Onglet "Modifier Compte"
Dans l'onglet Modifier Compte, vous enregistrez le numéro de compte, l’intitulé, le code TVA et la devise, ainsi que divers paramètres qui contrôlent le comportement du compte lors de la comptabilisation et dans la génération des états.
Références de chapitre
Figure 1: Plan comptable - Onglet Modifier Compte
N° compte
Le champ est du type alphanumérique et peut contenir jusqu’à 22 lettres et chiffres. Chaque numéro de compte doit être unique.
Au moyen des deux petites flèches, vous pouvez faire défiler les comptes. Saisissez un numéro de compte et les données associées sont chargées dans les champs de la fenêtre.
Le numéro de compte peut être modifié, même s'il contient déjà des écritures.
Intitulé/ Intitulé compl.
Ce champ alphanumérique peut contenir jusqu'à 60 lettres et chiffres. Si cela ne suffit pas, utilisez Intitulé 2, qui sera imprimé à la suite de l’’intitulé principal dans les états.
Intitulé 2 si négatif
Si cette case est cochée, l’intitulé complémentaire remplace l’intitulé principal dans le cas ou le solde du compte serait négatif.
Cochez cette case pour les comptes de caisse, de poste et de banque. Vous indiquez ainsi à Topal les comptes à proposer (dans la partie Saisie en mode journal du module Comptabilité Générale,) pour les paiements des factures débiteurs et des factures créanciers, ainsi que lors du calcul de la planification des liquidités.
Inactif
Cette coche inactive un compte. Un compte inactif reste affiché dans le plan comptable, où il apparait en rouge, mais disparaît des listes déroulantes dans les dialogues de saisie.
Type de compte
Le choix proposé dans ce champ dépend du type de compte saisi : Actifs/Passifs pour un compte de bilan et Produits/Charges pour un compte de résultat.
Le programme reprend toujours le type du compte sélectionné en dernier. Dans la plupart des cas, le type sera donc paramétré correctement. Si vous voulez saisir un compte de produits ventes matériel et vous êtes placé sur un compte de vente existant pour indiquer la position du nouveau compte, le programme va vous proposer automatiquement le type de compte Produits.
Code TVA
Cette liste déroulante contient tous les codes TVA disponibles dans le mandat en cours. Attribuez un code TVA à tous les comptes dans lesquels vous comptabilisez des montants soumis, afin qu'il soit repris automatiquement dans les écritures. Le code TVA peut toujours être modifié ultérieurement. Dans le plan comptable PME que propose Topal, les codes TVA sont déjà attribués aux comptes de manière adéquate : les comptes d’actifs et de charges avec les codes d’impôt anticipé, les comptes de produits avec les codes correspondants pour le chiffre d’affaires. Vous pouvez vous y baser pour la création d’autres comptes. Assurez-vous d'attribuer un code TVA à tous les comptes de produits, puisque le chiffre d’affaires total doit être affiché sur le décompte TVA.
Devise
La liste de devises contenant les codes ISO se trouve dans le module [Données de base]. Définissez ici la monnaie de base du mandat comme valeur par défaut. Topal proposera ensuite ce code automatiquement pour chaque nouveau compte. Lors de la création d’un compte en monnaie étrangère, sélectionnez son code de devise ISO dans la liste déroulante. Des champs supplémentaires apparaissent dans la fenêtre d’édition du compte : ils affichent le solde en devises étrangères, le solde reporté et vous permettent de saisir le solde initial. Lorsque vous passez une écriture en utilisant un compte en monnaie étrangère, le cours de la devise ainsi que d’autres champs pour la monnaie de base apparaîtront dans la fenêtre de saisie.
CDA / Projet
Une description détaillée se trouve dans le chapitre CDA / Projet.
Solde initial/Solde à nouveau
Ce champ est affiché comme Solde inital dans le premier exercice d’un mandat. Vous pouvez saisir le solde initial d’un compte du bilan directement dans ce champ. Toutefois, il est plus pratique d'utiliser l'aide à la saisie du bilan d'ouverture à cette fin. Dans un premier exercice, le bouton Saisir soldes d’ouverture, se trouve dans la barre d’en-tête du module [Plans comptables]. Il permet d’accéder à la fenêtre qui contient tous les comptes du bilan. Saisissez dans les champs de ce tableau le solde initial en monnaie de base et en devise. L’affichage du total des actifs et des passifs en bas de la table permet de voir en un coup d'œil si le solde d'ouverture est équilibré.
Dans les exercices suivants, Topal va automatiquement reporter les soldes des comptes du bilan. Le champ du solde reporté s’appelle Solde à nouveau – il est en lecture seule. Si des modifications surviennent dans l’exercice précédent, Topal met à jour le solde à nouveau dans l’exercice suivant.
Dans le premier exercice comptable d'un mandant, vous pouvez saisir ici le solde de l'exercice précédent pour les comptes de résultat.
Année précédente
affiche le solde de l’année précédente; qui figure également dans les comptes de bilan et de résultat. Lorsque vous ouvrez un nouvel exercice comptable, le solde de l’exercice précédent est automatiquement reporté dans ce champ.
Comme pour les soldes à nouveau, cette valeur ne peut pas être modifiée mais est calculée automatiquement par rapport à l’exercice précédent. Si vous voulez créer une analyse comparative dans le tout premier exercice que vous gérez avec Topal, ouvrez d’abord l’exercice précédent et saisissez les valeurs de l’exercice précédent des comptes individuels en tant que soldes initiaux ou comptabilisez-les dans une écriture multiple.
Débit/Crédit/Solde actuel
Affiche les totaux des écritures au débit et au crédit du compte dans l'exercice en cours ainsi que le solde actuel.
Budget
Topal possède son propre module Budget, qui est intégré dans la zone de navigation de module si vous l'avez sous licence. Le budget annuel pour un compte, que vous avez saisi dans le module [Budget], est affiché dans ce champ. Les valeurs de budget reparties sur des périodes (trimestres/mois) sont affichées par contre dans l’onglet Budget.
Invisible dans les rapports
Cette fonction masque l'impression d'un compte dans un état du bilan ou résultat. Ceci est utile, par exemple, si vous avez défini un compteur qui affiche le total de plusieurs comptes dans le bilan pour plus de clarté et que vous ne voulez pas que ces comptes soient répertoriés individuellement. Pour ce faire, cochez la case "Invisible dans les rapports" pour les comptes englobés dans le compteur.
Lors du calcul du total du groupe, les comptes invisibles sont bien entendu pris en compte. Assurez-vous de représenter les comptes invisibles dans tous les cas avec le symbole totalisateur, sinon les rapports risquent d’être difficilement compréhensibles.
Nouvelle page dans les rapports
Insère un saut de page. Le compte sera imprimé sur une nouvelle page du rapport.
Lignes préalables vides
Si vous souhaitez qu'un compte soit mis en évidence dans l’impression d’un rapport bilan/résultat par exemple pour faciliter la lecture, saisissez dans ce champ le nombre de lignes qui doivent être insérées avant le compte.
Solde secret
Différents droits peuvent être attribués aux utilisateurs dans les paramètres de sécurité de Topal. Si ce paramètre est activé pour un compte, l’affichage du solde est masqué pour tous les utilisateurs, pour lesquels le paramétrage correspondant a été effectué dans la gestion des utilisateurs.
Ecritures condensées
Améliore la clarté de l’extrait de compte mensuel. Au lieu d’imprimer les écritures individuelles, seule les sommes du débit et du crédit sont imprimées. Ainsi, vous voyez d’un coup d’œil le chiffre d’affaires mensuel de chaque compte.
Bloquer comptabilisation directe
Il existe des comptes qui ne sont généralement comptabilisés qu’indirectement, tels que les comptes collectifs débiteurs et créanciers qui représentent les soldes des comptes tiers dans la comptabilité financière. Si vous désirez que ces comptes soient comptabilisés automatiquement afin qu'aucune irrégularité ne soit causée par les écritures directes, cochez cette case. Le programme émet alors un message lorsque vous tentez de passer une écriture sur le compte.
Inclure dans Réévaluation
Cette option n’est disponible que pour les comptes en devises étrangères. Elle est activée par défaut, afin que les comptabilisations sur ce compte soient prises en compte lors de la validation de devises étrangères. Désactivez cette option, si vous ne voulez pas que ce compte soit pris en compte.
Signes dans les rapports
Les options Débit et Crédit indiquent si le compte doit être imprimé avec un solde positif dans les analyses pour un solde débiteur ou créditeur. Pour les comptes, vous modifierez probablement rarement le paramètre par défaut ; il est plus pertinent pour les groupes de comptes si un solde de groupe doit apparaître, par exemple, pour une meilleure compréhension avec un signe négatif.
Le calcul des états se base sur le type de compte ; le signe qui est défini par cette option n’a qu’une fonction visuelle dans le rapport.
La fonction Comparaison est généralement utilisée au niveau des groupes de compte, par exemple pour déterminer le pourcentage du solde d’un groupe supérieur qui constitue les totaux des sous-groupes qu’il contient. Ou on compare un totalisateur avec une autre total, comme par exemple pour calculer le pourcentage du chiffre d'affaires total que représente le compteur marge brute. Parfois la part en pourcentage du solde d'un compte par rapport à une somme précise, est également intéressante, par exemple, si vous voulez savoir quel pourcentage les comptes individuels pour les salaires, les indemnités, les primes, les assurances sociales, etc. composent par rapport à la somme totale des frais de personnel.
Dans ce cas, saisissez le numéro de groupe des charges du personnel dans le champ Comparaison de l’onglet Modifier Compte. Un clic sur le bouton Comparaison, un double-clic dans le champ ou en appuyant sur la touche F5, permet d’ouvrir une liste dans laquelle vous pouvez sélectionner et reprendre l’élément à comparer. Toutes les évaluations pertinentes montrent la comparaison en pourcentage.