Structure des comptes
Le premier niveau d'hiérarchie du plan comptable sont les onglets Bilan et Résultat. Pour rajouter une nouvelle structure, comme, par exemple, les investissements, cliquez dans la barre des onglets Bilan ou Résultat et sélectionnez la commande [Nouvelle structure NNC] du menu contextuel. Le dialogue vous propose deux structures différentes :
· Comptes de Bilan : seuls les types de comptes Actif ou Passif peuvent être intégrés.
· Comptes de Résultat : seuls les types de comptes Produits ou Charges peuvent être intégrés.
Raccourci clavier : avec les touches CTRL+ TAB, vous pouvez naviguer rapidement entre les onglets de structure.
Toutes les fonctions nécessaires pour éditer une section de la zone des comptes se trouvent dans le menu contextuel, accessibles par un clic droit. La commande Afficher fonctions ouvre un sélecteur de fonctions, qui vous permet de glisser-déposer facilement les nouveaux éléments (Drag & Drop).
Figure 1 : Menu contextuel
ouvre la fenêtre Sélection fonctions. Cette fenêtre regroupe tous les éléments pouvant être insérées dans le plan comptable, tels que Compte, Groupes de comptes, Totalisateur, etc. Positionnez cette fenêtre n'importe où dans votre espace de travail et glissez l'élément souhaité avec le bouton de la souris enfoncé jusqu'à l’endroit du plan comptable voulu. Une ligne et une flèche verte indiquent la position ou l'élément est inséré dès que vous lâchez le bouton de la souris.
Figure 2 : Sélection fonctions
Si vous souhaitez insérer un nouveau compte, placez-vous sur le compte existant sous lequel le nouveau compte doit être ajouté. La commande [Insérer/Nouveau | Compte] du menu contextuel ouvre la boîte de dialogue pour entrer les détails du compte tels que le numéro de compte, l’intitulé, le type de compte et d’autres informations.
Cette fonction n’est disponible que dans les plans comptables secondaires. Elle permet de dupliquer un compte et le placer à une autre position dans le plan comptable.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité, si vous avez créé par exemple un plan comptable secondaire pour le calcul de la marge brute et que vous souhaitez afficher les produits et groupes de produits séparément.
Un nouveau groupe de comptes est toujours inséré au même niveau que le groupe sélectionné dans l'arborescence. Les groupes ne sont pas automatiquement triés par numéros, mais placés sous l'élément sélectionné. Si le nouveau groupe ne se trouve pas au bon endroit, vous pouvez déplacer l'icône du groupe comme vous le souhaitez en maintenant le bouton de la souris enfoncé. La commande [Insérer/Nouveau > Groupe] ouvre la boîte de dialogue pour entrer les détails de compte nécessaires.
Cette fonction permet d’insérer des compléments d’informations pour un compte ou un groupe, comme par exemple quant à un groupe de comptes nouvellement ajouté dans l’exercice en cours. La nouvelle ligne de commentaire est insérée sous l'entrée précédemment marquée dans le plan comptable.
Dans la boîte de dialogue Ligne de commentaire , saisissez un intitulé court qui décrit le commentaire. Vous pouvez saisir ensuite une remarque de 256 caractères au maximum. Si le commentaire est coché comme Invisible dans les rapports, il ne sert que comme remarque interne.
Les totalisateurs ont pour fonction de soustraire ou d’additionner différents comptes ou groupes de comptes et de retourner le résultat. Des totalisateurs peuvent être inclus dans d’autres totalisateurs. Cette technique permet l’addition ou la soustraction d’éléments afin de calculer des chiffres-clés comme le cashflow ou la marge brute. Les totalisateurs peuvent également être utilisés à la place d’une série de comptes qui ne doivent pas apparaître sur les listes de clôture de fin d’année. Dans ce cas, cochez les comptes englobés dans le totalisateur comme invisible.
Figure 3 : Totalisateur
Après avoir saisi et enregistré les informations du nouveau totalisateur dans la fenêtre Modifier compteur, le nouvel élément s’affiche dans le plan comptable avec l’icône de somme sous le compte ou le groupe de compte sélectionné auparavant. Lorsque vous sélectionnez un totalisateur dans le plan comptable, cliquez sur le bouton [Afficher compteur] dans la barre d’en-tête, pour passer en counter mode. Le nom du totalisateur s’affiche dans la barre de titre en dessus du plan comptable. À partir de là, chaque clic sur un compte ou un groupe l’attribue au totalisateur. Après le premier clic sur un compte, un cadre vert apparaît autour de l’icône du compte, ce qui signifie qu’il sera additionné au totalisateur. Si le solde du compte doit être soustrait, cliquez une deuxième fois sur le compte ou le groupe de comptes ; l’icône est cette fois encadrée en rouge. Un troisième clic annule la sélection. Après avoir terminé l’attribution, désactivez le mode compteur en cliquant sur le bouton [Masquer éléments compteur] dans la barre d’en-tête.
Si le solde d’un compte est négatif, il disparaît du Bilan ou des Pertes et Profits. Pour faire apparaître ce compte au passif du bilan, insérez-le une deuxième fois dans le plan comptable en tant que compte miroir. Un exemple typique de compte miroir est un compte bancaire courant qui doit être imprimé dans les liquidités en cas de solde au débit (positif) mais qui doit être placé dans les dettes à court terme si son solde est au crédit (négatif).
Figure 4 : Compte miroir
Lorsque vous créez un tel compte, commencez par l’insérer comme d’habitude dans les actifs. Ensuite, positionnez-vous sur un compte dans les passifs et sélectionnez la commande [Nouveau/Insérer > Cpte miroir]. Dans la fenêtre Compte miroir – modifier fonctions, cliquez sur le bouton Compte qui ouvre la liste de tous les comptes existants. Sélectionnez le compte bancaire désiré. Si nécessaire, vous pouvez modifier le nom que le compte doit porter en cas de solde négatif, ainsi que d’autres paramètres en relation avec l’affichage dans les rapports. Lorsque vous enregistrez le compte miroir, vous le reconnaissez tout de suite au petit signe moins dans l’icône du compte qui vous indique immédiatement que ce compte d’actifs a un solde négatif. Ce procédé est également valable pour les comptes de passifs comme par exemple, les comptes de passage qui représentent parfois une dette, parfois un dû.
Le résultat annuel – bénéfice ou perte– est défini une fois par domaine de comptes. Cette fonction calcule la différence de tous les comptes d’actifs et de passifs ainsi que des comptes de produits et de charges. Dans la fenêtre d’édition Résultat-modifier fonctions, vous pouvez différencier l’intitulé selon que le résultat est positif soit négatif. (p.ex. Bénéfice net / Perte nette)
est une fonction pratique pour les grands écrans. Si activée, elle affiche en bas de votre fenêtre trois colonnes avec des informations détaillées sur le compte : Général, CA/Solde, Paramètres. Pour accéder à la fenêtre d’édition Compte – modifier fonctions, cliquez soit sur le bouton Ouvrir ou faites un double clic directement sur le compte dans l’arborescence en dessus.
Affiche les comptes inactifs dans la liste en rouge pour l'identification.
Figure 5 : Compte inactif
cette commande est déjà décrite dans la section ci-dessus Sélection des fonctions.
ou double clic sur l’élément du plan comptable, ouvre sa fenêtre d’édition Groupe/Compte – modifier fonctions.
ouvre la fenêtre d’avertissement. Confirmez pour supprimer l’élément du plan comptable sélectionné. Les comptes ou les groupes qui contiennent déjà des écritures ne peuvent pas être supprimés.
active le Counter Mode. Cette commande est uniquement disponible pour les éléments de compte de type Totalisateur. Elle vous montre les éléments pris en compte pour le calcul.