Konsolidierung
Die Topal Konsolidierung ist ein Zusatzmodul zur Topal Finanzbuchhaltung und dient der buchhalterischen Zusammenführung mehrerer Mandanten, beispielsweise der Tochtergesellschaften eines Konzerns oder der einzelnen Unternehmen einer Holding.
Für jede einzelne Gesellschaft wird in Topal eine separate Buchhaltung, d.h. ein eigener Mandant geführt. Für die übergeordnete Struktur, also die Holding bzw. den Konzern, wird ebenfalls ein Mandant eröffnet. Der Kontenplan dieses Mandanten muss sämtliche Konten enthalten, die auch in Mandanten der einzelnen Tochtergesellschaften vorkommen, und er muss er in der gleichen Leitwährung geführt sein. Wie jeder Topal-Mandant kann auch der Konzernmandant mehrere Geschäftsjahre beinhalten, so dass Vorjahresvergleiche auf Konzernebene möglich sind.
Zur Eröffnung eines neuen Mandanten, in dem mehrere Buchhaltungen zusammengeführt werden sollen – nennen wir ihn den Konzern - Mandanten – gehen Sie folgendermassen vor:
1. Legen Sie wie gewohnt einen neuen Mandanten in Topal an. Dabei wählen Sie als Vorlagemandanten einen Mandanten, in dem eine der Tochtergesellschaften mit einem möglichst umfassenden Kontenplan geführt wird.
2. Überprüfen Sie die Kontenpläne sämtlicher Tochtergesellschaften, und legen Sie deren Konten, die sich noch nicht im Konzern - Mandanten befinden, dort neu an.
Für die Funktion der Konsolidierung existiert ein eigener Navigationspunkt, wenn Sie dieses Modul lizenziert haben. In diesem Arbeitsbereich wählen Sie alle Mandanten aus, die konsolidiert werden sollen:
1. Öffnen Sie zunächst den Konzern - Mandanten, und vergewissern Sie sich, dass das Geschäftsjahr, für das die Konsolidierung vorgenommen werden soll, oben in der Kopfleiste ausgewählt ist.
2. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich "Konsolidierung".
3. Klicken Sie auf den Button Mandant hinzufügen oben in der Kopfleiste.
Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus, und schliessen Sie das Fenster mit OK.
Dabei überprüft Topal, ob alle Konten des ausgewählten Mandanten im aktuell geöffneten Konzern-Mandanten vorhanden sind, und ob das aktuelle Geschäftsjahr in dem hinzugefügten Mandanten enthalten ist. Verläuft diese Kontrolle erfolgreich, wird der Mandant in die Liste übernommen. Ansonsten zeigt das Programm aufgetretene Probleme in einem Dialog an, dort werden z.B. die fehlenden Konten aufgelistet. Nachdem Sie erfolgreich alle zu konsolidierenden Gesellschaften ausgewählt haben, erscheinen sie in der Liste (Abbildung 1) des Arbeitsbereichs „Konsolidierung“.
Abbildung 1: Konsolidierungs-Set
Derzeit ist es nicht möglich, in einem Konzern - Mandanten, in dem bereits eine Konsolidierung durchgeführt wurde, einen weiteren Tochter - Mandanten hinzuzufügen. Wenn also in einem Folgejahr eine weitere Firma in den Konzern aufgenommen wird, müssen Sie einen neuen Konzern - Mandant eröffnen und diesem die aktuellen Tochter - Mandanten wieder hinzufügen. Gesellschaften, die aus dem Konzern ausgeschieden sind, lassen sich aus der Konsolidierungs - Liste über den Löschbefehl im Kontext Menü wieder entfernen.
Bevor Sie die Konsolidierung durchführen, sollten Sie überprüfen, ob sich im Konsolidierungs - Set tatsächlich alle Mandanten der einzelnen Tochtergesellschaften befinden oder ob sich dort unter Umständen noch eine Firma befindet, die bereits verkauft wurde, so dass das zu konsolidierende Geschäftsjahr in diesem Mandanten gar nicht mehr geführt wurde. Prüfen Sie dies im Voraus, damit Sie Fehlermeldungen während des Konsolidierungs - Vorgangs vermeiden.
1. Nachdem Sie das Konsolidierungs - Set zusammengestellt und geprüft haben, klicken Sie auf den Button Konsolidieren in der Kopfleiste.
Daraufhin öffnet sich ein Dialog (Abbildung 2), der Vorgaben für die Konsolidierungsbuchungen enthält. Topal legt für jeden der einzelnen Mandanten eine bzw. je nach Einstellung pro Monat eine Sammelbuchung an, mit der die Summe der laufenden Buchungen auf jedem Konto zum gewünschten Stichdatum in den Konzern - Mandanten übertragen werden.
Abbildung 2: Konsolidierungsset Eigenschaften
Bei der ersten Konsolidierung im Konzern - Mandanten werden auch eigene Sammelbuchungen für Eröffnungsbuchungen für jeden Tochter - Mandanten erzeugt.
2. Wählen Sie auf Wunsch eine Beleggruppe aus, mit der die Konsolidierungs - Sammelbuchungen gekennzeichnet werden sollen. Ändern Sie, wenn nötig, den Nummernkreis, und geben Sie das Stichdatum der Konsolidierung an. Es werden alle Buchungen bis zu diesem Datum berücksichtigt.
Als Standard schlägt Topal das Ende des Geschäftsjahres vor. Sie können aber auch monatlich oder quartalsweise konsolidieren, indem Sie das Stichdatum entsprechend zurücksetzen. Alle folgenden Konsolidierungen gehen vom Stand der jeweils letzten Konsolidierungs - Periode aus.
3. Geben Sie ein Gegenkonto an. Dieses wird nur bebucht, wenn die Sammelbuchungen nicht ausgeglichen sein sollten. Hierzu wird typischerweise ein spezielles Konto, eigens für diesen Zweck, im Konzernmandanten angelegt.
4. Wählen Sie Joker (Abbildung 3) für den Buchungstext aus, indem Sie auf den quadratischen Button hinter dem Textfeld klicken. Die Mandantenbezeichnung, die Kontenbezeichnung, der Monat und das Jahr der Konsolidierung stehen Ihnen mit den Kürzeln $1 bis $4 zur Verfügung.
Abbildung 3: Joker auswählen
5. Entscheiden Sie anhand der Checkbox im unteren Bereich des Dialogs, ob pro Konto die Soll- und Haben - Summen einzeln verbucht werden sollen oder ob die Differenz der Soll- und Habenbuchungen in einem Betrag in den Konsolidierungs - Sammelbuchungen gebucht werden sollen.
Sie können auch einstellen, dass für jeden Monat eine einzelne Konsolidierungs - Sammelbuchung erstellt wird. Dann bietet sich als Buchungstext - Joker $3 an: Dies bewirkt, dass der Monat der Konsolidierungsbuchung und das Jahr im Buchungstext angegeben werden.
Die letzte Option des Konsolidierungs - Dialogs Bestehende Transaktionen vorher löschen , ist für den Fall gedacht, dass nachträgliche Änderungen in den Tochtermandanten eine erneute Konsolidierung verlangen. Dabei löscht das System die bisherigen Buchungen und führt die Konsolidierung für die gesamte Periode nochmal neu durch.
6. Klicken Sie auf den Button OK, um den Vorgang zu starten.
Je nach Einstellungen legt Topal nun für jeden Mandanten eine einzelne oder pro Monat eine Sammelbuchung an, mit der die aktuellen Zahlen zum Stichdatum in den Konzern - Mandanten übertragen werden. Falls es sich um die erste Konsolidierung im ersten Geschäftsjahr des Konzern - Mandanten handelt, wird zusätzlich die Eröffnungsbilanz mit einer eigenen Sammelbuchung übertragen.
Nachdem die Konsolidierung erfolgreich durchgeführt wurde, fragt Sie das Programm, ob Sie ins Hauptbuch wechseln und die Konsolidierungsbuchungen begutachten möchten.
Topal speichert das Datum der zuletzt ausgeführten Konsolidierung. Wenn Sie z.B. die erste Konsolidierung zum 31. März durchgeführt haben, und dann wieder zum Ende des 2. Quartals konsolidieren möchten, werden nur Buchungen ab April in die nächste Konsolidierung einbezogen. Es sei denn, sie aktivieren die Checkbox Bestehende Transaktionen löschen, dann startet das Programm vom Anfang des Geschäftsjahres. Dies ist sinnvoll, falls sich in der Zwischenzeit in den Monaten des ersten Quartals noch Buchungen in einzelnen Tochter - Mandanten geändert haben sollten.
Aufgrund dieser flexiblen Lösung ist es möglich, im Konzernmandanten auch manuelle Buchungen vorzunehmen.