Comptabilisation des factures
Très souvent, Topal est utilisé en parallèle avec un programme de gestion commerciale ERP. Lors de la facturation, l’ERP génére automatiquement les écritures débitrices et les importe dans Topal. C'est pourquoi nous choisissons comme exemple de comptabilisation une facture créancier dans les livres auxiliaires. La comptabilisation manuelle de factures débiteurs fonctionne de manière analogue.
Supposons que "OrdiNet SA" a commandé du matériel informatique à la société PC-AZ pour une valeur de Frs 800.-. Le compte tiers créancier pour la société PC-AZ existe déjà dans notre mandat de démonstration.
1. Si la fenêtre Nouvelle transaction est déjà ouverte, sélectionnez Factures Créanciers dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre. Sinon, ouvrez le module Gestion Créanciers via la navigation principale et sélectionnez Nouvelle facture dans la barre d’en-tête ou à l’aide du menu contextuel.
Dans un premier temps, nous comptabilisons le montant total de la facture sur le compte tiers du créancier. Dans cet exemple, vous savez qu’il existe un compte tiers PC-AZ, mais vous ne connaissez pas son numéro.
2. Pour ouvrir la liste des créanciers, cliquez soit sur le bouton Créancier ou faites F5 depuis le champ créancier (Figure 5). Sélectionnez notre client PC-AZ avec un double-clic ou avec ENTER. Les conditions de paiement liées à ce compte tiers sont également transférées dans l’écriture.
Figure 1 : Liste créanciers
Remarque :
Si le numéro d’adresse du créancier ne vous est pas familier, vous pouvez également saisir son alias dans le champ de compte. Topal insère alors automatiquement le numéro d'adresse correspondant.
Si le numéro d’adresse du créancier ne vous est pas familier, vous pouvez également saisir son alias dans le champ de compte. Topal insère alors automatiquement le numéro d'adresse correspondant.
numéro de compte.
3. Saisissez le montant de la facture de Frs 800.- ainsi qu’un libellé.
4. Enregistrez la première écriture en cliquant sur le bouton Enregistrer facture.
La première écriture est créée pour le compte tiers. Le curseur se trouve maintenant dans la partie inférieure de la fenêtre où vous pouvez comptabiliser chaque position de la facture. Dans ce cas, la facture ne touche qu’un seul compte de charges, le compte « 4300 – Achats dessins », mais vous pourriez très bien, comme dans une écriture multiple, saisir des d’écritures partielles sur des comptes de charges ou d’actifs différents..
5. Le compte 4300 a été attribué comme compte de contrepartie pour le fournisseur PC-AZ et il est proposé par défaut dans le champ Compte. Le montant de Frs 800.- est également correctement prédéfini, ce qui fait qu’en principe vous n’avez que le libellé à modifier.
Figure 2 : Contrepartie
6. Confirmez l’écriture en cliquant sur le bouton Insérer. Comme l’écriture est maintenant équilibrée, le bouton Enregistrer devient active et vous pouvez enregistrer la facture.
En arrière-plan, Topal crée une écriture sur le compte collectif, lié au compte tiers. Dans la table principal de , le compte « 2000 – Fournisseurs CHF » est affiché et dans la table du module Gestion Créanciers, qui ne contient que les écritures des créanciers, le numéro du compte tiers.
En arrière-plan, Topal crée une écriture sur le compte collectif lié au compte tiers. L'écriture enregistrée est visible dans la Comptabilité générale.
Dans la colonne pour le compte au crédit, le compte 2000 « Créanciers CHF » est inscrit. Dans la liste de la section Créanciers, qui ne contient que les écritures de créanciers, le numéro de compte tiers y figure.