Feld Mapping Kreditoren Transaktionen
Pflichtfelder
Der Mapping Dialog für Kreditoren Transaktionen zeigt verschiedene Pflichtfelder. Diese Felder sind notwendig, um die verknüpften Dokumente innerhalb Ihres
DMS System eindeutig zu identifizieren. Die relevanten Parameter sind Mandantenname, Personenkonto und Rechnungsnummer. Die selektierten Felder
werden im Metadaten Grid grau hinterlegt um zu indizieren, dass diese zur eindeutigen Identifizierung verwendet werden. Diesen Feldern ist keine Variable mehr
zu hinterlegen, da dies durch das System implizit vorgenommen wird.
Abbildung 1: Pflichtfelder
Das Pflichtfeld Mandant, wird dazu verwendet, Rechnungsbelege die in Zusammenhang mit dem Kreditorenprozess stehen zu erkennen.
Das Feld Mandant - DMS Wert ist nicht zwingend, steht aber in enger Beziehung zum Feld Mandant. Unterscheiden sich die Mandantennamen zwischen Topal und DMS
haben Sie mit diesem Parameter die Möglichkeit eine Beziehung zwischen Topal Mandant (z.B. Mon Bijou AG) und DMS Mandant (z.B. Mon Bijou AG New) herzustellen.
Es handelt sich hierbei um eine Mappingfeld. Im vorliegenden Beispiel wird das Feld "Mandant" zur Erkennung verwendet. Das Feld DMS Wert - Mandant beinhaltet den
String "Mon Bijou AG New" - Bezeichnung des Mandanten im DMS. Dieser kann aber Ihren Ansprüchen entsprechend geändert werden. Es ist aber notwendig dieses Feld in
Ihrem DMS mit dem gewählten String, in unserem Fall "Mon Bijou AG New" abzufüllen, um eine korrekte Erkennung resp. Zuweisung zu gewährleisten.
Das Pflichtfeld Personenkonto beinhaltet einen fixen String "Kreditoren". Wird in Ihrem DMS System ein anderer Term verwendet, können Sie diesen im Feld DMS Wert hinterlegen.
Dieser kann aber Ihren Ansprüchen entsprechend geändert werden. Es ist aber notwendig dieses Feld in Ihrem DMS mit dem gewählten String, in unserem Fall "Kreditoren" abzufüllen,
Dieser kann aber Ihren Ansprüchen entsprechend geändert werden. Es ist aber notwendig dieses Feld in Ihrem DMS mit dem gewählten String, in unserem Fall "Kreditoren" abzufüllen,
um eine Erkennung zu gewährleisten.
Workflow Filtern
Document Management Systeme verfügen über die Möglichkeit einen Dokumenten Workflow abzubilden. Als Beispiel soll hier folgender Fall dienen:
Sie haben in Ihrem DMS System Dokumente, die einem Visierungs - Workflow unterliegen, abgelegt. Noch nicht visierte Dokumente haben zum Beispiel den Status
"nicht verarbeitet" und sollen entsprechend nicht zur Verknüpfung mit einer Transaktion zur Verfügung stehen, sprich noch nicht in Topal zur Auswahl stehen.
Nach der Visierung des Dokuments erhält dieses den neuen Status "verarbeitet". Ab diesem Zeitpunkt steht das Dokument zur Verknüpfung mit einer Transaktion bereit.
Im Mapping File der DMS Schnittstelle stellt Topal die Möglichkeit bereit einen solchen Status vorzugeben. Die Spalte Filter erlaubt Ihnen einen frei wählbaren
Status zu hinterlegen. Dieser Status (Wert) dient dazu, Dokumente die bereits in einem DMS System liegen und mit einer Transaktion via [Dokument aus DMS verknüpfen]
Sie haben in Ihrem DMS System Dokumente, die einem Visierungs - Workflow unterliegen, abgelegt. Noch nicht visierte Dokumente haben zum Beispiel den Status
"nicht verarbeitet" und sollen entsprechend nicht zur Verknüpfung mit einer Transaktion zur Verfügung stehen, sprich noch nicht in Topal zur Auswahl stehen.
Nach der Visierung des Dokuments erhält dieses den neuen Status "verarbeitet". Ab diesem Zeitpunkt steht das Dokument zur Verknüpfung mit einer Transaktion bereit.
Im Mapping File der DMS Schnittstelle stellt Topal die Möglichkeit bereit einen solchen Status vorzugeben. Die Spalte Filter erlaubt Ihnen einen frei wählbaren
Status zu hinterlegen. Dieser Status (Wert) dient dazu, Dokumente die bereits in einem DMS System liegen und mit einer Transaktion via [Dokument aus DMS verknüpfen]
verknüpft werden soll, zu filtern. Dabei ist zu beachten, dass das Status Feld nur über einen Wert in der Filterspalte verfügt (siehe Abbildung 7).
Bemerkung:
Mapping Felder können aus Sicherheitsgründen nur durch Administratoren vorgenommen werden.
Mapping Felder können aus Sicherheitsgründen nur durch Administratoren vorgenommen werden.