Description des champs - Factures débiteurs
Im folgenden finden Sie eine Beschreibung der der einzelnen Felder.
Références de chapitre
Abbildung 1: Debitoren - Rechnung
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Topal attribue automatiquement un numéro consécutif à dix chiffres à chaque nouvelle facture. Dans un nouveau mandat, vous pouvez entrer ici un numéro de départ de votre choix lors du premier enregistrement et le programme continuera à compter à partir de ce numéro. Le numéro d'une facture peut être modifié au moment de la comptabilisation, p.ex. pour réaffecter le numéro d'une écriture supprimée. La numérotation automatique poursuivra l’incrémentation ensuite à partir du numéro que vous avez saisi.
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Ce champ n’est pas obligatoire. Il fournit de l'espace supplémentaire pour un autre numéro de facture alphanumérique plus long, qui était repris p.ex. d'un traitement de commande ou entré manuellement ici.
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Si vous importez les données des factures payées par fichier BVR, il est conseillé d'entrer le numéro de référence correspondant dans ce champ.
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Le texte de comptabilisation est normalement défini et automatisé par un libellé automatique. Bien sûr, vous pouvez le compléter au besoin. L'utilisation de blocs de texte est également possible ici. Lors de la saisie, entrez l'abréviation du texte automatique (Nom) dans le champ libellé pour la première comptabilisation du compte débiteur et appelez avec la touche TAB le texte automatique. Lorsque la première écriture est ajoutée, le texte de comptabilisation est copié dans l'écriture de contrepartie.
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Il existe deux manières pour comptabiliser une note de crédit dans Topal :
a) Entrez un montant négatif dans la première écriture. Le bouton radio bascule automatiquement du paramètre Facture sur Note de crédit et le montant est affiché en rouge.
b) Entrez comme d’habitude toutes les données de la première écriture avec un montant positif. Activez ensuite le bouton radio Note de crédit. Le montant est pourvu du signe négatif et s’affiche également en rouge.
Le programme sait maintenant qu’une note de crédit doit être créée : le compte débiteur est comptabilisé au crédit et les écritures suivantes sur les comptes de produits au débit. L’option Note de crédit s’applique aussi rétroactivement à une facture avec plusieurs positions. Débit et Crédit sont alors permutés dans toutes les écritures de la pièce.
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Entrez ici le numéro de compte tiers ou l’alias du débiteur à qui la facture est adressé.
Pour sélectionner un compte, ouvrez la liste des comptes tiers débiteurs : soit en cliquant sur le bouton Débiteur, ou avec la touche F5 depuis le champ vide débiteur. Un double-clic insère le compte dans l’écriture. Cette table n’est non seulement une table statique de sélection, mais permet aussi de mettre à jour l'adresse d'un client pendant la comptabilisation. Sélectionnez le client concerné dans la liste pour le mettre en surbrillance (1 clic) et cliquez sur le bouton Propriétés de la barre d'en-tête afin d'apporter des modifications voulues. De nouveaux comptes tiers peuvent également être créés ici. Le compte tiers amène diverses spécifications stockées avec ce client dans l’écriture, telles que les conditions de paiement et la méthode de transaction. Toutes ces données peuvent être modifiées.
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Les conditions de paiement se définissent dans le module Données de base. Elles sont enregistrées pour chaque compte tiers débiteur. La condition de paiement peut être modifiée lors de la comptabilisation. Le programme calcule la date d'échéance de la facture en fonction des conditions de paiement enregistrées, qui peuvent être écrasées manuellement si nécessaire. À gauche, dans la zone de navigation du module Débiteurs, se trouve le sous-module Rappels, qui permet de générer les propositions de rappel pour les factures échues.
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La méthode de paiement détermine comment le paiement et la comptabilisation d'une facture se déroulent : la facture, est-elle débitée par prélèvement automatique ou virée par le client et sur quel compte le compte tiers doit être repris en comptabilité générale. Les méthodes de paiement sont enregistrées dans le compte tiers. Ils englobent ainsi une grande quantité d'informations.
La méthode définie par défaut pour le débiteur est reprise dans la table en même temps, que le compte collectif qui est comptabilisé parallèlement au compte tiers. Si nécessaire, vous pouvez changer de méthode de paiement en sélectionnant le bouton [Cpte collectif > Méthode de paiement] ou par saisie manuelle.
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Si cette option est cochée dans une facture, la facture est exclue des propositions de rappel automatiques. Si un client ne doit généralement pas recevoir de rappels, parce que vous êtes en contact personnel avec lui, vous pouvez spécifier ce paramètre dans son compte tiers afin qu'il soit appliqué correctement pour chaque nouvelle facture.
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Si une facture a déjà fait l'objet d’un rappel, le niveau de rappel est indiqué ici. Le niveau ne peut pas être réinitialisé manuellement ici, mais seulement en supprimant le rappel.
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L’activation du champ de code-barres se fait via [Options > Paramètres] dans l’en-tête de la fenêtre Nouvelle transaction (Factures Débiteurs). Le code-barres permet de connecter des systèmes de gestion de documents (GED) tiers à Topal. Le champ est également accessible par l'interface API. Veuillez contacter le support Topal si vous souhaitez une telle intégration.
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Le bouton Saisie écriture devient actif après avoir entré le numéro de compte tiers et un montant.
 Avec cette commande, vous créez la première écriture pour le débiteur. Le montant total de la facture est comptabilisé sur son compte tiers.
Une fois, la première écriture créée, continuez à passer les autres positions de la facture dans la zone inférieure de la fenêtre. Validez chaque écriture avec le bouton Insérer ou ENTRER. Le compte de produits que vous avez enregistré en tant que compte de contrepartie par défaut pour le débiteur actuel est déjà proposé dans le champ Compte. Si les écritures au débit et au crédit sont équilibrées, le bouton Enregistrer devient actif. Terminez alors la saisie d’écritures en appuyant sur la touche ENTRER.
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Dans le premier exercice comptable que vous gérez avec Topal, il est nécessaire d'ouvrir manuellement les postes ouverts de l'exercice précédent. Dès que vous entrez une date de facture antérieure à l’exercice en cours, le bouton Saisie écriture change son nom en Enregistrer. Vous pouvez ensuite ouvrir le poste non soldé sur le compte tiers concerné en une seule écriture. Entrez simplement le numéro de facture, le compte tiers du débiteur, le montant, l’échéance, etc., et validez avec le bouton Enregistrer. Pour les exercices suivants, le solde de postes ouverts est bien entendu reporté automatiquement.