Modèles d’écritures
Il contient une fonction automatique pour enregistrer des écritures périodiques, comme, par exemple le bulletin de salaire, les loyers ou d'autres ordres permanents. Il est également possible de combiner les actions automatiques et partiellement changeantes d'une écriture : vous pouvez faire arrêter le curseur dans un champ spécifique pour attendre une saisie, avant que les autres champs ne soient remplis automatiquement selon le modèle. Des modèles peuvent être créés à la fois pour les écritures en mode journal, les écritures simples tout comme pour les écritures multiples.
Figure 1 : Modèle d’écriture
Enregistrer le modèle
Sélectionnez la commande [Modèles > Nouv. modèle] : les boutons Effacer, Pause et Enreg. modèle apparaissent dans l'en-tête de la fenêtre. A partir de maintenant, Topal enregistre toutes vos actions afin qu'elles puissent être sauvegardées en tant que modèle. Si vous avez fait une faute de frappe et vous souhaitez recommencer, cliquez sur Réinitialiser pour recommencer l’enregistrement depuis le début. Si certains champs ne doivent pas être remplis automatiquement, cliquez sur le bouton Pause lorsque le curseur est positionné dans le champ concerné. Un cadre entoure alors le bouton Pause. La fonction Pause est activée par défaut pour le champ montant. Si le montant de votre modèle d'écriture ne change pas, vous pouvez désactiver le mode pause avec un seul clic. Une fois que toutes les données du modèle d’écriture ont été saisies, terminez l'enregistrement avec la commande Enregistrer le modèle et donnez-lui un nom. Le nouveau modèle apparaîtra dans la liste déroulante du menu Modèles. Pour récupérer un modèle, sélectionnez l'entrée correspondante dans ce menu et appuyez sur ENTRER. Le raccourci clavier CTRL + T positionne le curseur immédiatement dans le champ de la liste déroulante. Si vous avez sauvegardé une écriture multiple comme modèle de comptabilisation, il se peut que certaines écritures individuelles du modèle ne soient pas nécessaires dans un cas particulier. Sautez de telles écritures avec le bouton de clavier PAGEDOWN : appuyez sur ce bouton lorsque le curseur s’arrête dans la ligne à sauter. Vous pouvez également utiliser PAGEDOWN pour ajouter des écritures supplémentaires à la fin de l’écriture.
Créer un modèle d’écriture pour la comptabilisation des salaires
Un cas typique pour lequel il est utile de créer un modèle de comptabilisation est un bulletin de salaire, qui est inséré chaque mois manuellement dans la Comptabilité financière.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez le dialogue Nouvelle Transaction en mode écriture multiple [Nouvelle écriture > Ecriture multiple] et sélectionnez [Modèles > Nouv. modèle].
2. Saisissez d’abord l’écriture au crédit sur le compte de passage de salaires qui sera rapprochée ensuite avec les écritures de paiement pour les salariés. Comme ce total ne sera pas le même tous les mois, vous voulez que le programme s'arrête dans le champ Montant lorsque vous appelez le modèle. Positionnez-vous sur ce champ et activez l'option Pause.
3. Cliquez sur le bouton Insérer et ajoutez les autres écritures au crédit pour l’AVS, la LPP, les IJM et toutes les autres cotisations, en laissant les champs du montant vide.
4. Saisissez de la même manière les écritures au débit pour la masse salariale nette ainsi que pour les frais éventuels. Lorsque vous avez complété la pièce, cliquez sur le bouton Enregistrer. Les deux boutons, Enregistrer et Enreg. Modèle, ouvrent le dialogue qui permet d'enregistrer votre modèle.
Après la sauvegarde, le nom de votre modèle est affiché dans la liste déroulante Modèles, de sorte que vous pouvez le reprendre à tout moment par un clic de souris ou à l'aide de la commande clavier CTRL+T. À l'avenir, vous n'aurez plus qu'à saisir les chiffres actuels de la gestion des salaires dans votre modèle. Les comptes et les libellés sont déjà correctement renseignés par le modèle.
Editer un modèle
Les modèles enregistrés peuvent être modifiés ultérieurement à l'aide de la fonction [Modèle > Editer modèle] (Figure 2). Les modèles existants sont répertoriés par type d'écriture (écriture simple, écriture multiple ou saisie en mode journal). Les propriétés du modèle sélectionné, s'affichent dans la rubrique Actions sur modèle. La colonne ATTENDRE indique les champs (marqués d'une croix) où l'écriture automatique doit attendre la saisie d'une valeur variable.
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Utilisez les flèches au milieu de la fenêtre pour supprimer ou ajouter des champs/actions. Vous pouvez également modifier les valeurs enregistrées ou le réglage Attendre.
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Utilisez les boutons fléchés sur le bord droit de la fenêtre pour déplacer un champ sélectionné vers le haut ou vers le bas.
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Figure 2 : Dialogue Éditer modèle
L’ordre des champs est particulièrement important si le modèle contient un champ variable pour le code TVA ou un réglage pour le débit et le crédit d'une écriture multiple. Ces paramétrages ne peuvent être effectués qu'une fois le numéro de compte saisi, faute de quoi le compte apporterait ultérieurement son code TVA prédéfini et son paramétrage débit/crédit dans l'écriture et écraserait les écritures précédentes. Veillez à ce que le numéro de compte apparaisse avant le code TVA et le paramètre débit/crédit dans le modèle d'une écriture multiple. Si vous n'avez plus besoin d'un modèle de comptabilisation, vous pouvez le supprimer dans cette boîte de dialogue à l'aide du bouton Effacer.