Budgétisation
Le module Budget de Topal vous aide à saisir des budgets mensuels et trimestriels pour les comptes de votre choix. Le budget par défaut (modèle) comprend généralement les comptes de résultat. Vous pouvez également créer d'autres budgets. Selon le budget sélectionné dans la zone de sélection de gauche, les comptes correspondants apparaissent dans la liste (Figure 1). Lors de la saisie des valeurs de budget, vous travaillez directement dans la liste, de la même manière que lors du traitement des données de base.
Figure 1 : Module Budget
Si la colonne auto est activée (Figure 2), le montant est réparti uniformément sur les trimestres ou les mois dès que vous entrez un budget annuel pour un compte dans la liste. Désactivez cette colonne si vous ne souhaitez pas répartir le budget annuel sur des périodes. Si vous corrigez les valeurs trimestrielles ou mensuelles, le total des valeurs périodiques individuelles apparaît dans la colonne Cumul. La colonne Diff. montre l'écart entre le cumul et le budget annuel, de sorte que vous ayez toujours une vue d’ensemble pour savoir si votre budgétisation correspond au budget annuel défini.
Figure 2 : Budgets - Case à cocher auto activée
Pour les comptes du plan comptable, les valeurs du budget par défaut saisies dans l'onglet Budget des propriétés du compte sont affichées ici. Le rapport (état) Bilan/Rés. avec N-1 et Budget) de la comptabilité générale, compare ensuite les valeurs budgétées aux soldes réels des comptes.
La commande Nouveau budget se trouve dans la barre d'en-tête ou dans le menu contextuel de l'espace de navigation. Elle ouvre la boîte de dialogue Propriétés du budget (Figure 3), dans laquelle vous saisissez un nom pour le budget et sélectionnez les comptes à budgétiser. Pour les budgets existants, vous pouvez à nouveau appeler les propriétés de budget à partir du menu contextuel des budgets affichés dans la zone de sélection.
Figure 3 : Nouveau budget - Propriétés du budget
Nom / Commentaire
Nom et description du budget actuel.
Budget par défaut
Le budget défini comme budget par défaut par cette case à cocher est affiché dans le plan comptable des comptes individuels dans l'onglet Budget.
Mettre les montants à zéro / Chargement des soldes / Reprendre le budget
Ces options sont significatives si vous transférez un budget existant afin que ses valeurs et la sélection des comptes puissent être transférées au nouveau budget. Indiquez ici si les soldes actuelles des comptes ou les valeurs de budget existantes doivent être transférées ou si toutes les valeurs doivent être mises à zéro.
Définissez ici les centres de coûts pour lesquels le budget doit être créé.
Si la case à cocher Sélection multiple CDA est activée, plusieurs CDA peuvent être sélectionnés. Les comptes sélectionnés à droite sont ajoutés à tous les centres de coûts CDA définis.
Tous les comptes / Sélection des comptes
L’arborescence Tous les comptes (Figure 4) répertorie tous les comptes du plan comptable principal du mandat actuel. Les comptes de bilan et de résultat sont divisés en groupes distincts. Vous pouvez sélectionner un groupe entier ou des comptes individuels à l'aide des cases à cocher correspondantes.
Figure 4 : Tous les comptes
Les comptes sélectionnés sont ceux qui doivent être budgétisés. Si vous avez sélectionné des centres de coûts sur le côté gauche, les comptes correspondants leur sont affectés, sinon le nombre de comptes apparaît après le nom de budget.
Menu contextuel dans la zone de navigation
Le menu contextuel (Figure 5) de la zone de navigation (clic droit dans la zone à gauche), donne accès aux fonctions suivantes :
Figure 5 : Menu contextuel de la zone de navigation
Nouveau budget
Cette commande du menu contextuel ouvre la fenêtre de saisie d’un nouveau budget. Le bouton [Nouveau budget] dans l’en-tête a la même fonction. Pour plus d’informations, voir également le chapitre Nouveau budget.
Exporter dans Excel
Un budget créé dans Topal avec/sans centre de coûts (CDA) peut être exporté vers Excel via la commande [Exporter dans Excel] (Figure 6). Si votre budget contient des CDA, le budget est exporté sous forme de classeur Excel en fonction de l'élément sélectionné (p.ex. nœud principal). Dans ce cas, le budget agrégé (synthèse de tous les budgets des centres des coûts CDA) est affiché dans son propre onglet et les budgets des centres de coûts dans des onglets séparés.
Figure 6 : Exportation budget vers Excel
Si vous avez sélectionné l’élément d'un budget CDA (sous-élément) et que vous l'exportiez, un seul onglet sera visible dans Excel.
Importer depuis Excel
Les montants budgétaires avec centres de coût peuvent être importés à partir d'Excel dans Topal. Vous avez la possibilité d’importer le budget dans un nouveau budget ou dans un budget existant. Un assistant d'importation est disponible à cet effet. La procédure est la suivante:
1. Sélectionnez le fichier d'importation - spécification du chemin d’accès
2. Définition de l'action - importation dans un budget nouveau ou existant
3. Définition du type de budget - Budget trimestriel ou mensuel
4. Configuration - Mapping du centre de coûts (CDA)
Importer dans un budget existant (plusieurs feuilles CDA)
Indiquez le chemin du fichier (Figure 7) que vous souhaitez importer. Sélectionnez le bouton radio [Importer dans un budget existant] pour importer un budget dans un budget existant. Dans la liste déroulante, sélectionnez le budget approprié. Si le bouton radio [Importer dans un budget existant] est sélectionné, les champs de saisie pour l'importation dans un nouveau budget sont désactivés. Sélectionnez maintenant le type de budget. Cela correspond à votre budget existant (budget trimestriel ou mensuel).
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Figure 7 : Importer budget
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Remarque :
Si vous avez inséré une feuille supplémentaire dans le classeur Excel que vous souhaitez importer dans un budget existant, vous devez d'abord créer un centre de coûts correspondant dans Topal afin de pouvoir effectuer un mappage.
Importer dans le budget existant (feuille individuelle CDA)
Si vous souhaitez uniquement mettre à jour une table dans un budget existant, procédez comme suit: sélectionnez le centre de coûts correspondant dans le budget (p.ex. 2015). Sélectionnez la commande [Importer depuis Excel] du menu contextuel.
Suivez ensuite l'assistant comme décrit plus loin, ci-dessus.
Pour importer un budget avec des centres de coûts, un mapping des CDA est nécessaire. Le mapping est réalisée selon la description suivante :
Mapping des centres de coûts (CDA)
Pour permettre à Topal de mapper les données des centres de coûts CDA d’Excel vers les CDA Topal corrects (de la feuille Excel vers le centre de coût Topal), un mapping doit être effectué. Si Topal détecte une correspondance entre les feuilles du CDA Topal et Excel, elle est automatiquement affichée. Si une feuille n'est pas reconnue, elle doit être spécifiée manuellement via une liste déroulante. Pour ce faire, sélectionnez d’abord la feuille Excel et choisissez le centre de coûts approprié depuis la liste déroulante. En outre, cochez la case, pour spécifier si un budget CDA doit être importé ou non.
Mapping des colonnes
Si un budget existant est exporté à partir de Topal, les données budgétaires ajustées dans Excel et importées à nouveau, aucun Mapping supplémentaire n'est nécessaire. Cependant, si des colonnes supplémentaires sont ajoutées ou supprimées dans Excel, un mapping manuel (Figure 8) des colonnes devient nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Mapping] que l’on peut voir dans la grille. Un Mapping peut être fait individuellement pour chaque centre de coûts.
Figure 8 : Mapping des colonnes
Importer comme nouveau budget
Une importation comme nouveau budget avec des centres de coûts est réalisée de la même manière que l’importation dans un budget existant, décrite ci-dessus. Sélectionnez le bouton radio correspondant. Saisissez un nom approprié pour le nouveau budget et suivez ensuite l'assistant d’importation.
Effacer
Cette fonction supprime le budget sélectionné. Si le budget à supprimer est déclaré en tant que budget modèle (par défaut), un autre budget existant est déclaré en tant que budget modèle.
Propriétés
Ouvre la boîte de dialogue [Propriétés du Budget] pour modifier les données existantes.