Créanciers - Ordre de paiements
Un ordre de paiement peut comprendre un ou plusieurs propositions de paiement et sera envoyé à votre institution financière pour régler les factures à une date précise.
Un ordre de paiement ne peut contenir que des factures qui doivent être payées par une seule et même institution financière. (p.ex. : toutes les factures regroupées dans l’ordre du paiement sont réglées depuis vos comptes auprès du Credit Suisse).
Table des ordres de paiement
La vue d’ensemble des ordres de paiements créanciers se trouve dans le module [Gestion des Créanciers > Ordres de paiements Créanciers]. Les boutons radio permettent de trier les ordres de paiement selon leur état de traitement : Ordres de paiement en attente et Tous les ordres de paiement
Figure 1 : Module Ordres de paiements créanciers
Avec un clic dans l'en-tête de colonne, vous pouvez trier la table des ordres de paiement selon le numéro d’ordre, la date de création, etc.
Comme partout dans Topal, le menu contextuel de la table et des colonnes contient les commandes pour insérer ou masquer les colonnes, ainsi que les commandes : synchroniser, générer PAIN001, Export ou supprimer ordre de paiement.
Filtrer les ordres de paiement
Pour filtrer vos ordres de paiement, vous pouvez utiliser les boutons radio dans zone de sélection à gauche. En fonction du bouton radio activé, la table affichera les ordres selon leur statut de traitement : Ordres de paiements en attente affiche les ordres envoyé et à envoyer. Dès qu'un ordre de paiement a été accepté par l'institut financier, il est affiché dans la table Tous les ordres de paiement.
Procédure de création d'un ordre de paiement
Voici les étapes pour la création d'une proposition de paiement et la transmission du fichier :
1. Créer une facture créancier
2. Créer une proposition de paiement
3. Créer un ordre de paiement
Pour créer un ordre de paiement, procédez comme suit :
Ouvrez la boîte de dialogue Ordre de paiement avec le bouton [Générer ordre de paiement] de la barre d'en-tête. Le dialogue qui est divisé en trois zones. La partie supérieure contient les réglages et options pour le paramétrage de l' ordre de paiement. La liste Propositions d’exécution de paiement affiche l'ordre de paiement actuel, tandis que la liste en dessous, affiche les Propositions de paiement disponibles. Pour la description détaillée des champs, voir chapitre Description des champs - Ordre de paiement
Figure 2 : Générer un ordre de paiement
Comme le montre la figure 2, vous avez la possibilité d’ajouter un texte à votre ordre de paiement soit manuellement ou à l'aide de la fonction des libellés automatiques. Ce texte est affiché ensuite dans la colonne Texte dans la table des propositions en attente.
Pour ajouter une autre proposition de paiement dans l'ordre de paiement, cliquez sur la flèche [ ↑ ] ou montez-la avec un double-clic. Pour enlever une proposition de l’ordre de paiement et la redescendre dans les propositions disponibles, procédez de la même manière, soit à l'aide de la flèche [ ↓ ] ou avec un double-clic sur l'écriture.
Les ordres qui ont été sauvegardés avec le bouton Créer (présaisie) sont affichés dans la table Ordres de paiement en attente avec le statut pas envoyé (Figure 3).
Les ordres de paiement peuvent être préparés par tous les collaborateurs autorisés dans ce mandat.
Figure 3 : Module Ordres de paiement Créanciers
4. Transmission d'un ordre de paiement
Après avoir saisi un ordre de paiement, vous pouvez l'envoyer à votre institut financier en cliquant sur le bouton [Envoyer]. Pour des raison de sécurité, Topal vous demandera de saisir le Mot de passe MASTER, qui a été défini dans [Mandat > Propriétés du mandat > Paramètres Banque]. Il s’agit d’une procédure de sécurité obligatoire avant l’envoi de l’ordre.
La saisie du mot de passe MASTER est liée à un délai d’expiration (Session Timeout). Cela signifie que vous pouvez envoyer d'autres transactions pendant la session de 15min, sans avoir à entrer à nouveau le mot de passe de votre institut financier. Une fois le Timeout de 15 minutes expiré, Topal vous demandera d'entrer à nouveau le mot de passe MASTER.
Validation des ordres de paiement
Pour des raisons de sécurité, les institutions financières ont introduit une étape supplémentaire pour exécuter les ordres de paiement. Chez PostFinance par exemple, les ordres de paiements envoyés via un online-channel, doivent encore être libérés dans E-Finance, le portail Online-Banking de la poste. Par conséquent, l'état des ordres de paiement de Topal n'est visible qu'après la validation par l’institut financier. Le processus de la validation des paiements reçus diffère d’un institut à l'autre et doit être clarifié avec l'institution financière concernée.
Figure 4 : Synchronisation état ordre de paiement
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Statut
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Code
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Statut de
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Description
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Pas envoyé
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pas envoyé
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Topal
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L’ordre de paiement est saisi et enregistré, mais n’a pas encore été envoyé à votre établissement financier.
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Envoyé
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envoyé
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Topal
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L’ordre de paiement a été saisi, enregistré et envoyé à votre établissement financier.
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Accepté
Accepté avec modifications
Validation technique
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ACCP - accepted customer profile
ACWC - accepted with change
ACTC - accepted technical validation
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Banque
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L’ensemble du message a été reçu et est traité, mais aucun détail n’est confirmé en retour.
Il peut y avoir des avertissements ou corrections (ACWC : valeur, n° clearing), mais pas d’erreur.
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Partiellement accepté
Accepté avec modifications
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PART - partially accepted
ACWC - accepted with change
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Banque
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Seule une partie de l’avis est traitée (au moins une transaction). Seules les transactions erronées sont retournées avec le statut de transaction PART. Les transactions éventuellement modifiées avec statut de transaction ACWC sont également incluses.
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Rejeté
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RJCT - rejected
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Banque
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Le message entier est rejeté. Les erreurs sont retournées avec le statut de transaction RJCT.
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Remarque:
Si un ordre de paiement est envoyé, les paiements ne sont pas comptabilisés directement. Étant donné que la transaction n'est pas encore entièrement terminée, une écriture ne peut pas être passée pour le moment. L’ordre de paiement ne peut être comptabilisé qu’au moment d'une réconciliation de compte avec relevé bancaire (camt.053). -> voir chapitre Réconciliation
Statut des paiements transmis
Les ordres de paiement doivent être contrôlés et validés par votre établissement financier. Le protocole de statut et d'erreurs pain.002 est traité de manière asynchrone et n'est donc disponible après environ 15 minutes. Pour cette raison, vous trouverez le bouton [Synchroniser ordres] dans la barre d’entête, qui permet de contrôler le statut de vos ordres de paiement. En appuyant sur ce bouton, les nouveaux statuts et messages sont récupérés et la table est mise à jour. Une description des différents statuts se trouve dans le chapitre Statuts dans le processus de paiement.
Ordres de paiement rejetés
Les ordres de paiement peuvent également être rejetés par votre institution financière. Un ordre de paiement refusé affichera donc le statut rejeté ou partiellement rejeté. Les ordres rejetés sont retournés avec une notification (si elle est fournie par l'institut financier) pour vous faciliter l’analyse des erreurs. Des raisons possibles pour qu’un établissement financier refusera un ordre de paiement : un compte bancaire inconnu ou un solde insuffisant du compte à débiter. Dans la table des ordres des paiements, seul le statut de la commande est affiché (accepté, pas envoyé, envoyé). Les détails du message d'erreur retourné par la banque, sont affichés dans la colonne Message bancaire des propositions de paiement (Figure 5).
Figure 5 : Proposition de paiement -> Message bancaire
