Verarbeitung

 

Nachdem Sie die Vorerfassungen und anschliessend die Lohnberechnungen erstellt haben, geht es im Thema "Verarbeitung" nun um die weiteren Schritte bis zum Abschluss des Lohnlaufes. Dies sind:

 

- Lohnzahlung erstellen

- Lohnblätter ausdrucken

- Fibu-Verbuchung

- Abschluss des Lohnlaufes und Eröffnen der Folgeperiode

 

Es ist wichtig, dass Sie zuerst die Lohnzahlung aufbereiten, bevor die Lohnblätter erstellt werden. Erst wenn die Zahlung aufbereitet wurde, wird auf dem Lohnblatt auch die entsprechende Zahlung ausgewiesen.

Klicken Sie hierzu im Menü auf das Menü "Zahlungsmanager". Danach öffnet sich der Zahlungsassistent. Klicken Sie bei der Begrüssungsseite des Assistenten auf "Weiter".

 

 

Klicken Sie im folgenden Fenster auf "Neu aufbereiten" und es werden Ihnen die anstehenden Lohnzahlungen pro Belastungskonto entsprechend angezeigt. Haben Sie bereits Zahlungen aufbereitet aber noch nicht ausgelöst, und es kommt noch eine Lohnberechnung hinzu, können Sie über den Button "Ergänzen / Neue Mitarbeiter nachführen" diese noch ergänzen. Sobald alle Mitarbeiter aufgeführt sind, klicken Sie auf "Weiter".

 

Im nächsten Schritt muss die Zahlungsdatei aufbereitet werden. Sie können entsprechend unter "Verzeichnis" den gewünschten Ablagepfad angeben und unter dem Feld "Dateivorzeichen" den Dateinamen entsprechend erweitern. Sobald der Pfad stimmt, klicken Sie auf "Files generieren" und Topal Payroll erstellt Ihnen unter dem angegeben Pfad pro verwendetes Bankkonto die jeweiligen Zahlungsdateien. Dabei handelt es sich immer um eine "pain.001-Datei" welche mit dem Zahlungsverkehr-Standard "CH ISO 20022" kompatibel ist.

 

Klicken Sie danach auf "Weiter"

 

Als letzter Schritt bestätigt Ihnen Topal Payroll nochmals, dass Sie nun die Zahlungen erfolgreich mit dem Assistenten abgeschlossen haben. Über den Button "Abschliessen" schliesst sich der Zahlungsassistent und Sie können die pain.001-Datei via E-Banking-Portal bei Ihrer Bank hochladen und entsprechend freigeben.

 

Dank des Zahlungslaufes weiss Topal Payroll nun, auf welche Empfängerkonti die Löhne überwiesen werden und daher kann Topal Payroll nun die Lohnblätter entsprechend erstellen.
Klicken Sie hierzu unter dem Menü "Auswertungen - Lohnerstellung" und wählen Sie dort in der Unterkategorie "Lohnberechnung" das gewünschte Lohnblatt an.

 

Mit einem Doppelklick (oder mit dem Button "Öffnen") auf das Lohnblatt kommen Sie anschliessend in den Auswertungsdialog zum Lohnblatt:

 

Topal Payroll schlägt Ihnen hierzu automatisch die aktuelle Lohnperiode vor. Sie haben hier aber auch die Möglichkeit, Lohnblätter aus vergangenen Lohnperioden zu erstellen.
Ebenfalls könne Sie weitere Selektionen auf einzelne Mitarbeiter, Abteilungen, Arbeitsorte oder Lohnstati vornehmen. Sobald Sie ihre Selektion vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button "Vorschau".

 

 

Nun werden Ihnen die Lohblätter direkt im Topal Payroll angezeigt, welche nun von hier entsprechend gedruckt werden können.

Natürlich gibt es unter dem Menü "Verarbeitung - E-Mail-Versand" auch die Möglichkeit die Lohnblätter direkt per Mail zu versenden.

 

Hinweis:
Möchten Sie das Lohnblatt entsprechend anpassen, können Sie das Lohnblatt über den Button "Kopieren" in ein eigenes Lohnblatt übergeben. Öffnen Sie anschliessend das Lohnblatt mit einem Doppelklick. Neben der "Vorschau" sehen Sie nun einen Button "Editieren". Über diesen Button öffnen Sie den integrierten Reportgenerator von Topal Payroll und Sie können das Lohnblatt entsprechend anpassen. Bei weiteren Fragen hierzu steht Ihnen Ihr Vertriebspartner gerne zur Verfügung.

 

Klicken Sie unter dem Menü "Verarbeitung" auf den Menüpunkt "Rechnungswesen"

 

Damit die Fibu-Verbuchung auch korrekt erfolgt, muss Topal Payroll mit der Topal Finanzbuchhaltung verbunden werden (Optionen) oder es muss unter Fibu-Sicht der Kontenplan entsprechend Ihrer Finanzbuchhaltung abgebildet sein. Unter dem Menüpunkt Fibu-Sicht erfolgt anschliessend die Kontierung der Lohnarten. Weiterführende Informationen zur Kontierung finden Sie im entsprechenden Kapitel der Online-Hilfe.

 

 

Die Kontierung des Lohnlaufes erfolgt über die Buttons "Kontieren", "Verbuchen und Fixieren" bzw. über "Kontierung löschen" um die Verbuchung wieder rückgängig zu machen.

 

 

Wir empfehlen grundsätzlich immer, die Verbuchung vor dem Abschluss des Lohnlaufes zu machen, damit mögliche Fehler bei der Kontrolle der Buchungsjournale allenfalls noch entdeckt werden. Sie können die Buchungen jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt erstellen und verbuchen.

Somit kommen wir nun zum letzten Schritt des Lohnlaufes:

 

 

Um den Lohnlauf abzuschliessen und um den nächsten Lohnlauf zu eröffnen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Lohnlauf fixieren" Nun öffnet sich ein Assistent, welcher Sie Schritt für Schritt durch den Abschluss des Lohnlaufes führt. Klicken Sie beim ersten Fenster direkt auf "Weiter".

Im zweiten Schritt (oben abgebildet) prüft Ihnen Topal Payroll, ob sämtliche Personen berechnet und die entsprechenden Zahlungen aufbereitet wurden. Wenn ein Punkt rot ist, können Sie diese Zeile anwählen und die entsprechenden Personen werden Ihnen angezeigt. So können Sie auch verifizieren, ob die nicht berechneten Personen in dieser Periode keine Auszahlung bekommen. Klicken Sie danach auf "Weiter".

 

 

In diesem Fenster schlägt Ihnen Topal Payroll den nächsten Lohnlauf vor, wenn dieser bereits in der Lohnlaufplanung erstellt wurde. Existiert dieser noch nicht klicken Sie auf den Button "+".



Klicken Sie auf "neuer Lohnlauf" und Topal Payroll schlägt Ihnen entsprechend einen neuen Lohnlauf vor.

Aufgrund der verwendeten Daten des letzten Lohnlaufes, schlägt Ihnen Topal Payroll die entsprechenden Daten für den nächsten Lohnlauf vor. Natürlich können Sie hier die entsprechenden Daten anpassen.
Bitte beachten Sie bei der Datumswahl, dass pro Kalendertag nur ein Abrechnungsdatum verwendet werden kann. Planen Sie entsprechend mit mehreren Lohnläufen pro Monat, müssen diese zwingend immer ein anderes Abrechnungsdatum haben. Auf das Unterschrifts-, Valuta- und Fibudatum hat dies aber keinen Einfluss und die Daten können da mehrmals verwendet werden.

 

Mit einem Klick auf Übernehmen wird der Lohnlauf erstellt und entsprechend in der Lohnlaufplanung eingetragen.

 

Selektieren Sie anschiessend den neu erstellten Lohnlauf und klicken Sie auf "OK".

 

Der neue Lohnlauf wird danach im Assistenten übernommen und Sie klicken auf "Weiter".

 

Topal Payroll bestätigt Ihnen den Abschluss des Lohnlaufes. Klicken Sie wieder auf "Weiter".

 

Nun haben Sie es geschafft. Der letzte Lohnlauf ist abgeschlossen, und Sie können mit dem nächsten Lohnlauf starten.

 

Wir wünschen Ihnen viel Spass und Erfolg mit dem Topal Payroll.
 

In den nachfolgenden Kapiteln beschreiben wir Ihnen die einzelnen Menüpunkte und Dialoge noch im Detail. Bei Fragen steht Ihnen ihr Vertriebspartner gerne zur Verfügung.