×
Menu
Index
Search
 
   
   
   
 

Topal Solutions AG

Topal E-Rechnungen Prozess

Thematisch ist die Topal E-Rechnung Funktion den Kreditoren zugewiesen. Wenn Sie einen Mandanten für Topal E-Rechnungen eingerichtet haben,
steht Ihnen via Modul Navigation [Kreditoren] in der Kopfzeile (Abbildung 1) ein neuer Menüpunkt [E-Rechnung] zur Verfügung:
 
Abbildung 1: Menüpunkt E-Rechnung

Durch anwählen dieses Menüpunktes wird der nachfolgende Dialog geöffnet. Dieser zeigt nebst neuen Menüpunkten, eine Grid Ansicht mit allen
auf dem PostFinance Server verfügbaren E-Rechnungen an.
 
Menü Navigation bei E-Rechnungen
Beim Öffnen des Dialogs "E-Rechnungen" (Abbildung 2) werden alle zum Download verfügbaren E-Rechnungen auf dem PostFinance Server angezeigt.
 
Abbildung 2: Menü Download
 
 
E-Rechnungen herunterladen
Der Dialog (Abbildung 3) gibt Ihnen die Möglichkeit per Radiobutton zwischen neuen E-Rechnungen die zum Download verfügbar sind, respektive
den bereits herunter geladenen E-Rechnungen zu wählen. Wählen Sie den Radiobutton [Neue E-Rechnungen], entsprechend werden im Grid die
noch nicht heruntergeladenen E-Rechnung aufgelistet.
Die bereitgestellten E-Rechnungen lassen sich nun einzeln via [Herunterladen] im Grid einzeln zu beziehen. Es steht Ihnen aber auch die Möglichkeit
offen alle Verfügbaren E-Rechnungen zusammen zu beziehen. Dies erreichen Sie via des Menübuttons [Alle E-Rechnungen herunterladen].
Werden die E-Rechnungen einzeln bezogen, ist nach dem abgeschlossen Download im Grid der Status "Heruntergeladen" ersichtlich.
"Heruntergeladene E-Rechnungen" sind im nächsten Abschnitt beschrieben.
 
Abbildung 3: Neue E-Rechnungen
 
Bereits bezogene E-Rechnungen
Wählen Sie den Radiobutton nun den Radiobutton [Heruntergeladene E-Rechnungen], entsprechend werden im Grid die E-Rechnungen (Abbildung 4)
angezeigt, die die letzten 40 Tage heruntergeladen worden sind. Jede der E-Rechnungen im Grid verfügt über einen separaten Status. Wurden diese erst
heruntergeladen, verfügen diese über den Status "Heruntergeladen". Sind diese bereits archiviert worden, wird der Status "Archiviert" angezeigt".
"Archivert" bedeutet, dass für diese Rechnungen bereits eine Transaktion erstellt worden ist, und im entsprechend konfigurierten Archiv Order abgelegt
worden sind. Falls Sie dies wünschen können bereits heruntergeladene E-Rechnungen via "Herunterladen" Button nochmals bezogen werden. Werden bereits
archivierte E-Rechnungen nochmals bezogen wird der Status der E-Rechnung wieder auf "Heruntergeladen" gesetzt.
 
Abbildung 4: Heruntergeladene E-Rechnungen
 
Verarbeitung von E-Rechnungen
Wechseln Sie zur Lasche [Verarbeitung]. Durch anwählen dieser Lasche ist die zweigeteilte Ansicht mit zusätzlichen Menüpunkten (Abbildung 5) ersichtlich.
Auf der linken Seite werden E-Rechnungen angezeigt, welche sich zur Bearbeitung in der Inbox befinden. In der rechten Dialoghälfte ist die Vorschau des
angewählten Dokuments ersichtlich.
Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie im Vorschaufenster via Pfeiltaste durch das Dokument blättern.
 
Menüpunkte
Aktualisieren
Via [Aktualisieren] Knopf wird der Inbox Ordner neu eingelesen.
PDF - Vorschau
Via [PDF - Vorschau] Knopf schalten Sie zwischen der PDF Ansicht der E-Rechnung und der heruntergeladenen XML Representation der E-Rechnung um.
Transaktionen erstellen
Via [Transaktionen erstellen] Knopf starten Sie einen Batchprozess der aus allen gescannten Dokumenten nacheinander „Transaktionen erstellt“.

 
Abbildung 5: E-Rechnungen verarbeiten