Consolidation
Topal Consolidation est un module complémentaire de la Comptabilité Financière Topal, utilisé pour consolider plusieurs mandats, comme les filiales d'un groupe ou les sociétés individuelles d'une société holding, à des fins comptables. Topal tient une comptabilité séparée, c’est-à-dire un mandat distinct pour chaque entreprise. Un mandat est également créé pour la structure de niveau supérieur, c'est-à-dire la société holding ou le groupe de sociétés. Le plan comptable de ce mandat doit contenir tous les comptes qui existent également dans les mandats des filiales individuelles, et il doit être géré dans la même devise de base. Comme tous les mandats Topal, le mandat du groupe peut contenir plusieurs exercices, de sorte que des comparaisons avec l'exercice précédent sont possibles au niveau du groupe.
Pour ouvrir un nouveau mandat dans lequel plusieurs départements comptables doivent être fusionnés - appelons-le mandat de groupe - procédez comme suit:
1. Créez un nouveau mandat dans Topal comme vous avez l’habitude, en sélectionnant comme mandat modèle l'une des filiales avec le plan comptable aussi complet que possible.
2. Tous les comptes des plans comptables des filiales doivent être disponibles dans le plan comptable du mandat groupe. Insérez-les si nécessaire.
Le module Consolidation des disponible dans la navigation des modules, si vous avez obtenu une licence pour ce module.
Dans la table de travail, sélectionnez les mandats à consolider :
1. Ouvrez d’abord le mandat groupe et assurez-vous que l'exercice comptable pour lequel la consolidation doit être effectuée est sélectionnée en haut de l'en-tête.
2. Passez dans la table Consolidation.
3. Cliquez sur le bouton [Ajouter un mandat] dans la barre d'en-tête.
Sélectionnez le mandat souhaité et fermez la fenêtre avec OK.
Topal vérifie si tous les comptes du mandat sélectionné existent dans le mandat de groupe actuellement ouvert et si l'exercice en cours est déjà créé dans le mandat ajouté. Si cette vérification est réussie, le mandat est ajouté dans la liste. Le cas échéant, Topal affiche les problèmes qui se sont produits dans une boîte de dialogue, par exemples une liste des comptes manquants. Une fois que vous avez sélectionné avec succès toutes les filiales à consolider, elles apparaissent dans l’espace de travail du module de Consolidation (Figure 1).
Figure 1 : Set de consolidation
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Actuellement, il n'est pas possible d'ajouter un autre mandat filiale à un mandat groupe dans lequel la consolidation a déjà eu lieu. Si une autre société est incluse au groupe au cours d’une année ultérieure, vous devez ouvrir un nouveau mandat groupe et y ajouter à nouveau les mandats filiales actuels. Les sociétés qui ont quitté le groupe peuvent être supprimées de la table de consolidation à l'aide de la commande Effacer ligne du menu contextuel.
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Avant d'exécuter la consolidation, vérifiez bien l'ensemble du set de consolidation afin d’éviter les messages d'erreur pendant le processus :
- le mandat groupe, contient-il toutes les filiales individuelles ?
- devez-vous encore supprimer une société qui a déjà été vendue et l’exercice comptable à consolider n’est donc plus à gérer dans ce mandat ?
1. Une fois que vous avez compilé et vérifié le set de consolidation, cliquez sur le bouton [Générer] dans la barre d’en-tête.
La boîte de dialogue (Figure 2) qui contient les paramètres par défaut des écritures de consolidation s’ouvre. Topal crée une écriture multiple pour chacun des mandats individuels ou, selon les options que vous avez définies, une écriture multiple pour chaque mois, afin de transférer le total des écritures actuelles sur chaque compte au mandat du groupe à la date clé souhaité.
Figure 2 : Propriétés du set de consolidation
Lors de la première consolidation dans le mandat de groupe, des écritures multiples distinctes sont créées pour les écritures d’ouverture pour chaque mandat de filiale.
2. Saisissez un groupe de pièces pour faciliter l'identification des écritures multiples de consolidation. Modifiez éventuellement le domaine de numérotation et saisissez la date de consolidation. Toutes les écritures jusqu’à cette date sont prises en compte. Par défaut, Topal propose la fin de l'exercice. Pour procéder à une consolidation mensuelle ou trimestrielle, modifier simplement le jour de référence A la date. Toutes les consolidations ultérieures se basent ensuite sur le statut de la dernière période de consolidation.
3. Spécifiez un compte de contrepartie. Celui-ci n'est utilisé que si les écritures multiples ne sont pas équilibrées. Généralement, un compte spécial est créé dans le mandat de groupe à cette fin.
4. Utilisez les Joker (Figure 3) pour compléter le texte du champ Libellé de l’écriture, en cliquant sur le bouton gris [...] à droite du champ de texte. L’intitulé du mandat et du compte, le mois et l’année de l’écriture, et l'année seule, sont disponibles sous formes d’abréviations (Joker) de 1 $ à 4 $.
Figure 3 : Choisir Joker
5. Boîte de dialogue Propriétés du set de consolidation
Créer des écritures séparées pour le débit / crédit (case à cocher)
Activez la case à cocher en bas de la boîte de dialogue pour décider si les totaux au débit et au crédit de chaque compte doivent être comptabilisés individuellement ou si la différence entre les écritures au débit et au crédit doit être comptabilisée d’un seul montant dans les écritures multiples de consolidation.
Créer des écritures pour tous les mois (case à cocher)
Avec cette option, vous pouvez également spécifier qu’une seule écriture multiple de consolidation est créée pour chaque mois. Dans ce cas, nous vous recommandons d’utiliser le Joker $3 (Figure 3) comme libellé de l’écriture. Ainsi, le mois de l’écriture de consolidation et l’exercice sont spécifiés dans le texte de comptabilisation.
Effacer les écritures précédentes (case à cocher)
La dernière option de la boîte de dialogue Propriétés du set de consolidation est prévue dans le cas où des modifications ultérieures dans les mandats de filiale nécessitent une nouvelle consolidation. Le système supprime les écritures précédentes et exécute à nouveau la consolidation pour l'ensemble de la période.
6. Cliquez sur le bouton OK pour démarrer le processus.
Selon les options définies, Topal crée maintenant une écriture individuelle pour chaque mandat ou une écriture multiple par mois, avec laquelle les chiffres actuels sont transférés à la date clé au mandat de groupe. S'il s'agit de la première consolidation au cours du premier exercice comptable du mandat de groupe, le bilan d'ouverture est également transféré avec sa propre écriture multiple.
Après une consolidation réussie, Topal vous demande si vous souhaitez passer à la comptabilité générale et vérifier les écritures de consolidation.
Topal sauvegarde la date de la dernière consolidation exécutée. Par exemple, si vous avez effectué la première consolidation le 31 mars et que vous souhaitez ensuite consolider à nouveau à la fin du deuxième trimestre, seules les écritures du mois d'avril sont comprises dans la consolidation suivante. Pour recommencer au début de l'exercice comptable, activez l'option Effacer les écritures précédentes. Ceci est utile si, entre-temps, les écritures dans un mandat de filiale ont changé au cours des mois du premier trimestre. Grâce à cette solution flexible, il est possible d'effectuer également des écritures manuelles dans le mandat de groupe.