurs/créanciers) en fonction de votre configuration GED et munis des métadonnées souhaitées (attributs de facture). Dans le chapitre Systèmes de gestion de documents, vous trouverez de plus amples informations à ce sujet.
La configuration des sources de données sur le système de fichiers est contrôlée par [Mandats | Propriétés | Gestion de documents (GED) | Boite de réception].
Il peut s'agir d'un répertoire sur votre ordinateur local (p. ex. C:\Données\Boîte de réception) ou sur un serveur de données dédié via un chemin UNC (p. ex. \\10.7.100.123\Boîte de réception).
La boîte de réception peut être configurée par mandat.
Figure 3 : Boîte de réception créanciers/débiteurs
La GED et les archives peuvent également être exploitées comme boîte de réception. Si des documents de facturation (factures QR) sont déposés dans une GED (via GED GUI), aucun numéro de facture n'est attribué au document.
Les factures dans une GED sans numéro de facture sont traitées par Topal CoFi comme « non traitées ». La GED peut ainsi fonctionner comme une boîte de réception.
Pour plus de détails sur la configuration d'une GED, voir le chapitre Système de gestion de documents.
Configurez un compte de service dans votre environnement réseau (domaine) : Ex. nom du compte : TopalServiceAccount / mot de passe : topalserviceaccount
Ce compte de service a besoin des droits d'accès correspondants (droits de lecture et d'écriture) pour pouvoir accéder au serveur et au répertoire souhaités.
(ex. \\ServeurArchive\Archive ou \\10.0.100.200\Archive).
Configuration du service Topal Server
Une fois la création du compte effectuée, il faut configurer le service Topal Server. Cela s'effectue comme suit. Ouvrir la boîte de dialogue de configuration des Services [Démarrer | Panneau de configuration | Système et sécurité | Outils d'administration | Services].
Ouvrez le service Topal Server via le bouton droit de la souris [Propriétés]. Utilisez les données du compte de service que vous avez créé. Insérez les informations du compte de service dans la boîte de dialogue (voir figure 4). Le service doit être redémarré après l'introduction des informations du compte.
Figure 4 : Configuration du service Topal Server