×

DMS Profil anlegen

Die Anbindungen an ein Document Management Systeme wird über ein Profil gesteuert. Die Konfiguration des gewünschten Document Management Systems
wird über den Node [Document Management] erreicht (Abbildung 1). Topal stellt die Möglichkeit bereit, verschiedene Profile zu verwalten. Ein Profil dient der
Anbindung eines Document Management Systems. Falls Sie mehrere DMS (Archive) verwenden ist ein Profil pro DMS einzurichten.
 
Kapitel Referenzen

Abbildung 1: Dokument Management - Neues Profil
 
Topal stellt die Möglichkeit bereit, verschiedene Profile zu verwalten. Grundsätzlich werden zwei Profil Typen bereitgestellt. Diese werden als Profile
und Ablageprofile bezeichnet. Ein Profil referenziert ein DMS System respektive die Zugriffskonfiguration des DMS Systems. Ein Ablageprofil hingegen
referenziert den Typ der Abzulegenden Dokumente (z.B. Kreditoren-, Debitorenrechnungen sowie Hauptbuchtransaktionen und Reports). Ein Profil (DMS)
kann mehrere Ablageprofile beinhalten. Die Handhabung von Ablageprofilen ist im Kapitel Ablageprofile erstellen beschrieben. Topal erlaubt Ihnen mehrere
DMS Profile zu erstellen. Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Profile für einen DMS Typ zu erstellen.
Sollten Sie zum Beispiel über zwei unabhängige (Kendox, DocuWare, SharePoint, etc.) Installationen in Ihrer Infrastruktur verfügen, erstellen Sie ein Profil pro
DMS System. Hinzufügen eines neuen Profil's erreichen Sie durch anwählen des Dropdowns [Neues Profil / Ablageort | Neues Profil]. Es wird ein Dialog ersichtlich
der Ihnen erlaubt Ihr DMS System (Abbildung 2) auszuwählen. Initial vergibt Topal einen generischen Namen für das Profil, welchen Sie aber Ihren Anforderungen
entsprechend ändern können. Jedes Profil kann individuell Konfiguriert werden.
 
Abbildung 2: Dokument Management - DMS Profil Assistent
 
Nach der Auswahl des DMS Systems sind die Verbindungsparameter zu konfigurieren. Die Parametereinstellungen finden Sie im
 
Bemerkung:
Eine Ablage (Kreditoren Transaktionen), die in Zusammenhang mit dem Kreditorenworkflow stehen können innerhalb von verschiedenen Profilen
nur einmal konfiguriert werden. Wird zum Beispiel der Ablageort für Kreditorenrechnungen in einem Profil konfiguriert
(z.B. SharePoint - https://www.topal.ch/Subdomain/<Kreditoren>, wird Topal eine weitere Konfiguration des Ablageortes für Kreditorenrechnungen unterbinden.
Der Ablageort für Reports hingegen ist in mehreren Profilen erlaubt, da Reports keine Referenz zu Buchungen in Topal beinhalten müssen. Die Ablage von Reports an
verschiedenen Orten ist speziell interessant, wenn Sie bei der Ablage von Reports zwischen sensitiven (z.B. Finanzreports) und nicht sensitiven Daten (z.B. Belege)
unterscheiden wollen.
 
Komplexes Konfigurationsbeispiel
Das folgende Beispiel soll die Flexibilität des Topal Archivsystems zeigen. Im vorliegenden Beispiel werden verschiedene Archivsysteme genutzt, um Reports, Kreditoren-, Debitorenrechnungen
und andere Dokumente in verschiedenen DMS Systemen sowie auf dem File System abzulegen.
 
Anlegen von Profilen:
  • Erstellen eines Profiles für Kendox (Kendox_Profile)
    Erstellen eines Speicherort Profiles für Kendox Kreditoren (Kendox_Payables)
    Erstellen eines Speicherort Profiles für Kendox Transaktionen (Kendox_Transactions)
    Erstellen eines Speicherort Profiles für Kendox Reports (Kendox_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
    Erstellen eines Speicherort Profiles für Kendox Management Reports (Kendox_Mgmt_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
     
    2. Erstellen eines Profiles für DocuWare (DocuWare_Profile)
    Erstellen eines Speicherort Profiles für DocuWare Reports (DocuWare_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
    Erstellen eines Speicherort Profiles für DocuWare Management Reports (DocuWare_Mgmt_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
     
    3. Erstellen eines Profiles für SharePoint (SharePoint_Profile)
    Erstellen eines Speicherort Profiles für SharePoint Reports (SharePoint_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
    Erstellen eines Speicherort Profiles für SharePoint Management Reports (SharePoint_Mgmt_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
     
    4. Erstellen eines Profiles für Topal_Archive (Topal_Archive_Profile)
    Erstellen eines Speicherort Profiles für Topal_Archive Reports (Topal_Archive_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
    Erstellen eines Speicherort Profiles für Topal_Archive Management Reports (Topal_Archive_Mgmt_Reports) für die Ablage von automatisierten Reports
 
Anlegen von automatisierten Tasks:
Erstellen Sie folgenden autmatisierten Reports:
1. Erstellen eines automatisierten Reports für Kendox Reports (Kendox_Reports)
Erstellen eines automatisierten Reports für Kendox Management Reports (Kendox_Mgmt_Reports)
 
2. Erstellen eines automatisierten Reports für DocuWare Reports (DocuWare_Reports)
Erstellen eines automatisierten Reports für DocuWare Management Reports (DocuWare_Mgmt_Reports)
 
3. Erstellen eines automatisierten Reports für SharePoint Reports (SharePoint_Reports)
Erstellen eines automatisierten Reports für SharePoint Management Reports (SharePoint_Mgmt_Reports)
 
4. Erstellen eines automatisierten Reports für Topal_Archive Reports (Topal_Archive_Reports)
Erstellen eines automatisierten Reports für Topal_Archive Management Reports (Topal_Archive_Mgmt_Reports)
 
Bei der oben erstellten Konfiguration werden die Dokumente wie folgt abgelegt (Abbildung 7):
Reports in den entsprechenden DMS Systemen (Kendox, SharePoint, DocuWare, Topal_Archive) abgelegt. Kreditoren-, Debitorenrechnungen die in
den Nebenbüchern erstellt worden sind werden in Kendox abgelegt. Dokumente die mit einer im Hauptbuch erstellten Transaktion verknüpft worden sind,
werde auf dem Filesystem (Topal_Archive) abgelegt.
 
Abbildung 8: DMS Profil - Dokument Ablage