DMS Inbox (Kreditoren, Debitoren)

Elektronische Rechnungen die Sie von Lieferanten erhalten, lassen sich mit der Scanfunktion schnell und einfach verarbeiten und verwalten. Die Funktionsweise ist bei Kreditoren wie auch Debitoren gleich.
Belege in digitaler Form werden eingelesen, gescannt und direkt verarbeitet.

Kapitel Referenzen

DMS prüfen

Mit der Aktivierung der Inbox steht Ihnen via Modulnavigation [Kreditoren/Debitoren] oder in der Kopfzeile ein neuer Menüpunkt (Abbildung 1) [DMS prüfen] zur Verfügung:

Abbildung 1: Menüpunkt "DMS prüfen"

Durch anwählen des Menüpunktes [DMS prüfen], wird der nachfolgende Dialog (Abbildung 2) geöffnet. In der Menüsteuerung der beiden Dialoge (Inbox-, und DMS prüfen)

sind leichte Unterschiede zu bemerken. So hat der Inbox Dialog zusätzlichen Menüpunkt "Datei hinzufügen" und "Start".

Der Dialog einen zweigeteilten Dialog. Im Grid werden die Dokumente der Inbox aufgelistet. Im Viewer wird das selektierte Dokument angezeigt. Bei mehrseitigen Dokumenten können

Sie im Vorschaufenster via Pfeiltaste durch das Dokument blättern.

Abbildung 2: DMS prüfen - Dateiübersicht

Icons und deren Funktion

Im folgenden sind die Icons und deren Funktion beschrieben.

Icon	Beschreibung
	in Verarbeitung
	fehlende Informationen. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Gibt Auskunft über die Informationen, die in Ihrem Dokument gelesen werden konnten. Die Informationen stehen erst nach einem initialen scan zur Verfügung. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Transaktion erstellen resp. Scan starten und Transaktion erstellen
	Status abgeschlossen
	Es konnten keine Informationen (z.B. ESR Nummer) erkannt werden.

Menüfunktionen (Kreditoren, Debitoren)

Beim Öffnen des Dialogs werden alle Dokumente angezeigt, die sich im DMS befinden und nicht bereits verarbeitet worden sind.

Funktion	Beschreibung
Transaktionen erstellen	Via [Transaktionen erstellen] Button starten Sie einen Batchprozess der aus allen gescannten Dokumenten nacheinander „Transaktionen erstellt“.
Aktualisieren	Via [Aktualisieren] Button werden die Belege aus dem DMS neu eingelesen.
Optionen	Via [Optionen] Listbox können verschiedene Optionen angewählt werden [Zusätzliche Text Anzeigen, DMS Filter anzeigen, Alle Mandanten Dokumente Anzeigen, Dokument Scanning aktivieren]

Scannen von QR-Rechnungen

Die Erkennung der Rechnungen (Abbildung 3) wird durch Drücken des Buttons [grünen Icons] gestartet. Dabei werden die verschiedenen Rechnungen auf das Vorhandensein eines QR-Codes in der

Rechnung überprüft. In den Optionen haben Sie die Möglichkeit Deep Scan oder Quick Scan einzuschalten. Beim Quick Scan werden die Rechnungen einmal gescannt und die Daten aus

dem Rechnungen gelesen. Der Zeitaufwand bei dieser Einstellung ist relativ kurz. Quick Scan wird mit Vorteil dann genutzt, wenn Sie wissen, dass Dokumente enthalten sind, die keinen

QR-Code enthalten. Diese können dann in einem ersten Schritt verarbeitet werden. Beim Deep scanning werden Rechnungen, die nicht erkannt werden, skaliert. Es werden verschiedene Images

mit unterschiedlichen Faktoren (z.B. x0.7, x0.8, x1.1, etc.) erstellt. Dadurch kann die Detektionsrate verbessert werden. Dies hat aber den Nachteil, dass der Vorgang um einiges länger dauert.

Rechnungen, bei denen alle Informationen zur Verfügung stehen, werden in der Status-Spalte mit einem "grünen" Icon mit Haken angezeigt, währenddessen Rechnungen mit einer fehlenden Information

"gelb" ausgewiesen werden. Rechnungen, die weder über eine Referenzzeile noch einen QR-Code verfügen, werden mit einem "Error" Icon im Status ausgewiesen. Diese lassen sich aber trotzdem

verarbeiten. In diesen Fällen sind alle Angaben im Transaktionsdialog manuell einzufügen.

Abbildung 3: DMS prüfen - Erkennung von Einzahlungsscheinen starten

Wird ein QR-Code erfolgreich gescannt, wird direkt der Transaktionsdialog mit gelesenen Werten angezeigt. Ist das Adress/PK nicht bekannt, muss der User dies erfassen
oder ein entsprechendes wählen.

Transaktionen erstellen

Bei der Funktion Transaktionen erstellen handelt es sich um eine Batchverarbeitung. Beim start dieser Funktion wird Rechnung für Rechnung gescannt und entsprechend der Transaktionsdialog zur
Erstellung geöffnet.

Abbildung 4: Inbox prüfen - Rechnungstransaktionen erstellen

Mit der Speicherung der Transaktion wird das Originaldokument im Archiv gespeichert, respektive in Ihrem

Document Management System abgelegt. Im Falle der Inbox, wird die bearbeitete Rechnung in der Inbox mit der Extension .bak umbenannt.
Somit werden diese bei der nächsten Überprüfung der Inbox nicht mehr erscheinen. Im Falle eines DMS, wird dem Dokument die Rechnungsnummer
der Transaktion in den Metadaten des Dokuments hinterlegt.

Rechnungsdaten via Metadaten übermitteln

Die gängigen Document Management Systeme erlauben das Scannen von Rechnungen und nachfolgendem speichern der Parameter in den Metadaten des Dokuments.
Damit ein Dokument nicht doppelt gescannt werden muss, erlaubt Topal Financial Accounting die Übermittlung der Daten via Schnittstelle. Die Option "Dokument Scanning" ist aus diesem Grund auszuschalten.
Die Metadaten des Dokuments werden beim Öffnen des Dialogs vom DMS bezogen und in den entsprechenden Feldern angezeigt. Die nachfolgende Verarbeitung erfolgt in gleicher Weise wie beim Scanning

in Topal Financial Accounting.