DMS Ablageort erstellen
Topal stellt bis dato verschiedene Bereiche (Kreditoren-, Debitoren-, Hauptbuch, Reports und Mandantendokumente)
zur Ablage von Dokumenten zur Verfügung.
Kapitel Referenzen
Das Vorgehen zur Konfiguration wird am Beispiel des Ablageort - Kreditoren Transaktionen für Kendox erläutert:
1) Selektieren Sie zur Konfiguration des Ablageortes das Dropdown Menü (siehe DMS Ablageort erstellen) und wählen Sie den Menüpunkt [Neuer Ablageort für Kreditoren].
1) Selektieren Sie zur Konfiguration des Ablageortes das Dropdown Menü (siehe DMS Ablageort erstellen) und wählen Sie den Menüpunkt [Neuer Ablageort für Kreditoren].
2) DMS Profil wählen - Selektieren Sie das gewünschte DMS Profil [Profil Kendox] (siehe Abbildung 1)
3) DMS Feld Mapping zwischen Topal und DMS System - Fügen Sie die Bezeichnung der Ablage und wählen Sie die DMS Ablage Ihres Systems ein.
Wie Sie im nachfolgenden Dialog sehen, wurden für Kendox bereits die Verbindungsparameter konfiguriert. Wählen Sie entsprechend
dieses Profil in der List an und drücken Sie den Button [Weiter]. Der Dialog in Abbildung 2 wird geöffnet.
Abbildung 1: DMS Profil Auswahl
In diesem Schritt ist das Feld Mapping zwischen Topal und Ihrem DMS System vorzunehmen.
Das Feld Mapping dient dazu, Metadaten (Feldinformationen) die Sie im DMS System konfiguriert haben, mit Feldern (z.B. Rechnungsnummer, Betrag, etc.) in
Topal zu verknüpfen und entsprechend abzugleichen.
Topal zu verknüpfen und entsprechend abzugleichen.
Der Dialog verfügt über zwei Menü Buttons [Speichern in File] und [Laden von File]. Via [Laden von File] kann ein Default - Konfigurationsfile
(sharepoint.xml, Kendox.xml etc.) geladen werden. Die Default Konfigurationsfiles für die entsprechenden Document Management Systeme sind im Lieferumfang
enthalten und sind im Topal Installations Directory unter [Ressourcen / DMS] zu finden.
Das Default Konfigurationsfile enthält bereits einen Vorschlag. Dieser kann von Ihrer gewünschten Konfiguration abweichen, können aber manuell angepasst werden.
Das Feldmapping kann aber auch vollumfänglich manuell vorgenommen werden. Öffnen Sie hierfür den Mapping Dialog via dem Button [Felder]. Die Beschreibung der
Die Beschreibung zur Mapping Konfiguration der entsprechenden Ablageorte finden Sie im entsprechenden Unterkapitel.
Die Beschreibung zur Mapping Konfiguration der entsprechenden Ablageorte finden Sie im entsprechenden Unterkapitel.
Abbildung 4: DMS Profil Auswahl
Feld Mapping
DMS Dokument Metadaten
DMS Systeme erlauben Ihnen abgelegte Dokumente mit Metadaten zu versehen. Metadaten sind zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument.
Solche Informationen sind zum Beispiel Betrag, Rechnungsnummer, Kurs etc. Die vom DMS System zur Verfügung gestellten Metadaten werden,
Solche Informationen sind zum Beispiel Betrag, Rechnungsnummer, Kurs etc. Die vom DMS System zur Verfügung gestellten Metadaten werden,
durch Topal ausgelesen und in der Spalte DMS Felddefinition aufgelistet (siehe Abbildung 1). Im DMS lassen sich die konfigurierten Metadaten
einer Kategorie zuweisen. Diese Kategorie wird hier ausgewiesen, damit sie die Möglichkeit haben nur die relevanten Felder aufzulisten.
Für diesen Zweck weisen Sie den verschiedenen Ablageorten idealerweise unterschiedliche unterschiedliche Feldbezeichungen und Kategorien hinzu.
Im folgenden finden Sie zwei
Im folgenden finden Sie zwei
Abbildung 1: Dokument Management - Feld Mapping Kreditoren
Topal Parameter
Topal stellt auf der anderen Seite auch einen Set von Parametern zur Verfügung. Die zur Verfügung gestellten Parameter sind je nach Transaktions Typ unterschiedlich.
Die von Topal zur Verfügung gestellten Parameter sind in Abbildung 2 ersichtlich. Diesen Dialog öffnen Sie durch anwählen des Buttons [...] im Mapping Dialog.
Die generischen Daten (z.B. [Kurs]) lassen sich auch mit einem Text kombinieren.
Abbildung 2: Topal Parameter