Description des champs - Factures créanciers
Descriptions des champs du dialogue Factures créanciers :
Figure 1 : Dialogue Factures Créanciers
Topal attribue automatiquement un numéro séquentiel jusqu'à dix chiffres à chaque nouvelle facture créancier. Dans un nouveau mandat, vous pouvez entrer un numéro de départ de votre choix et le programme l'incrémentera automatiquement par la suite.
Le numéro d'une facture peut être modifié au moment de la comptabilisation, p.ex. pour réaffecter le numéro d'une écriture supprimée. La numérotation automatique poursuivra l’incrémentation ensuite à partir du numéro que vous avez entré.
Dans ce champ, vous pouvez sauvegarder le numéro de facture du fournisseur. Il offre suffisamment d'espace pour des numéros de facture alphanumériques plus longs.
Il existe deux manières de comptabiliser une note de crédit dans Topal :
1. Entrez un montant négatif dans la première écriture. Le bouton radio bascule automatiquement de Facture sur Note de crédit et le montant est affiché en rouge.
2. Entrez comme d’habitude toutes les données de la première écriture avec un montant positif. Activez ensuite le bouton radio Note de crédit. Le montant est pourvu du signe négatif et s’affiche également en rouge. Le programme sait maintenant qu'une note de crédit doit être créée et comptabilise le compte créancier au crédit et les écritures suivantes sur les comptes de charges ou d'actifs au débit. Le bouton Note de crédit peut également être appliqué ultérieurement à une facture avec plusieurs postes qui a déjà été entièrement saisie. Débit et crédit sont alors permutés pour toutes les écritures partielles de la pièce.
Saisissez le numéro de compte tiers ou l’alias du créancier qui vous a adressé la facture. Avec un clic sur le bouton Créancier, F5 ou un double-clic dans le champ, la liste de tous les comptes tiers s'ouvre. Dans ce dialogue, vous avez la possibilité de sélectionner un CT et l'insérer directement dans l'écriture, de créer un nouveau compte CT ou d'accéder aussi aux propriétés du compte sélectionné. Le compte tiers amène diverses spécifications dans l'écriture, telles que la condition de paiement et la méthode de transaction stockées avec le créancier. Toutes ces données peuvent être modifiées dans l’écriture individuelle.
Si vous jetez un coup d'œil à une écriture créancier dans la liste de la comptabilité générale, au lieu du compte tiers, le compte collectif créancier est utilisé à la place. L’écriture contient une référence au compte tiers lié, qui est toujours comptabilisé en parallèle avec le compte collectif de la comptabilité générale.
Enregistrez dans cette ligne, le numéro de référence du bulletin de versement du fournisseur. Topal est déjà configuré pour fonctionner avec un lecteur optique OCR, qui vous évite de saisir ces longues séries de chiffres à la main. Connectez un lecteur OCR lorsque vous êtes en mode de saisie Factures créanciers et le numéro de référence est automatiquement importé dans ce champ après lecture de la ligne de codage. Il n'est pas nécessaire de positionner le curseur dans le champ N° BVR.
Cette liste déroulante contient toutes les conditions de paiement que vous avez définies dans les Données de base. La condition de paiement généralement utilisée pour un créancier est enregistrée dans le compte tiers créancier. Ce paramètre peut être modifié lors de la comptabilisation. Le programme calcule la date d'échéance de la facture en fonction de la condition de paiement enregistrée, qui peut être modifiée manuellement si nécessaire. Dans la navigation du module Gestion Créanciers, se trouve le sous-module Propositions de paiements, qui regroupe toutes les factures échues pour paiement.
Les méthodes de paiement sont enregistrées dans les comptes tiers. La méthode de paiement détermine le traitement du paiement et de la comptabilisation d'une facture et contient des informations sur le type de paiement, c'est à dire quel BVR est joint à la facture et le compte collectif créancier qui est comptabilisé parallèlement au compte tiers dans la comptabilité générale. La méthode qui y est définie comme par défaut pour le créancier, est transférée dans l'écriture avec le compte collectif créancier. Si nécessaire, vous pouvez spécifier un compte collectif différent pour les factures individuelles ou changer la méthode de paiement à l'aide du bouton Méthodes de transaction.
Si vous souhaitez comptabiliser une facture dans une devise étrangère, créez une méthode de transaction qui contient le compte collectif fournisseur dans la devise correspondante. Des champs supplémentaires pour le taux de change et le montant en devise étrangère apparaîtront ensuite.
Cette option est activée par défaut pour que seules des factures autorisées soient incluses dans une proposition de paiement. Sélectionnez le nom d’utilisateur Topal dans la liste déroulante ou entrez les initiales du responsable de la validation.
L’activation du champ de code-barres se fait avec la commande Options, Paramètres qui se trouve dans l’en-tête du dialogue Factures Créanciers.
Le code-barres permet de connecter des systèmes de gestion de documents (GED) tiers à Topal. Le champ est également accessible via l'interface API. Veuillez contacter le support Topal si vous souhaitez une telle intégration.