Feldbeschreibung Debitoren Zahlungslauf
Das Fenster gliedert sich in drei Bereiche:
Kapitel Referenzen
Abbildung 1: Debitoren Zahlungslauf
Im Bereich Vorschlag definieren Sie das Stichdatum für einen neuen Zahlungsvorschlag sowie die Regeln, nach denen die Rechnungen zusammengestellt werden sollen
(z.B. ob ein Vorschlag nach Skonto- oder Nettofälligkeit zusammengestellt werden soll).
Der Abschnitt Zahlungsvorschlag enthält den aktuellen Zahlungsvorschlag, während im Bereich Offene Rechnungen die derzeit offenen Lieferantenrechnungen aufgelistet werden.
(z.B. ob ein Vorschlag nach Skonto- oder Nettofälligkeit zusammengestellt werden soll).
Der Abschnitt Zahlungsvorschlag enthält den aktuellen Zahlungsvorschlag, während im Bereich Offene Rechnungen die derzeit offenen Lieferantenrechnungen aufgelistet werden.
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Zahlungslauf - Nummer
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Die Zahlungslauf - Nummer wird beim Verbuchen des Zahlungslaufs als Belegnummer der Buchung verwendet. Wählen Sie also hier den Nummernkreis aus, in dem Sie die Zahlungen
verbuchen möchten. Mit dem Button [...] öffnen Sie die Liste der in den Stammdaten definierten Nummernkreise. |
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Stichdatum
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Bei jeder Kreditorenrechnung, die Sie mit Topal einbuchen, speichern Sie ein Zahlungsziel. Dadurch erkennt Topal das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Alle Rechnungen, die zu diesem
Stichdatum fällig, respektive noch skontoberechtigt sind, bezahlt werden könnten. Diese werden entsprechend in den Zahlungsvorschlag aufgenommen. Damit die Überweisungen termingerecht und innerhalb der Skontofrist auf dem Konto des Lieferanten ankommen, setzt man das Stichdatum einige Tage in die Zukunft und kalkuliert die Zeit ein,
die ein Banktransfer in der Regel benötigt. Rechnungen, die Sie noch nicht bezahlen möchten, lassen sich einfach mit einem Doppelklick [↓] aus dem Zahlungsvorschlag entfernen. |
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Valutadatum
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Das Valutadatum wird im Zahlungsauftrag an die Bank als Ausführungsdatum eingesetzt.
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Anders als die bisher beschriebenen Funktionen, die sich auf die Vorbereitung des Zahlungsvorschlags beziehen, werden die Felder in diesem Bereich erst relevant, wenn Sie einen fertigen,
ausgeführten Zahlungslauf verbuchen möchten. In diesem Fall laden Sie den bestehenden Zahlungslauf aus der Liste via Doppelklick oder dem Befehl Zahlungslauf bearbeiten
aus dem Kontext Menü in das Fenster Debitoren - Zahlungslauf und geben dort den Befehl Verbuchen. Alternativ dazu können Sie den Zahlungslauf auch in der Liste markieren und aus dem
Kontext Menü den Befehl Verbuchen wählen.
ausgeführten Zahlungslauf verbuchen möchten. In diesem Fall laden Sie den bestehenden Zahlungslauf aus der Liste via Doppelklick oder dem Befehl Zahlungslauf bearbeiten
aus dem Kontext Menü in das Fenster Debitoren - Zahlungslauf und geben dort den Befehl Verbuchen. Alternativ dazu können Sie den Zahlungslauf auch in der Liste markieren und aus dem
Kontext Menü den Befehl Verbuchen wählen.
Fallen bei der Überweisung Gebühren an, beispielsweise bei einem Transfer ins Ausland, können Sie zusätzlich die Höhe der Gebühr in der Währung des jeweiligen Bankkontos und ein
Aufwandkonto, auf dem dieser Betrag verbucht werden soll, angeben. Handelt es sich um ein Bankkonto, das in einer Fremdwährung geführt wird, können Sie ausserdem noch den aktuellen
Wechselkurs am Tag der Überweisung angeben.
Zur Vereinfachung haben Sie die Möglichkeit direkt verschieden Konten, die für die Verarbeitung von Zahlungsläufen relevant sind, konfigurieren. Zu diesem Zweck geben Sie in den Eingabefeldern die Kontonummern für "Bank Konto", "Skonto Konto", "Minderungs Konto" und "Gebühren Konto" an.
Beim Verbuchen erstellt Topal automatisch eine Sammelbuchung, welche die Summe der Überweisungen dem entsprechenden Bankkonto belastet, sowie die einzelnen Rechnungen ausgleicht
und gegebenenfalls noch die Gebühr verbucht. Als Buchungsdatum gilt das Valutadatum des Zahlungslaufs.
Bereits verbuchte Zahlungsläufe erkennen Sie in der Liste der Zahlungsläufe an der aktivierten Checkbox in der Spalte "Verbucht". Die verbuchten Zahlungsläufe sollten nicht gelöscht werden, da
diese direkt mit der zugehörigen Buchung verbunden sind, die dann ebenfalls gelöscht werden würde.
diese direkt mit der zugehörigen Buchung verbunden sind, die dann ebenfalls gelöscht werden würde.
In den Transaktionsmethoden eines offenen Postens ist meistens bereits ein eigenes Bankkonto gespeichert, und das Programm schlägt vor, die Rechnung von diesem Konto zu begleichen.
Befinden sich im Zahlungsvorschlag Positionen, die unterschiedliche Eigenkonten enthalten, wird für jedes dieser Konten ein eigener Zahlungslauf erstellt. In der Praxis ist es aber häufig so,
dass vor der Verbuchung das Konto gewählt wird, welches über eine ausreichend Liquidität verfügt. Entsprechend wird die Überweisung von der entsprechenden Bank erfolgen.
Das eingegebene Bank Konto hat somit Gültigkeit für alle Rechnungen im Zahlungsvorschlag, unabhängig davon, welche Einstellung in der Transaktionsmethode vorliegen.
Sämtliche Überweisungen werden dann von diesem Konto ausgeführt.
Befinden sich im Zahlungsvorschlag Positionen, die unterschiedliche Eigenkonten enthalten, wird für jedes dieser Konten ein eigener Zahlungslauf erstellt. In der Praxis ist es aber häufig so,
dass vor der Verbuchung das Konto gewählt wird, welches über eine ausreichend Liquidität verfügt. Entsprechend wird die Überweisung von der entsprechenden Bank erfolgen.
Das eingegebene Bank Konto hat somit Gültigkeit für alle Rechnungen im Zahlungsvorschlag, unabhängig davon, welche Einstellung in der Transaktionsmethode vorliegen.
Sämtliche Überweisungen werden dann von diesem Konto ausgeführt.
Via Button Bank Konto können Sie eine Liste der Eigenkonten öffnen, die verschiedene Parameter wie Kreditlimite, aktueller Saldo etc. enthält. Dadurch haben Sie einen Überblick, wie viel Liquidität
für die Überweisungen zur Verfügung steht.
Zeigt die Summe der Rechnungsbeträge im Zahlungsvorschlag an.
Mit diesem Befehl lösen Sie den Zahlungsvorschlag aus. Entsprechend dem angegebenen Stichtag und den Regeln für den Vorschlag werden die fälligen offenen Rechnungen in den Zahlungsvorschlag übernommen. Falls Sie den Vorschlag nicht automatisch zusammenstellen lassen möchten, sondern nur einzelne zu überweisende Rechnungen manuell zu einem Zahlungsvorschlag zusammenstellen möchten, brauchen Sie diesen Befehl nicht. Stattdessen wählen Sie die zu zahlenden offenen Rechnungen mit einem Doppelklick aus der Liste unten im Fenster aus.
Alle zum Stichtag fälligen Rechnungen werden in diese Liste geladen, wenn Sie den Button Vorschlag erstellen betätigen. Nun können Sie die einzelnen Positionen durchgehen und entscheiden, welche Sie tatsächlich bezahlen möchten. Ein Doppelklick genügt, um eine Rechnung wieder aus dem Zahlungsvorschlag zu entfernen. Möchten Sie andersherum eine nicht fällige Rechnung freundlicherweise bereits vor der Zeit bezahlen, lässt sich auch aus der unteren Liste der offenen Rechnungen eine Position per Doppelklick in den Zahlungsvorschlag übernehmen.