DMS Profil Management
Gehen wir von der Annahme aus, dass Sie verschiedene DMS Profile und entsprechende Ablageprofile erstellt haben (siehe untenstehende Abbildung 1). Topal stellt
verschieden Funktionen bereit, die im Zusammenhang mit dem Management dieser Profile stehen. Wie Sie bereits gesehen haben unterscheidet Topal zwischen Profilen
die in Zusammenhang mit der Anbindung Ihres DMS Systems und Profilen die der Ablage (Speicherort) dienen. Entsprechend stehen unterschiedliche Kontextmenüs
zur Verfügung.
Abbildung 1: DMS Profil - verschiedene Ablageprofile
Auf Profile-Ebene respektive Ablageprofil-Ebene werden folgende Kontext Menüs (Abbildung 2 und 3) bereitgestellt.
Abbildung 2: DMS Profil - Ablageort synchronisieren
Abbildung 7: DMS Profil - Ablageprofile Kontextmenü
Kontext Menü für Ablageprofil
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Ablageprofil editieren
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Dient dem ändern von Ablageprofilen
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Ablageprofil löschen
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Dient dem löschen von Ablageprofilen
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Ablageprofil deaktivieren
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Dient der deaktivieren von Ablageprofilen
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Ablageprofil aktivieren
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Dient der aktivieren von Ablageprofilen
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Export Ablageort
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Dient dem Export der Dateien im DMS (nicht empfohlen bei grossen Datenmengen)
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aus File importieren
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Dient dem importieren von Feldkonfiguration (Datenmapping)
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Ablageort synchronisieren
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Dient synchronisieren von verknüpften Dokumenten
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Kontext Menü für DMS Profil
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Kreditoren Ablageprofil erstellen
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Dient der Erstellung eines Kreditoren - Ablageprofiles (Belegablage Kreditorenrechnungen)
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Debitoren Ablageprofil erstellen
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Dient der Erstellung eines Debitoren - Ablageprofiles (Belegablage Debitorenrechnungen)
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Transaktions Ablageprofil erstellen
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Dient der Erstellung eines Transaktions - Ablageprofiles (Belegablage Hauptbuchtransaktionen)
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Report Ablageprofil erstellen
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Dient der Erstellung von Report - Ablageprofilen
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Profil editieren
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Dient dem ändern von Profilen
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Profile löschen
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Dient dem löschen von Profilen
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Hier gibt es lediglich die Spezialität der Deaktivierung resp. Aktivierung von Profilen die erwähnenswert ist.
Bei der Deaktivierung eines DMS Profils kann das DMS System nicht mehr angesprochen werden. Dies gilt auch bei der Deaktivierung eines Ablageprofils.
Deaktivieren Sie zum Beispiel ein Report - Ablageprofil erstellt, welches Sie zur automatischen Erstellung und Ablage von Reports verwenden haben, wird dies nach der
Deaktivierung für die automatische Generierung und Ablage von Reports nicht mehr ersichtlich sein. Bei einer nachfolgenden Aktivierung wird dieses Profil wieder zur
Verfügung stehen.