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Topal Solutions AG

Transaktionen aus E-Rechnungen erstellen

Nachdem Sie alle E-Rechnungen heruntergeladen haben, können Sie nun direkt Rechnungstransaktionen erstellen. Dazu steht Ihnen für jede Rechnung ein einzelner
Button [Transaktion erstellen] innerhalb des Grid's zur Verfügung. Es ist aber auch möglich via dem Menüknopf [Transaktionen erstellen] automatisch Transaktionen
aller E-Rechnungen als Batchprozess zu erstellen.
 
Abbildung 1: E-Rechnungen verarbeiten
 
Rundungsdifferenzen
Die Lieferung von E-Rechnungen erfolgt im Normalfall vom ERP (Rechnungssteller) und PostFinance und danach an das Finanzbuchhaltungssystem (Rechnungsempfänger).
Die Umsetzung von E-Rechnungen ist somit ERP spezifisch umgesetzt. Das heisst, dass die Verrechnung der MWST je nach Umsetzung zu Rundungsdifferenzen führen
kann. Damit der Rechnungsbetrag und der Betrag in der Finanzbuchhaltung übereinstimmen, sind die aufgelaufenen Rundungsdifferenzen zu kompensieren.          
Sie haben die Möglichkeit im Dialog der Standardvorgaben ein entsprechendes Konto für Rundungsdifferenzen zu hinterlegen. Diese Konto darf nicht steuerrelevant sein.
 
Abbildung 2: Standardvorgaben
 
Tritt eine Rundungsdifferenz auf, wird Topal direkt eine Kompensationsbuchung hinzufügen (Abbildung 3). Der Differenzbetrag wird auf dem Konto, welches Sie in den
Standardvorgaben definiert haben, verrechnet.
 
Die Differenz wird in der Transaktionsmaske wie folgt ersichtlich sein:


 
Abbildung 3: Transaktionsmaske mit Rechnungsdifferenz
 
Ist keine Differenzbuchung notwendig, präsentiert sich in gleicher Form wie dies bereits bekannt ist. In diesem Fall können Sie in der Rechnung wie gewohnt, indem Sie noch die Aufwandsbuchungen erfassen und speichern.
 
In folgenden Fällen kann Topal keinen Kreditor finden:
In all diesen Fällen erscheint wie gewohnt das Auswahlfenster (Abbildung 4), in dem Sie den Kreditor auswählen können oder auch einen neuen erstellen können.
 
Abbildung 4: Kreditorendialog - Auswahlfenster
 
Mit der Speicherung der Transaktion wird nun auch das Originaldokument im Archiv unter dem entsprechenden Mandantennamen gespeichert. Gleichzeitig wird die bearbeitete
Rechnung in der Inbox mit der Extension .bak umbenannt, damit diese bei der nächsten Überprüfung der Inbox nicht mehr erscheint.

Bemerkung:
Es ist notwendig, dass Sie die umbenannten Rechnungen von Zeit zu Zeit löschen oder an einem anderen Ort verschieben, da bei einer grossen Anzahl Rechnungen ein grosses
Datenvolumen entstehen kann.

Transaktion bearbeiten
Transaktionen lassen sich nach dem speichern nochmals bearbeiten. Hierzu öffnen Sie eine gespeichert Transaktion im Kreditoren Grid der offenen Rechnungen.
Via Menüpunkt [Archiv] können Sie entweder das verknüpfte Dokument anschauen, das Dokument ersetzen oder löschen (Abbildung 5).
 
Abbildung 5: Archiv
 
Wollen Sie ein verknüpftes Originaldokument anschauen, wählen Sie den Menüpunkt [Archiv | Öffnen des verknüpften Dokuments]. Das Dokument lässt sich via der [Zoom]
Funktion vergrössern oder verkleinern. Dies kann auch via das Maus-Rad erreicht werden. Bei Bedarf kann das Originaldokument via Printknopf ausdrucken.
 
Abbildung 6: Öffnen des verknüpften Dokuments - PDF Dokument