Créanciers - Ordre de paiements
Un ordre de paiement est le récapitulatif d'une série de propositions de paiement qui, à une date donnée, est envoyé à votre établissement financier pour le paiement des factures. Un ordre de paiement ne peut contenir que des factures qui doivent être payées par un seul établissement financier (par ex. toutes les factures de l'ordre de paiement sont payées via des comptes au Credit - Suisse AG).
Ordres de paiement Créanciers -Grid
L'affichage des ordres de paiement des créanciers s'ouvre via [Gestion Créanciers | Ordres de paiement Créanciers (Sub Menu)]. Les fonctions de filtrage Tous les ordres de paiement et Ordres de paiement en attente, permettent d'afficher les ordres de paiement en fonction de leur statut de traitement.
Figure 1 : Module Ordres de paiements Créanciers
Les ordres de paiement sont affichés dans une grille qui peut être triée par numéro d'ordre, date d'ordre, etc. en cliquant sur le titre de la colonne correspondante.
Comme partout dans Topal, le menu contextuel de la table et des colonnes contient les commandes pour insérer ou masquer les colonnes, ainsi que les commandes : synchroniser, générer PAIN001, Export ou supprimer ordre de paiement.
Filtrer les ordres de paiement
Pour filtrer vos ordres de paiement, vous pouvez utiliser les boutons radio [Ordres de paiement en attente] et [Tous les ordres de paiement]. En fonction de la sélection, la table affichera les ordres alors selon leur statut de traitement. Dès qu'un ordre de paiement a été accepté par l'institut financier, il est affiché sous "Tous les ordres de paiement".
Procédure de création d'un ordre de paiement
Voici les étapes pour la création d'une proposition de paiement et la transmission du fichier :
La description détaillée se trouve dans le chapitre Créanciers - Factures
La description détaillée se trouve dans le chapitre Créanciers - Propositions de paiement
Pour créer un ordre de paiement, procédez comme suit :
Ouvrez le dialogue via le bouton [Générer ordre de paiement] de la barre d'en-tête. Le dialogue est divisé en trois parties. Dans le tiers supérieur, vous définissez les paramètres d'un nouvel ordre de paiement. La liste au milieu de la fenêtre contient l'ordre de paiement actuel, tandis que la liste inférieure contient tous les ordres de paiement actuellement ouverts. Vous trouverez la description des fonctions des différents champs dans le chapitre Description des champs - Odre de paiement.
Figure 2 : Générer un ordre de paiement
Comme le montre la figure 2, vous avez la possibilité d’ajouter un texte à votre ordre de paiement soit manuellement ou à l'aide de la fonction des libellés automatiques. Ce texte est affiché ensuite dans la colonne Texte dans la table des propositions en attente.
Pour ajouter une autre proposition de paiement dans l'ordre de paiement, cliquez sur la flèche [ ↑ ] ou montez-la avec un double-clic. Pour enlever une proposition de l’ordre de paiement et la redescendre dans les propositions disponibles, procédez de la même manière, soit à l'aide de la flèche [ ↓ ] ou avec un double-clic sur l'écriture.
Les ordres qui ont été sauvegardés avec le bouton Créer (présaisie) sont affichés dans la table Ordres de paiement en attente avec le statut pas envoyé (Figure 3).
Les ordres de paiement peuvent être préparés par tous les collaborateurs autorisés dans ce mandat.
Ordre de paiement - Grid
Le grid des ordres de paiement créanciers s'ouvre via [Gestion Créanciers | Ordres de paiement Créanciers (sous-menu)].
Les fonctions de filtrage Tous les ordres de paiement et Ordres de paiement en attente, permettent d'afficher les ordres de paiement en fonction de leur statut de traitement.
Figure 3 : Module Ordres de paiement Créanciers
Après avoir saisi un ordre de paiement, vous pouvez l'envoyer à votre institut financier via le bouton [Envoyer]. Pour une raison de sécurité, Topal vous demandera de saisir le Mot de passe MASTER, qui a été défini dans [Mandat > Propriétés du mandat > Paramètres Banque]. Il s’agit d’une procédure de sécurité obligatoire avant de terminer l’envoi de l’ordre.
La saisie du mot de passe MASTER est liée à un délai d’expiration (Session Timeout). Cela signifie que vous pouvez envoyer d'autres transactions pendant la session de 15 min, sans avoir à entrer à nouveau le mot de passe de votre institut financier. Une fois le Timeout de 15 minutes expiré, Topal vous demandera d'entrer à nouveau le mot de passe MASTER.
Les ordres de paiement sont soumis à une validation auprès de votre établissement financier. Le protocole d'erreur (pain.002) est traité de manière asynchrone. Cela signifie que le message de votre établissement financier ne sera disponible qu'après env. 15 minutes. Afin que vous puissiez vérifier l'état de vos ordres de paiement, un bouton [Synchroniser ordres] a été prévu. Lorsque vous l'activez, Topal lira les données correspondantes auprès de votre établissement financier et les synchronisera dans la grille dès réception. La colonne Etat (figure 4) vous montre l'état de votre ordre de paiement.
Figure 4 : Synchronisation état ordre de paiement
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Statut (état)
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Code
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Statut de
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Description
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Pas envoyé
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pas envoyé
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Topal
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L’ordre de paiement est saisi et enregistré, mais n’a pas encore été envoyé à votre établissement financier.
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Envoyé
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envoyé
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Topal
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L’ordre de paiement a été saisi, enregistré et envoyé à votre établissement financier.
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Accepté
Accepté avec modifications
Validation technique
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ACCP - accepted customer profile
ACWC - accepted with change
ACTC - accepted technical validation
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Banque
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L’ensemble du message a été reçu et est traité, mais aucun détail n’est confirmé en retour.
Il peut y avoir des avertissements ou corrections (ACWC : valeur, n° clearing), mais pas d’erreur.
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Partiellement accepté
Accepté avec modifications
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PART - partially accepted
ACWC - accepted with change
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Banque
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Seule une partie de l’avis est traitée (au moins une transaction). Seules les transactions erronées sont retournées avec le statut de transaction PART. Les transactions éventuellement modifiées avec statut de transaction ACWC sont également incluses.
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Rejeté
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RJCT - rejected
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Banque
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Le message entier est rejeté. Les erreurs sont retournées avec le statut de transaction RJCT.
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Remarque:
Si un ordre de paiement est envoyé, les paiements ne sont pas comptabilisés directement. Étant donné que la transaction n'est pas encore entièrement terminée, une écriture ne peut pas être passée pour le moment. L’ordre de paiement ne peut être comptabilisé qu’au moment d'une réconciliation de compte avec relevé bancaire (camt.053). -> voir chapitre Réconciliation
Libération des ordres de paiement
Pour des raisons de sécurité, les établissements financiers ont introduit une étape supplémentaire pour l'exécution des ordres de paiement. Ainsi, les paiements envoyés via un canal en ligne, par exemple à PostFinance, doivent être libérés par une validation dans E-Finance (e-banking de la Poste). Par conséquent, les indications de statut dans la grille des ordres de paiement de Topal ne seront visibles après la libération. La procédure de libération des paiements livrés varie d'un établissement financier à l'autre. Le mieux est de clarifier le déroulement directement avec votre l'établissement financier.
Les paiements envoyés à votre établissement financier sont toujours traités de manière asynchrone. Asynchrone signifie que vous ne recevrez pas de réponse immédiate à l'envoi de votre ordre. Lorsqu'un ordre de paiement est transmis à votre établissement financier, celui-ci procède à une vérification technique et fonctionnelle de votre ordre. Cette validation (contrôle) prend environ 15 minutes. Pour cette raison, vous trouverez le bouton [Synchroniser ordres] dans la barre d’entête, qui permet de contrôler le statut de vos ordres de paiement. En appuyant sur ce bouton, les nouveaux statuts et messages sont repris et la table est mise à jour. Une description des différents statuts se trouve dans le chapitre Statuts dans le processus de paiement.
Les ordres de paiement peuvent également être rejetés par votre institution financière. Un ordre de paiement refusé affichera donc le statut rejeté ou partiellement rejeté. Les ordres rejetés sont retournés avec une notification (si elle est fournie par l'institut financier) afin de vous faciliter l’analyse des erreurs. Les messages bancaires sont visibles dans la grille des ordres de paiement. Les ordres sont par exemple rejetés si les coordonnées bancaires fournies ne sont pas connues, si le compte sur lequel un paiement doit être effectué ne dispose pas d'une couverture suffisante, etc.
Dans l'aperçu des ordres des paiements, seul l'état de l'ordre est affiché (accepté, pas envoyé, envoyé). Le message d'erreur détaillé retourné par la banque, est affiché dans la colonne Message bancaire des propositions de paiement (Figure 5).
Figure 5 : Proposition de paiement -> Message bancaire