Budgetierung
Topal unterstützt Sie beim Erfassen von Monats- und Quartalsbudgets für beliebige Sets von Konten, die Sie sich individuell zusammenstellen können. Das Vorgabebudget umfasst in der Regel die Erfolgskonten. Daneben können Sie beliebige weitere Budgets erstellen. Je nachdem, welches Budget links im Auswahlbereich markiert wurde, erscheinen die entsprechenden Konten in der Liste (Abbildung 1). Beim Erfassen der Budgetwerte arbeiten Sie direkt in der Liste ähnlich wie beim Bearbeiten von Stammdaten.
Abbildung 1: Budgets
Sofern die Spalte auto aktiviert (Abbildung 2) ist, wird der Betrag gleichmässig auf die Quartale oder Monate verteilt, sobald Sie bei einem Konto in der Liste ein Jahresbudget eingeben. Deaktivieren Sie diese Spalte, wenn Sie die Beträge nicht regelmässig über die einzelnen Quartale/Monate verteilen möchten. Wenn Sie die Quartals- oder Monatswerte anpassen, erscheint in der Spalte Zeilentotal die Summe der einzelnen Periodenwerte. Die Spalte Differenz wiederum zeigt die Differenz zwischen Zeilentotal und Jahresbudget, so dass Sie immer im Überblick haben, ob Ihre Budgetierung mit dem gesetzten Jahresbudget übereinstimmt.
Abbildung 2: Budgets - Checkbox "auto" aktiviert
Bei den Konten im Kontenplan werden die Werte des hier erfassten Vorgabebudgets im Register Budget der Konten-Eigenschaften angezeigt. Der Hauptbuch-Report "Erfolgsrechnung mit Vorjahr und Budget" stellt dann die budgetierten Werte den tatsächlichen Kontensaldi gegenüber.
Den Befehl Neues Budget finden Sie in der Kopfleiste oder im Kontextmenu des Navigationsbereichs. Er öffnet den Dialog Budgeteigenschaften (Abbildung 3), in dem Sie dem Budget eine Bezeichnung geben und die zu budgetierenden Konten auswählen. Bei bestehenden Budgets lassen sich die Budgeteigenschaften wieder aus dem Kontext Menü der im Auswahlbereich angezeigten Budgets aufrufen.
Abbildung 3: Neues Budget - Budgeteigenschaften
Name/Kommentar
Bezeichnung und Beschreibung des aktuellen Budgets.
Vorgabebudget
Dasjenige Budget, das durch diese Checkbox als Vorgabebudget definiert ist, wird im Kontenplan bei den einzelnen Konten im Register Budget angezeigt.
Beträge auf Null setzen/Saldo übernehmen/Budget übernehmen
Diese Einstellungen sind relevant, wenn Sie ein bestehendes Budget übernehmen, so dass dessen Werte und die Auswahl der Konten in das neue Budget übertragen werden können. Sie geben hier an, ob die aktuellen Kontensaldi oder die vorhandenen Budgetwerte übernommen, oder ob alle Werte auf Null gesetzt werden sollen.
Definieren Sie hier, für welche Kostenstellen das Budget angelegt werden sollen. Ist die Checkbox 'Mehrfach KST Auswahl' gesetzt, können mehrere Kostenstellen gewählt werden. Die anschliessend auf der rechten Seite gewählten Konti werden bei allen gesetzten Kostenstellen hinzugefügt.
Alle Konti/Ausgewählte Konti
In der Liste "Alle Konti" (Abbildung 4) finden Sie sämtliche Konten des Hauptkontenplans des aktuellen Mandanten aufgeführt. Bilanz- und Erfolgskonten sind in eigene Gruppen gegliedert. Über die entsprechenden Checkboxen können Sie eine ganze Gruppe oder einzelne Konten auswählen.
Abbildung 4: Alle Konti
Die "ausgewählten Konti" sind diejenigen, die budgetiert werden sollen. Falls Sie auf der linken Seite Kostenstellen ausgewählt haben, werden die entsprechenden Konti diesen zugewiesen, ansonsten erscheint die Kontoanzahl hinter dem Budgetnamen.
Im Navigationsbereich (links) kann neben den Standardfilter über das Kontext Menü (Abbildung 5) auf weitere Funktionen zugegriffen werden.
Abbildung 5: Kontext Menü im Navigationsbereich
Neues Budget
Öffnet das Fenster zum Erfassen eines neuen Budgets. Diese Funktion hat den äquivalenten Effekt wie der Button [Neues Budget] in der Kopfleiste. Nähere Infos finden Sie auch in Kapitel Neues Budget
Export nach Excel
Ein in Topal erstelltes Budget mit/ohne Kostenstellen kann via [Export nach Excel] (Abbildung 6) exportiert werden. Beinhaltet Ihr Budget Kostenstellen, wird entsprechend dem gewählten Element (z.B. Haupt - Knoten) das Budget als Excel Mappe exportiert. In diesem Fall wird das aggregierte Budget (Übersicht aller Kostenstellenbudgets) in einem Tab, und die Kostenstellenbudgets in separaten Tabs dargestellt.
Abbildung 6: Export nach Excel
Haben Sie das Element eines Kostenstellenbudgets (Sub Element) ausgewählt und exportieren dies, wird entsprechend im Excel nur ein Tab ersichtlich sein.
Import von Excel
Die Budgetbeträge mit Kostenstellen können aus Excel in Topal importiert werden. Sie haben die Möglichkeit das Budget in ein neues oder ein bestehendes Budget zu importieren. Für diesen Zweck steht Ihnen ein Import Assistent zur Verfügung. Das Vorgehen ist wie folgt:
1. Selektieren des Import Files - Pfad Angabe
2. Definition der Aktion - Import in neues oder existierendes Budget
3. Definition der Budgetart - Quartals oder Monatsbudget
4. Konfiguration - Kostenstellen Mapping
Import in bestehendes Budget (mehrere Kostenstellen Tabellen)
Geben Sie im Pfad das gewünschte File (Abbildung 7) an, welches Sie zu importieren wünschen. Selektieren Sie den Radiobutton [Import in existierendes Budget], um ein Budget in ein bestehendes Budget zu importieren. Wählen Sie im Dropdown das entsprechende Budget an. Wird der Radiobutton [Import in existierendes Budget] angewählt, werden die Eingabefelder für den Import in ein neues Budget deaktiviert. Wählen Sie nun die Art des Budgets an. Dies entspricht Ihrem bereits vorhandenen Budget (Quartals- oder Monatsbudget).
Abbildung 7: Import Budget
Bemerkung:
Haben Sie in der Excel Mappe eine zusätzliche Tabelle eingefügt, welches Sie in ein bestehendes Budget importieren wollen, müssen Sie zuerst eine entsprechende Kostenstelle in Topal anlegen, um ein Mapping vornehmen zu können.
Import in bestehendes Budget (einzelne Kostenstellen Tabelle)
Wollen Sie lediglich eine Tabelle in einem bestehenden Budget updaten gehen Sie wie folgt vor:
Selektieren Sie im Budget (z.B. 2015) die entsprechende Kostenstelle. Wählen Sie via Kontext Menü [Import von Excel] an. Danach folgen Sie dem Assistenten, wie oben beschrieben.
Um ein Budget mit Kostenstellen zu importieren ist ein entsprechendes Mapping der Kostenstellen notwendig. Das Mapping wird gemäss nachfolgender Beschreibung erreicht.
Mapping der Kostenstellen
Damit Topal die Kostenstellendaten (aus Excel) auf die korrekten Topal Kostenstellen mappen (Excelblatt zu Topalkostenstelle) kann, muss ein entsprechendes Mapping vorgenommen werden. Erkennt Topal eine Übereinstimmung zwischen Topal Kostenstellenbezeichnung und Excel Kostenstellenbezeichnung, werde diese automatisch angezeigt. Wird eine Tabelle nicht erkannt, ist diese manuell via Dropdown vorzugeben. Wählen Sie hierfür das Excelblatt an und wählen die entsprechende Kostenstelle via Dropdown an. Im weiteren geben Sie mit Aktivierung der Checkbox an, ob ein entsprechendes Kostenstellenbudget importiert werden soll oder nicht.
Mapping der Spalten
Wird ein existierendes Budget aus Topal exportiert, die Budgetdaten im Excel angepasst und wieder importiert, ist kein zusätzliches Mapping notwendig. Werden jedoch zusätzliche Spalten in Excel hinzugefügt oder entfernt, wird ein manuelles Mapping (Abbildung 8) der Spalten notwendig. Dies erreichen Sie durch anwählen des Button [Mapping], welcher im Grid ersichtlich ist. Ein Mapping kann für jede Kostenstelle individuell vorgenommen werden.
Abbildung 8: Mapping der Spalten
Import in neues Budget
Ein Import in ein neues Budget mit Kostenstellen wir in derselben Weise erreicht wie oben beschrieben, mit dem Unterschied, dass der Radiobutton [Import in neues Budget] selektiert werden muss. Geben Sie danach einen entsprechenden Namen für das neue Budget ein. Folgen Sie danach dem Assistenten, um das neue Budget anzulegen.
Löschen
Diese Funktion löscht das selektierte Budget. Ist das zu löschende Budget als Vorlagenbudget deklariert, wird ein weiteres bestehendes Budget als Vorlagenbudget deklariert.
Eigenschaften
Öffnet den Dialog [Eigenschaft] um bestehende Angaben zu mutieren.