Kontobereich
Die erste Gliederungsebene des Kontenplans sind die Kontenbereiche. Für Bilanz- und Erfolgskonten ist jeweils ein eigener Kontenbereich eingerichtet. Bei Bedarf lassen sich mit dem entsprechenden Befehl aus der Kopfleiste weitere Bereiche erstellen, beispielsweise für eine Investitionsrechnung. In einem für Bilanzkonten vorgesehenen Kontenbereich dürfen nur die Kontentypen „Aktiva“ oder „Passiva“ vergeben werden, im Bereich der Erfolgskonten nur „Aufwand“ und „Ertrag“. Mit einem Mausklick auf das Register oder mit den Tastaturbefehlen CTRL+Tab wechseln Sie zwischen den Kontenbereichen hin und her.
Alle Funktionen zur Bearbeitung eines Kontenbereichs finden Sie im Kontext Menü der rechten Maustaste. Aus dem Kontext Menü können Sie auch die sogenannte Element-Auswahl aufrufen, die das Einfügen neuer Einträge vereinfacht.
Abbildung 1: Kontext Menü
Öffnet ein frei im Arbeitsbereich platzierbares Fenster, das alle Einträge, die sich in den Kontenplan einfügen lassen, wie Konten, Gruppen oder Zähler etc., auflistet. Aus diesem Fenster ziehen Sie das gewünschte Element mit gedrückter Maustaste an diejenige Stelle im Kontenplan, an der es neu platziert werden soll. Ein grüner Pfeil kennzeichnet die Position, an der das Element eingefügt wird, sobald Sie die Maustaste wieder loslassen.
Abbildung 4: Elementauswähler
Wenn Sie ein neues Konto anlegen möchten, markieren Sie das bestehende Konto, unter dem das neue platziert werden soll. Via Kontextmenü wählen Sie [Neues Kontoelement | Konto].
Dadurch wir der Dialog zur Eingabe der Kontodetails wie Kontonummer, Bezeichnung, Kontotyp sowie weitere Informationen geöffnet.
Dadurch wir der Dialog zur Eingabe der Kontodetails wie Kontonummer, Bezeichnung, Kontotyp sowie weitere Informationen geöffnet.
Diese Funktion ist nur in Nebenkontenplänen verfügbar. Sie ermöglicht, ein Konto als Kopie noch an einer zweiten Position im Kontenplan einzufügen. Wenn Sie beispielsweise einen Nebenkontenplan für eine Bruttomargenrechnung aufgebaut haben und wünschen, dass sowohl Produktgruppen als auch einzelne Produkte einzeln betrachtet werden, können Sie mit Hilfe dieser Funktion ein Konto sowohl innerhalb der Gruppe als auch bei den Einzelprodukten ausweisen.
Eine neue Kontengruppe wird immer auf der aktuell im Kontenplan markierten Stufe in den Strukturbaum eingefügt. Die Gruppen werden nicht automatisch nach Nummern sortiert, sondern jeweils unter dem vorher markierten Element platziert. Sollte eine neue Gruppe nach dem Erstellen noch nicht am richtigen Ort liegen, können Sie das Gruppen-Symbol mit gedrückter Maustaste beliebig verschieben. Der Befehl Neue Kontengruppe öffnet den Dialog, zur Erfassung der notwendigen Kontogruppen Details.
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie im Kontenplan ergänzende Angaben zu Konten oder Gruppen einfügen, beispielsweise eine kurze Erläuterung, die in der Bilanz eine im aktuellen Geschäftsjahr neu hinzugekommene Kontengruppe näher erklären soll. Eine neue Kommentarzeile wird wie üblich unterhalb des vorher im Kontenplan markierten Eintrags eingefügt. Im Dialog zum Anlegen einer Kommentarzeile vergeben Sie zur Definition des Eintrags zunächst eine kurze Bezeichnung und können dann eine umfangreiche Bemerkung von bis zu 256 Zeichen erfassen. Kommentarzeilen, die den Vermerk „unsichtbar in Auswertungen“ erhalten, eignen sich auch für interne Notizen.
Zähler haben die Aufgabe, verschiedene Konten oder Kontengruppen zu summieren und das Resultat in den Auswertungen auszuweisen. Auch weitere Zähler können in die Summe einbezogen werden. Mit dieser Technik lassen sich z.B. die durch Addition bzw. Subtraktion zu bildenden Kennzahlen wie der Cashflow oder der Bruttogewinn berechnen. Ein Zähler kann auch stellvertretend für eine Reihe von Konten stehen, die im Jahresabschluss nicht einzeln ausgewiesen werden sollen. In diesem Fall markieren Sie die vom Zähler repräsentierten Konten als „unsichtbar“.
Abbildung 6: Zähler
Nachdem Sie im Dialog Zählerelement bearbeiten, Ihre Angaben erfasst und gespeichert haben, erscheint ein weiterer Eintrag mit einem Summen - Symbol unter dem zuvor im Kontenplan ausgewählten Konto bzw. der Kontengruppe. Im Hintergrund des Arbeitsbereichs erscheint nun die Anzeige „Zählermodus eingeschaltet“. In diesem Modus deutet das Programm jeden Klick auf ein Konto oder eine Gruppe als Zuordnung zu dem Zähler. Nach dem ersten Mausklick auf eine Kontenbezeichnung erscheint um das Kontensymbol ein grüner Rahmen, der anzeigt, dass die Kontensumme zu dem Zähler addiert wird. Soll die Kontensumme subtrahiert werden, klicken Sie ein zweites Mal auf die Kontenbezeichnung, damit erhält das Kontensymbol einen roten Rand. Nachdem Sie Ihre Zuordnung abgeschlossen haben, deaktivieren Sie den Zählermodus wieder mit dem entsprechenden Befehl rechts aussen in der Kopfleiste.
Soll ein Konto im Fall eines negativen Saldos auf der anderen Seite der Bilanz stehen, fügen Sie es als Spiegelkonto ein zweites Mal in den Kontenplan ein. Ein typisches Beispiel für ein Spiegelkonto ist ein Kontokorrent-Konto bei einer Bank, das in der Gruppe „Flüssige Mittel“ ausgewiesen werden soll, wenn es einen Soll-Saldo besitzt, bei einem Haben-Saldo aber in der Gruppe „Kurzfristige Verbindlichkeiten“.
Abbildung 7: Spiegelkonto
Wenn Sie ein solches Konto neu erstellen, fügen Sie es zunächst wie gewohnt auf der Aktivseite ein. Dann markieren Sie ein Konto innerhalb der kurzfristigen Verbindlichkeiten und wählen den Befehl Neu - Spiegelkonto. Im Dialog Spiegelkonto - Element bearbeiten klicken Sie auf den Button Konto, dieser öffnet eine Liste der bestehenden Konten. Aus dieser können Sie das gewünschte Bankkonto auswählen. Damit werden die erfassten Kontendaten in den Dialog geladen. Nun können Sie bei Bedarf z.B. die Bezeichnung ändern, die das Konto im Fall eines Negativsaldos tragen soll, sowie weitere Einstellungen in Bezug auf die Darstellung bei den Auswertungen vornehmen. Wenn Sie das Spiegelkonto speichern, erkennen Sie auf dem Kontensymbol ein kleines Minuszeichen, was die Bedeutung dieses Elements – es repräsentiert ein Aktivkonto im Fall eines Haben-Saldos – auf einen Blick erklärt. Selbstverständlich ist derselbe Vorgang gegengleich mit Passivkonten möglich, z.B. für Verrechnungskonten, die zuweilen Verbindlichkeiten und zuweilen Forderungen verzeichnen.
Das Jahresergebnis – der Gewinn bzw. Verlust – wird einmal pro Kontenbereich definiert. Diese Funktion bildet die Differenz aus allen im Kontenbereich vorhandenen Aktiv- und Passivkonten bzw. Aufwand- und Ertragskonten. Im Dialog Erfolg - Element bearbeiten , in dem Sie das Ergebnis bearbeiten, lassen sich unterschiedliche Bezeichnungen für ein positives und ein negatives Ergebnis eingeben.
Blendet Detailinformationen – alle Basisdaten, Umsätze und Einstellungen eines Kontos – zu dem gerade im Kontenplan markierten Element - ein; eine komfortable Funktion für grössere Bildschirme. Um das Konto zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button Öffnen rechts in der Vorschau. Denselben Effekt erzielen Sie auch mit einem Doppelklick auf das Konto im Strukturbaum.
Zeigt inaktive Konten in der Liste an. Inaktive Konten sind zur Kennzeichnung rot hinterlegt.
Abbildung 5: Inaktive Konten
Dieses Element beinhaltet die selben Funktion die bereits im Abschnitt Elementauswähler beschrieben worden sind.
Öffnet den Dialog, in dem die Details zu dem gerade im Kontenplan markierten Element bearbeitet werden können, entspricht einem Doppelklick auf ein Element.
Entfernt nach einer Kontrollfrage das im Kontenplan markierte Element. Bereits bebuchte Konten und Gruppen, die solche Konten beinhalten, können nicht gelöscht werden.
Steht nur auf Kontenplan-Elementen vom Typ Zähler zur Verfügung. Schaltet den Zählermodus ein. Damit sehen Sie, wie sich die Berechnung des Elements zusammensetzt und können diese ggf. anpassen.