Kreditoren - Zahlungsauftrag
Bei einem Zahlungsauftrag handelt es sich um die Zusammenfassung einer Reihe von Zahlungsläufen, die zu einem bestimmten Datum an Ihr Finanzinstitut zur
Begleichung der Rechnungen gesendet wird. Ein Zahlungsauftrag darf nur Rechnungen beinhalten, die über ein entsprechendes Finanzinstitut bezahlt werden sollen (z.B alle Rechnungen im Zahlungsauftrag werden über Kontis bei der Credit - Suisse AG bezahlt).
Begleichung der Rechnungen gesendet wird. Ein Zahlungsauftrag darf nur Rechnungen beinhalten, die über ein entsprechendes Finanzinstitut bezahlt werden sollen (z.B alle Rechnungen im Zahlungsauftrag werden über Kontis bei der Credit - Suisse AG bezahlt).
Zahlungsauftrag Grid
Die Ansicht der Kreditoren Zahlungsaufträge öffnen Sie via [Kreditoren | Zahlungsauftrag (Sub Menu)].
Topal stellt Ihnen auch eine Filterfunktion (Alle Zahlungsaufträge, Unerledigte Zahlungsaufträge) bereit, die es Ihnen ermöglicht Zahlungsaufträge basierend auf dem Verarbeitungsstatus anzuzeigen.
Topal stellt Ihnen auch eine Filterfunktion (Alle Zahlungsaufträge, Unerledigte Zahlungsaufträge) bereit, die es Ihnen ermöglicht Zahlungsaufträge basierend auf dem Verarbeitungsstatus anzuzeigen.
Abbildung 1: Zahlungsaufträge
Zahlungsaufträge werden in einem Grid angezeigt, die mit einem Klick auf den jeweiligen Spaltentitel beispielsweise nach Auftrags - Nr., Auftragsdatum etc. sortiert werden können.
Wie üblich enthält das Kontext Menü der Liste die Befehle zum Ein- und Ausblenden von Spalten sowie die wichtigsten Befehle für die in diesem Bereich möglichen Aktionen - das Erstellen,
Bearbeiten und Löschen von Zahlungsauftrag.
Zahlungsaufträge filtern
Zum Filtern Ihrer Zahlungsaufträge stehen Ihnen die Radio Buttons [unerledigte Zahlungsaufträge, Alle Zahlungsaufträge] zur Verfügung. Entsprechend der Selektion werde die
Zahlungsaufträge filtern
Zum Filtern Ihrer Zahlungsaufträge stehen Ihnen die Radio Buttons [unerledigte Zahlungsaufträge, Alle Zahlungsaufträge] zur Verfügung. Entsprechend der Selektion werde die
"unerledigte Zahlungsaufträge" resp. "alle Zahlungsaufträge" angezeigt. Zahlungsaufträge die durch das Finanzinstitut akzeptiert worden sind, werden aus dem Grid
(unerledigte Zahlungsaufträge) entfernt.
Vorgehen beim erstellen eines Zahlungsauftrages
Die Erstellung eines Zahlungsauftrages ist ein 3 - stufiger Prozess. Folgende Schritte sind zu durchlaufen, um einen Zahlungsauftrag
zu erstellen (Schritt 4 dient dem übermitteln des Auftrags):
zu erstellen (Schritt 4 dient dem übermitteln des Auftrags):
Erstellen von Kreditoren - Rechnung
Die detaillierte Beschreibung finden Sie im Kapitel Kreditorenrechnungen.
Die detaillierte Beschreibung finden Sie im Kapitel Kreditorenrechnungen.
Die detaillierte Beschreibung zur Erstellung eines Zahlungslaufes finden Sie im Kapitel Zahlungslauf.
Beim erstellen eines Zahlungsauftrages gehen Sie wie folgt vor. Öffnen Sie den Dialog via [Zahlungsauftrag | Generieren Zahlungsauftrag].
Der Dialog gliedert sich in drei Bereiche. Im oberen Drittel setzen Sie die Parameter für einen neuen Zahlungsauftrag. Die Liste in der Mitte des Fensters enthält den
aktuellen Zahlungsauftrag, während in der unteren Liste sämtliche derzeit offenen Zahlungsläufe aufgelistet werden.
Die Funktionsbeschreibung der einzelnen Felder finden Sie im Kapitel Feldbeschreibung Zahlungsauftrag.
Die Funktionsbeschreibung der einzelnen Felder finden Sie im Kapitel Feldbeschreibung Zahlungsauftrag.
Abbildung 2: Zahlungsauftrag erstellen
Sie haben wie in der Abbildung 2 ersichtlich, die Möglichkeit Ihrem Zahlungsauftrag eine Bemerkung zu hinterlegen. Diese wird im Grid der Zahlungsauftrag Übersicht
angezeigt. Rechnungen, die Sie bezahlen möchten, lassen sich einfach mit einem Klick [↑] in den Zahlungsauftrag aufnehmen. Rechnungen, die Sie noch nicht bezahlen möchten,
lassen sich einfach mit einem Klick [↓] aus dem Zahlungsauftrag entfernen.
lassen sich einfach mit einem Klick [↓] aus dem Zahlungsauftrag entfernen.
Vorerfassung von Zahlungsaufträgen
Die Vorerfassung von Zahlungsaufträgen kann durch alle in diesem Mandanten berechtigten Mitarbeiter erfolgen. Bei der Vorerfassung werden Zahlungsaufträge erfasst und gespeichert.
Die erfassten Zahlungsaufträge haben nach dem speichern den Status "nicht gesendet" (siehe Abbildung 3).
Die Vorerfassung von Zahlungsaufträgen kann durch alle in diesem Mandanten berechtigten Mitarbeiter erfolgen. Bei der Vorerfassung werden Zahlungsaufträge erfasst und gespeichert.
Die erfassten Zahlungsaufträge haben nach dem speichern den Status "nicht gesendet" (siehe Abbildung 3).
Zahlungsauftrag Grid
Die Ansicht der Kreditoren Zahlungsaufträge öffnen Sie via [Kreditoren | Zahlungsauftrag (Sub Menu)].
Topal stellt Ihnen auch eine Filterfunktion (Alle Zahlungsaufträge, Unerledigte Zahlungsaufträge) bereit, die es Ihnen ermöglicht Zahlungsaufträge basierend auf dem Verarbeitungsstatus anzuzeigen.
Topal stellt Ihnen auch eine Filterfunktion (Alle Zahlungsaufträge, Unerledigte Zahlungsaufträge) bereit, die es Ihnen ermöglicht Zahlungsaufträge basierend auf dem Verarbeitungsstatus anzuzeigen.
Abbildung 3: Zahlungsaufträge
Zahlungsaufträge werden in einem Grid angezeigt, die mit einem Klick auf den jeweiligen Spaltentitel beispielsweise nach Auftrags - Nr., Auftragsdatum etc. sortiert werden können. Wie üblich enthält
das Kontext Menü der Liste die Befehle zum Ein- und Ausblenden von Spalten sowie die wichtigsten Befehle für die in diesem Bereich möglichen Aktionen - das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Zahlungsauftrag.
Nachdem Sie einen Zahlungsauftrag erfasst haben, können Sie diesen via [Senden] Button an Ihr Finanzinstitut senden.
Aus Sicherheitsgründen wird vor dem Versenden des Zahlungsauftrages das "Master - Passwort" verlangt. Geben Sie dieses ein, um den Transfer abzuschliessen.
Die Eingabe des "Master - Passworts" ist mit einem Session Timeout verknüpft. Das heisst, Sie haben während 15min. die Möglichkeit weitere Transaktionen,
ohne Passworteingabe, an Ihr Finanzinstitut zu senden. Ist das 15min. Timeout abgelaufen, wird Topal Sie wiederum um die Eingabe des Passwortes bitten.
Aus Sicherheitsgründen wird vor dem Versenden des Zahlungsauftrages das "Master - Passwort" verlangt. Geben Sie dieses ein, um den Transfer abzuschliessen.
Die Eingabe des "Master - Passworts" ist mit einem Session Timeout verknüpft. Das heisst, Sie haben während 15min. die Möglichkeit weitere Transaktionen,
ohne Passworteingabe, an Ihr Finanzinstitut zu senden. Ist das 15min. Timeout abgelaufen, wird Topal Sie wiederum um die Eingabe des Passwortes bitten.
Zahlungsaufträge werden bei Ihrem Finanzinstitut einer Validierung unterzogen. Das Fehlerprotokoll (pain.002) wird asynchron verarbeitet. Dies heisst die Meldung von Ihrem Finanzinstitut wird
erst nach ca. 15min. zur Verfügung stehen. Damit Sie den Zustand Ihrer Zahlungsaufträge verifizieren können, wurde ein Button [Aufträge Synchronisieren] vorgesehen. Wenn Sie diese betätigen wird
Topal bei Ihrem Finanzinstitut die entsprechenden Daten lesen und nach Erhalt im Grid abgleichen. In Abbildung 3 sehen Sie den Status Ihres Zahlungsauftrages.
Topal bei Ihrem Finanzinstitut die entsprechenden Daten lesen und nach Erhalt im Grid abgleichen. In Abbildung 3 sehen Sie den Status Ihres Zahlungsauftrages.
Abbildung 4: Übermitteln von Zahlungsaufträgen
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Status
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Status Typ
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Beschreibung
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Nicht gesendet
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Topal Status
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Sie haben Ihren Zahlungsauftrag erfasst, aber noch nicht an Ihr Finanzinstitut gesendet
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Gesendet
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Topal Status
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Sie haben Ihren Zahlungsauftrag erfasst, und an Ihr Finanzinstitut gesendet
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Akzeptiert (ACCP)
Akzeptiert mit Änderungen (ACWC) Akzeptiert technische Validierung (ACTC)
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Bank Status
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Die gesamte Meldung wurde entgegengenommen und wird verarbeitet. Es werden keine Details zurückgemeldet. Es gibt möglicherweise Warnungen/Korrekturen (ACWC), aber keine Fehler.
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Teilweise Akzeptiert (PART)
Akzeptiert mit Änderungen (ACWC) |
Bank Status
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Nur ein Teil der Meldung wird verarbeitet (mindestens eine Transaktion). Nur die fehlerhaften Transaktionen werden zurückgeliefert mit "Transaktions Status" = "RJCT". Allfällig geänderte
Transaktionen mit "Transaktions Status" = "ACWC" werden ebenfalls mitgeliefert.
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Zurückgewiesen (RJCT)
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Bank Status
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Ganze Meldung wird zurückgewiesen. Fehler werden zurückgeliefert.
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Bemerkung:
Wird ein Zahlungsauftrag versendet, werden die Zahlungen nicht direkt verbucht. Eine direkte Verbuchung kann zu diesem Zeitpunkt nicht vorgenommen werden,
da die die Transaktion noch nicht vollumfänglich abgeschlossen ist. Eine Verbuchung Ihres Auftrages kann erst zum Zeitpunkt eines Kontoabgleiches (Kontoabgleich via Kontoauszug)
durchgeführt werden. Die Beschreibung zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Kontoabgleich.
Freigeben von Zahlungsaufträge
Finanzinstitute haben aus Sicherheitsgründen einen zusätzlichen Schritt zur Ausführung von Zahlungsaufträgen eingeführt. So sind Zahlungen die über einen Online Kanal zum Beispiel an
PostFinance geliefert werden, durch eine Freigabe im E-Finance (Online Banking der Post) freizugeben. Entsprechend werden die Statusangaben im Zahlungsauftrags Grid von Topal erst
nach erfolgter Freigabe ersichtlich sein. Die Handhabung für die Freigabe von eingelieferten Zahlungen wird von Finanzinstituten zu Finanzinstitut unteschiedlich gehandhabt. Der Ablauf
ist mit den entspechenden Finanzinstitut direkt zu klären.
Wird ein Zahlungsauftrag versendet, werden die Zahlungen nicht direkt verbucht. Eine direkte Verbuchung kann zu diesem Zeitpunkt nicht vorgenommen werden,
da die die Transaktion noch nicht vollumfänglich abgeschlossen ist. Eine Verbuchung Ihres Auftrages kann erst zum Zeitpunkt eines Kontoabgleiches (Kontoabgleich via Kontoauszug)
durchgeführt werden. Die Beschreibung zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Kontoabgleich.
Freigeben von Zahlungsaufträge
Finanzinstitute haben aus Sicherheitsgründen einen zusätzlichen Schritt zur Ausführung von Zahlungsaufträgen eingeführt. So sind Zahlungen die über einen Online Kanal zum Beispiel an
PostFinance geliefert werden, durch eine Freigabe im E-Finance (Online Banking der Post) freizugeben. Entsprechend werden die Statusangaben im Zahlungsauftrags Grid von Topal erst
nach erfolgter Freigabe ersichtlich sein. Die Handhabung für die Freigabe von eingelieferten Zahlungen wird von Finanzinstituten zu Finanzinstitut unteschiedlich gehandhabt. Der Ablauf
ist mit den entspechenden Finanzinstitut direkt zu klären.
Senden von Zahlungen an Ihr Finanzinstitut werden immer asynchron verarbeitet. Asynchron heisst, dass Sie keine unmittelbare Antwort auf das versenden Ihres Auftrages erhalten werden.
Wird ein Zahlungsauftrag an Ihr Finanzinstitut übermittelt, wird eine technische- und fachliche Prüfung Ihres Auftrages vorgenommen. Die Validierung (Prüfung) nimmt in etwa 15min. in Anspruch.
Aus diesem Grund finden Sie in Topal einen Button [Synchronisieren]. Beim drücken dieses Buttons werden die Statusmeldungen Ihrer Zahlungsaufträge bezogen. Sind neue Statis verfügbar werden diese
im Grid einem Update unterzogen. Eine Beschreibung der verschiedenen Statis finden Sie im Kapitel Status im Zahlungsprozess.
Wird ein Zahlungsauftrag an Ihr Finanzinstitut übermittelt, wird eine technische- und fachliche Prüfung Ihres Auftrages vorgenommen. Die Validierung (Prüfung) nimmt in etwa 15min. in Anspruch.
Aus diesem Grund finden Sie in Topal einen Button [Synchronisieren]. Beim drücken dieses Buttons werden die Statusmeldungen Ihrer Zahlungsaufträge bezogen. Sind neue Statis verfügbar werden diese
im Grid einem Update unterzogen. Eine Beschreibung der verschiedenen Statis finden Sie im Kapitel Status im Zahlungsprozess.
Zahlungsaufträge können durch Ihr Finanzinstitut auch zurückgewiesen werden. Ein zurückgewiesener Zahlungsauftrag hat den Status "Zurückgewiesen" oder "teilweise zurückgewiesen".
Zurückgewiesene Aufträge werden mit einer Meldung versehen (sofern vom Finanzinstitut geliefert), um Ihnen eine Fehleranalyse zu erleichtern. Diese Meldungen sind im Zahlungslaufs Grid
ersichtlich. Aufträge werden zum Beispiel zurückgewiesen, wenn eine gelieferte Bankverbindung nicht bekannt ist, das Konto über welches eine Zahlung erfolgen soll keine genügende Deckung hat etc..
Im Zahlungsansicht Dialog (Grid) wird lediglich der Status eines Auftrages angezeigt. Die detaillierte Fehlermeldung wird im Grid der Zahlungsläufe angezeigt.
Zurückgewiesene Aufträge werden mit einer Meldung versehen (sofern vom Finanzinstitut geliefert), um Ihnen eine Fehleranalyse zu erleichtern. Diese Meldungen sind im Zahlungslaufs Grid
ersichtlich. Aufträge werden zum Beispiel zurückgewiesen, wenn eine gelieferte Bankverbindung nicht bekannt ist, das Konto über welches eine Zahlung erfolgen soll keine genügende Deckung hat etc..
Im Zahlungsansicht Dialog (Grid) wird lediglich der Status eines Auftrages angezeigt. Die detaillierte Fehlermeldung wird im Grid der Zahlungsläufe angezeigt.
Abbildung 5: Zurückgewiesene Aufträge mit Bank Meldung