Description des champs - Proposition de paiement
La fenêtre est divisée en plusieurs parties :
Références de chapitre
Figure 1 : Dialogue Proposition de paiement créancier
Proposition / Comptabilisation
Dans la zone Proposition / Comptabilisation, vous définissez la date clé pour une nouvelle proposition de paiements et les règles selon lesquelles Topal doit proposer les factures, p.ex. si une proposition doit être compilée en fonction de l’échéance de l’escompte ou à l’échéance du net.
La table Proposition de paiement contient la sélection des factures pour la proposition actuelle, tandis que la table en dessous, répertorie les autres factures ouvertes des créanciers.
N°
Le numéro de la proposition de paiement est utilisé comme numéro de pièce lors de sa comptabilisation. Sélectionnez le domaine de numérotation dans lequel vous voulez comptabiliser les paiements. Le bouton [...] ouvre la liste des domaines de numérotation définis dans les données de base.
Date clé
Pour chaque facture créancier que vous comptabilisez avec Topal, vous définissez une condition de paiement. Sur la base de cette condition, Topal calcule la date d’échéance de la facture et détermine si elle remplit les conditions d'escompte. Pour s’assurer que les paiements sont versés à temps et dans le délai des éventuels escomptes, il est recommandé de saisir une date de quelques jours dans le futur et de calculer le temps qu’un virement bancaire exige habituellement. Faites un double clic sur la facture ou utilisez la flèche [ ↓ ] pour sortir une facture de la proposition et la redescendre dans la table des factures ouvertes.
Date valeur
La date de valeur indique à la banque la date d'exécution de la proposition de paiement.
Jour de tolérance
Cette option se réfère à la période d’escomptes. Un fournisseur accepte souvent une déduction d’un escompte, même si le délai est déjà dépassé de quelques jours. Les jours de tolérance définissent la période d'extension du délai des escomptes.
Règles pour la proposition de paiement
Trois paramètres sont disponibles pour créer la proposition de paiements, en tenant compte de la date clé et les jours de tolérance éventuels :
· Échéance de l'escompte et du net – Topal contrôle l'échéance de l’escompte et propose la facture uniquement à la date clé et sinon à l’échéance du net
· Période de l'escompte et du net – Topal propose la facture pour déduire l’escompte tout au long de la période d’escompte (date facture à date clé) et sinon de nouveau à l’échéance du net
· À l’échéance du net – Topal propose toutes les factures seulement à l’échéance du net; le délai d’escompte ne joue aucun rôle
Règles pour la déduction d’escomptes
Il existe trois paramètres supplémentaires pour la déduction d’escompte dans les propositions de paiements, ainsi qu'un paramètre pour la méthode de paiement manuel des postes ouverts (PO).
· Vérifier sur la date – Topal vérifie si à la date clé, le délai de l’escompte n’est pas dépassé (en tenant compte des éventuels jours de tolérance);
· Toujours déduire – la déduction doit toujours être faite pour les factures qui ont un délai d’escompte
· Jamais déduire – à utiliser si vous renoncez à l’escompte
· Sans les PO en mode "manuel" - en règle générale cette case est cochée par défaut, car les factures dont le type de paiement est manuel sont payées par prélèvement direct du fournisseur ; ainsi elles ne doivent pas être reprises dans une proposition de paiements.
Devise
A l'aide de la liste déroulante, vous pouvez sélectionner des factures dans une devise spécifique ou toutes les factures, quelle que soit la devise dans laquelle elles ont été émises.
Les champs de cette zone deviennent significatifs au moment de la comptabilisation de la proposition de paiements.
Quand vient le moment, ouvrez la proposition de paiement soit en double-cliquant dessus, soit avec la commande [Modifier prop. d. paie.] du menu contextuel. Pour terminer et déclencher l'écriture dans la comptabilité générale, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Alternativement, vous pouvez comptabiliser la proposition de paiement aussi directement depuis le tableau des propositions de paiement non comptabilisées, en utilisant la commande [Comptabiliser la proposition de paiement] du menu contextuel.
Si des frais sont encourus, par exemple, lors d’un transfert de paiement à l’étranger, indiquez-le montant des frais dans la devise du compte bancaire correspondant ainsi qu’un compte de charges sur lequel ces frais doivent être comptabilisés. Si le compte bancaire est géré dans une devise étrangère, vous pouvez également spécifier le taux de change du jour du transfert.
Pour votre commodité, vous pouvez configurer les comptes standards d'escompte et de rabais pour les débiteurs dans [Mandat > Configurer les paramètres standards].
Dès que vous appuyez sur Comptabiliser, Topal crée une écriture multiple dans la comptabilité générale, qui débite le total des transferts du compte bancaire correspondant, comptabilise les factures individuelles comme payées, et, si nécessaire, comptabilise également les frais. La date de comptabilisation est la date valeur de la proposition de paiement. Les propositions de paiements déjà comptabilisées sont marquées d’une coche dans la colonne Comptabilisé.
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Une proposition de paiement comptabilisée reste toujours liée aux écritures générées dans la comptabilité générale. Si vous supprimez une proposition comptabilisée, les écritures générées dans la comptabilité générale sont également supprimées.
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Compte bancaire / Banque interne
La banque interne peut être enregistrée dans la méthodes de paiement du créancier. Le programme vous proposera ensuite de payer la facture de ce compte. Si la proposition de paiements contient des positions avec des comptes différents, une proposition distincte est créée pour chacun de ces comptes. Mais il est toujours possible de modifier la banque interne directement dans le champ via le menu déroulant. La banque interne sélectionnée manuellement, l'emporte sur la banque enregistrée dans les méthodes de paiement. Le bouton Compte bancaire ouvre une liste de vos banques internes et affiche entre autres, le solde actuel des comptes et les limites de crédit, donnant ainsi un aperçu des liquidités disponibles pour payer vos factures. Si vous saisissez un compte bancaire dans ce champ, il l'emporte sur les banques internes des factures dans la proposition.
Ce champ affiche le total des montants des factures de la proposition de paiements.
Cette commande déclenche une proposition de paiement automatique. Le programme analyse la date clé et les règles sélectionnées et regroupe ensuite les factures concernées dans le grid de la proposition. Si vous préférez insérer les factures manuellement dans la proposition, sans utiliser cette fonction, alors sélectionnez les factures via double-clic ou à l'aide de la flèche à côté de l'écriture.
Le bouton Créer proposition charge toutes les factures dues à la date d'échéance (date clé) dans la table Proposition de paiement. En double-cliquant sur la facture ou en utilisant la flèche, vous pouvez supprimer une facture de la proposition ou ajouter une facture ouverte que vous voulez payer d'avance.
Si vous souhaitez modifier une facture (Figure 1), faites un clic droit sur la facture et exécutez la commande Ouvrir facture du menu contextuel. Le dialogue Factures Créanciers s'ouvre. Apportez les modifications, sauvegardez la facture et poursuivez le traitement de la proposition de paiement.
Figure 1 : Modification de l'écriture
