Saisie des écritures
La fenêtre de saisie d’écritures dans Topal est multifonctionnelle et vous permet de saisir aussi bien les écritures de la comptabilité générale que les factures des débiteurs et des créanciers ainsi que leurs paiements. Pour commencer, passez au module Comptabilité générale et créez quelques écritures simples, pour vous familiariser avec votre nouvel environnement.
1. Cliquez sur le bouton Comptabilité Générale situé à gauche de l’écran, dans la fenêtre de navigation entre modules. La liste des écritures déjà saisies dans le mandat de démonstration s’affiche.
2. Déroulez le menu Nouvelle écriture situé dans le coin supérieur droit de l'en-tête, sélectionnez le sous-menu Écriture simple (Figure 1). Cela ouvre la fenêtre Nouvelle transaction, dans laquelle toutes les transactions de comptabilisation sont effectuées. Le champ de liste dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de transaction montre le mode de saisie actuel Écriture simple (Figure 1.1).
Raccourcis clavier utiles : CTRL + B : ouvre la fenêtre Nouvelle transaction, à partir de n'importe quel endroit dans Topal, sans quitter le module actuel. CTRL + MAJ + B ouvre également la fenêtre Nouvelle transaction, mais vous ramène au module Comptabilité Générale, ou dans la gestion des débiteurs ou des créanciers si vous y avez travaillé en dernier lieu. Tous les modes de saisie disponibles de la fenêtre de transaction, peuvent également être appelés à l'aide du clavier: CTRL + 1 : active l’écriture simple, CTRL+2 active l'écriture multiple, et ainsi de suite.
Figure 1 : Nouvelle écriture
3. Voici un exemple d’exercice simple (Figure 2) : admettons que la société OrdiNet SA encaisse une vente au comptant : de « 1000 – Caisse » à « 3200 – Vente de matériel » pour Frs 1'080.-. Pour autant que le numéro de pièce et la date soient justes, il ne reste plus qu'à saisir les comptes débit et crédit, ainsi que le montant et le libellé. Utilisez la touche Tab de votre clavier pour passer d'un champ à l'autre. Le compte 3200 génère automatiquement une écriture de TVA de Frs 80.- sur le compte de TVA affecté à ce code TVA.
Figure 2 : Masque de saisie Ecriture simple
4. Enregistrez l’écriture avec la touche ENTER ou avec un clic sur le bouton Enregistrer.
C’est une manière rapide pour passer les écritures qui ne nécessitent qu’un seul compte au débit et un seul compte au crédit. Une fois l’écriture enregistrée, elle est transmise dans la table en arrière-plan. Si une modification est nécessaire plus tard, double-cliquez sur l’écriture pour la recharger dans la fenêtre de transaction.
Prochain exercice, la saisie d’une écriture multiple : Nous vendons au comptant un ordinateur pour un montant de Frs 750.- et un logiciel pour un montant de Frs 245.-. La vente de l’ordinateur se fait sur le compte 3200 et le logiciel Office sur le compte 3202.
1. Sélectionnez le mode de saisie Ecriture multiple (Figure 3), dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Nouvelle transaction.
2. Comptabilisez d’abord le montant total de la vente au comptant de 995 francs : saisissez un libellé et le compte 1000 pour la caisse dans le champ Compte. Assurez-vous que le bouton radio Débit/Crédit est réglé sur Débit et entrez Frs 995.- dans le champ CHF.
3. Appuyez sur ENTER pour confirmer la saisie. Ainsi, l’écriture est reprise dans la table en-dessous. Le montant comptabilisé est maintenant affiché dans le champ Diff. et sera proposé pour l’écriture suivante. Dans la suite, vous répartissez cet écart entre deux écritures au crédit.
4. Entrez le compte 3200, le montant de Frs 750.- et un texte. L’option Crédit est déjà réglée correctement.
Figure 3 : Masque de saisie Ecriture multiple
5. Appuyez à nouveau sur la touche Insérer pour ajouter l’écriture. La deuxième écriture apparaît maintenant également dans la liste et le montant de la différence est réduite du montant comptabilisé au crédit. Dans le champ Diff. s’affiche le montant restant, qui est le prix du logiciel.
6. Saisissez le compte 3202, complétez ou modifiez le libellé et validez l’écriture partielle à nouveau avec le bouton Insérer. Une fois l’écriture multiple équilibrée (Figure 4), le bouton Enregistrer devient actif.
Figure 4 : Ecriture multiple équilibrée
7. Appuyez sur la touche ENTER, ou cliquez sur le bouton Enregistrer. L’écriture est reprise dans la liste de la comptabilité générale en arrière-plan et la fenêtre d’édition se réinitialise, prête pour la prochaine écriture.
Les écritures multiples peuvent être constituées d'un nombre quelconque d'écritures partielles au débit et au crédit.