Debitoren - Zahlungen
Manuelle Zahlungen
Wer mit dem elektronischen Zahlungsverkehr arbeitet, wird Debitorenzahlungen in der Regel automatisch im Eingabemodus ESR-Zahlungen einlesen und verbuchen. Aber auch das manuelle Verbuchen einer Rechnung ist in Topal recht komfortabel: Sobald Sie ein Debitorenkonto ausgewählt haben, erscheinen die zugehörigen offenen Rechnungen.
Eine weitere komfortable Möglichkeit ist, Zahlungen mit Hilfe des Kontext Menüs zu verbuchen. Diese Technik empfiehlt sich besonders dann, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen gleichzeitig bezahlt hat: Sie markieren in der Liste alle Rechnungen des Kunden und wählen dann aus dem Kontext Menü den Befehl Ausgewählte Rechnung(en) bezahlen. Damit öffnet sich das Fenster für manuelle Zahlungen und fasst die markierten Rechnungen zu einem Zahlungsbeleg zusammen. Dieses Vorgehen ist freilich nur möglich, wenn Rechnungen desgleichen Kunden ausgewählt wurden.
Die Zahlung einer Rechnung ist von ihrer Struktur her meist die schlichte Buchung Geldkonto an Debitor, so dass für die Debitorenzahlung viele Felder der anderen Eingabemodi, wie Steuerschlüssel oder Kostenstelle etc., überflüssig sind. Beim Verbuchen von Zahlungen braucht man vielmehr Unterstützung bei der Behandlung von Skontobeträgen, bei Teilzahlungen sowie der Zahlung von mehreren Rechnungen in einem Betrag. Dazu bietet Topal im unteren Bereich des Fensters verschiedene Funktionen an.
Informationen zu den in anderen Eingabemodi vorhandenen Feldern finden Sie im Kapitel Einfachbuchung.
Konto/Debitoren
Tragen Sie im Feld Konto die Nummer des Geldkontos ein, auf das die Zahlung eingegangen ist, und im Feld Debitor die Personenkontonummer des Kunden. Die Buttons vor den Feldern, ein Doppelklick oder der Tastaturbefehl F5 öffnen eine Liste aller Geldkonten bzw. Personenkonten, so dass Sie darin suchen können, falls Sie die Nummern nicht auswendig kennen. Anstelle der Personenkontonummer können Sie auch den Kurznamen des Kunden eingeben.
In der Liste des Hauptbuchs sehen Sie, dass anstelle des Personenkontos, das Sie hier eingeben, ein Debitoren-Sammelkonto verwendet wird. Die Buchung enthält eine Referenz auf das betreffende Personenkonto, das immer parallel mit dem zugehörigen Sammelkonto bebucht wird.
Liste/Zahlbetrag/Total CHF/Diff.
Sobald eine gültige Debitoren-Kontonummer eingegeben wurde, listet das Programm alle offenen Rechnungen dieses Kunden in der Liste im mittleren Bereich des Fensters auf. Sie sehen in der Liste sowohl den Totalbetrag der Rechnung als auch gegebenenfalls Skontobeträge und den noch offenen Betrag. Um die Liste anzupassen, also Spalten ein- bzw. auszublenden oder die Sortierordnung zu ändern, stehen Ihnen die Befehle aus dem Menü der rechten Maustaste zur Verfügung.
Falls Ihnen in der Liste der offenen Rechnungen ein Fehler auffällt, können Sie einzelne Rechnungen ohne Umweg nachträglich bearbeiten: Wählen Sie die entsprechende Position in der Liste aus, öffnen Sie das Kontext Menü, und wählen Sie dort den Befehl Rechnung bearbeiten.
Alle Rechnungen, die der Kunde bezahlt hat, kennzeichnen Sie mit einem Klick in die Checkbox am Zeilenanfang einer Rechnung. Die Summe der zu zahlenden Beträge, die sich aus den so markierten Rechnungen ergibt, wird als zu verbuchender Betrag in das Feld Total übernommen. Anschliessend kann die Zahlungsbuchung gespeichert werden.
Abbildung 1: Debitorenzahlung
Wenn eine Zahlung nicht eindeutig einer oder mehreren offenen Rechnungen zugeordnet werden kann, geben Sie den gezahlten Betrag zuerst von Hand im Feld Zahlbetrag ein. Erst im nächsten Schritt aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile der Rechnung, auf die sich der Abschlag vermutlich bezieht. Im Feld Diff in der oberen Zeile des Fensters wird die Differenz zwischen dem Zahlbetrag und dem noch offenen Betrag angezeigt.
Die Felder im Bereich "Rechnungsdetails" unterhalb der Liste beziehen sich jeweils auf die in der Liste markierte Zeile. Sie werden erst zugänglich, wenn es sich bei der ausgewählten Position um eine der bezahlten Rechnungen handelt, wenn also die Checkbox am Anfang der Zeile aktiviert ist.
Zu zahlen
Diese Funktion benötigen Sie im Fall von Teilzahlungen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Kunden abgesprochen haben, dass er in mehreren Raten bezahlen kann, tragen Sie hier den jeweils geleisteten Abschlag ein. Der ursprüngliche offene Posten wird dadurch nicht geändert, es geht hier nur um den gegenwärtig zu zahlenden Betrag. Auch wenn Abschläge auf mehrere Rechnungen geleistet werden, gehen Sie entsprechend vor: Sie markieren der Reihe nach die Rechnungen in der Liste und ändern jeweils den zu zahlenden Betrag. Das Programm übernimmt die sich daraus ergebende Summe in das Feld Zahlbetrag als Buchungsbetrag.
Wechselkurs
Dieses Feld ist relevant, wenn eine Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt wurde.
Erfolgt die Zahlung einer Fremdwährungsrechnung von einem Konto, das in der Währung eben dieser Rechnung geführt wird, entstehen keine durch den Wechselkurs bedingten Differenzen. Überweisen Sie jedoch beispielsweise eine Euro-Rechnung von einem Franken-Konto, wird der vom Bankkonto abgebuchte Betrag vermutlich von dem Franken-Betrag des offenen Postens abweichen. Der Leitwährungsbetrag der Kreditorenrechnung wurde ja beim Einbuchen des offenen Postens aufgrund des in Topal gespeicherten Wechselkurses Franken/Euro automatisch berechnet. Bei der Überweisung gilt hingegen der Tageskurs der Bank. Die entstehende Kursdifferenz zwischen Zahlungsbetrag und Rechnungsbetrag des Offenen Postens wird von Topal automatisch auf das bei der Währung in den Stammdaten gespeicherte Differenzkonto weggebucht.
Text
Dieser Text gehört zu der Buchung, mit der die in der Liste markierte Rechnung als bezahlt verbucht wird. In der Regel möchte man bei einer Zahlungsbuchung nur die Rechnungsnummer und/oder den Kurznamen des Kunden angeben. Damit Sie diese Informationen nicht jedes malvon Hand eintippen müssen, bietet Topal die Funktion Automatiktexte, die Sie aus dem Menü Optionen in der Kopfleiste des Buchungsfensters aufrufen können. Der Buchungstext der ersten Buchung an das Geldkonto wird grundsätzlich automatisch anhand Ihrer Angaben bei den Autotexten im Register Man. Zahlung erstellt. Der Text zu den einzelnen Rechnungen kann in diesem Feld manuell ergänzt werden.
Abbildung 2: Rechnungs-Details
Skonto
Erfolgt die Zahlung innerhalb der dem Kunden eingeräumten Skontofrist, setzt das Programm automatisch den Skontobetrag in dieses Feld ein. Falls notwendig, können Sie ihn hier ändern oder löschen, beispielsweise wenn der Kunde versehentlich übersehen hat, das Skonto abzuziehen, oder sich verrechnet hat.
Minderung
Aus verschiedenen Gründen mag der Zahlungseingang geringer sein, als der laut Buchhaltung zu zahlende Betrag, beispielsweise weil die Bank für eine Auslandsüberweisung Gebühren abgezogen hat oder weil dem Kunden bei den Rappen-Beträgen ein Zahlendreher passiert ist. Solche Differenzen lassen sich mit Hilfe des Felds Minderung ausgleichen. Wie der Skontoabzug werden auch die Ertragsminderungen separat verbucht.
Toleranztage
In der Regel ist man tolerant, wenn der Kunde die Skontofrist ein paar Tage überzieht. Handelt es sich um einen solchen Fall, geben Sie in diesem Feld die Anzahl von Tagen ein, in denen Sie Gnade vor Recht ergehen lassen. Auf dieser Grundlage ermittelt das Programm erneut, ob für die aufgelisteten offenen Rechnungen Skonto abgezogen werden kann.
Skonto-Konto/Minderungs-Konto
Auf diesen Konten werden die Skontoabzüge der bezahlten Rechnungen bzw. die Ertragsminderungen, die sich ergeben, verbucht. Nachdem Sie hier einmal ein Konto eingegeben haben, wird es für die nachfolgenden Buchungen vorgeschlagen, bis Sie es wieder ändern.
Damit nach dem Einrichten eines neuen Mandanten bereits Skonto- und Minderungskonten vorhanden sind, können Sie diese Vorgabe-Konten auch in den Standardvorgaben festlegen. Dazu wählen Sie den Befehl Standardvorgaben aus dem Menü Mandant links oben in der Kopfleiste.