Description des champs - Proposition de paiement
La fenêtre est divisée en plusieurs sections:
Références de chapitre
Proposition
Dans la section Proposition, vous définissez la date clé pour une nouvelle proposition de paiements. Dans les paramètres standards créanciers, vous définissez les régles de base pour les propositions de paiement créanciers. p.ex. si une proposition doit être compilée en fonction de l’échéance de l’escompte ou à l’échéance du net. Dans la table Proposition de paiement les factures qui correspondent aux critères de votre paramétrage sont listées. Dans la table Factures ouvertes, en dessous, les factures créanciers actuellement ouvertes sont listées.
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N° poroposition de paiement
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Le numéro de la proposition de paiement est utilisé comme numéro de pièce de l'écriture lors de sa comptabilisation. Sélectionnez donc ici le domaine de numérotation dans lequel vous souhaitez comptabiliser les paiements. Le bouton [...] ouvre la liste des domaines de numérotation définis dans les données de base.
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Date clé
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Pour chaque facture créancier que vous comptabilisez avec Topal, vous enregistrez une condition de paiement. Grâce à la date d'échéance, Topal reconnaît toutes les factures qui sont dues à cette date de clé, ou qui ont encore droit à un escompte, et qui pourraient être payées. Elles sont intégrées en conséquence dans la proposition de paiement. Pour que les virements arrivent sur le compte du créancier à temps et dans le délai d'escompte, on place la date clé quelques jours dans le futur et on calcule le temps qu'il faut généralement pour effectuer un virement bancaire.
Les factures que vous ne souhaitez pas encore payer peuvent être simplement supprimées de la proposition de paiement par un double-clic ou en utilisant la flèche [ ↓ ].
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Date valeur
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La date de valeur est utilisée comme date d'exécution dans l'ordre de paiement à la banque.
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Comptabilisation
Contrairement aux fonctions décrites jusqu'à présent, qui se rapportent à la préparation de la proposition de paiement, les champs de cette section ne deviennent pertinents que lorsque vous souhaitez comptabiliser un ordre de paiement terminé et exécuté.
Dans ce cas, ouvrez la proposition de paiement soit en double-cliquant dessus, soit avec la commande [Modifier prop. d. paie.] du menu contextuel et cliquez sur Comptabiliser. Alternativement, vous pouvez comptabiliser la proposition de paiement aussi directement depuis le tableau des propositions de paiement non comptabilisées, en utilisant la commande [Comptabiliser la proposition de paiement] du menu contextuel.
Si des frais sont encourus, par exemple, lors d’un transfert de paiement à l’étranger, indiquez-le montant des frais dans la devise du compte bancaire correspondant ainsi qu’un compte de charges sur lequel ces frais doivent être comptabilisés. Si le compte bancaire est géré dans une devise étrangère, vous pouvez également spécifier le taux de change du jour du transfert.
Pour simplifier, vous pouvez configurer dans les paramètres standards du mandat, les comptes standards créanciers (compte d'escompte, compte rabais, compte collectif).
Lors de la comptabilisation, Topal crée automatiquement une écriture collective qui débite le total des virements sur le compte bancaire correspondant, les factures individuelles sont compensées et, le cas échéant, les frais sont comptabilisés. La date de comptabilisation est la date valeur de la proposition de paiement. Vous pouvez reconnaître les propositions de paiements déjà comptabilisées à la case à cocher activée dans la colonne Comptabilisé.
Une proposition de paiement comptabilisée reste toujours liée aux écritures générées dans la comptabilité générale. Si vous supprimez une proposition comptabilisée, les écritures générées dans la comptabilité générale sont également supprimées.
Banque interne
Dans les méthodes de paiement d'un poste ouvert, un compte bancaire spécifique est généralement déjà enregistré et le programme propose de régler la facture à partir de ce compte. Si la proposition de paiements contient des positions avec des comptes différents, une proposition distincte est créée par banque interne. Dans la pratique, il arrive souvent que le compte qui dispose de suffisamment de liquidités soit sélectionné avant la comptabilisation. Il est toujours possible de modifier la banque interne via le menu déroulant. La banque interne sélectionnée manuellement, l'emporte sur la banque enregistrée dans les méthodes de paiement.
Le bouton Compte bancaire ouvre une liste de vos banques internes et affiche entre autres, le solde actuel des comptes et les limites de crédit, donnant ainsi un aperçu des liquidités disponibles pour payer vos factures.
Montant de paiement proposé
Affiche le total des montants des factures de la proposition de paiements.
Créer proposition
Cette commande permet de déclencher la proposition de paiement automatique. Le programme analyse la date clé et les règles sélectionnées et regroupe ensuite les factures concernées dans la grille de la proposition. Si vous préférez insérer les factures manuellement dans la proposition, sans utiliser cette fonction, alors sélectionnez les factures via double-clic ou à l'aide de la flèche à côté de l'écriture.
Proposition de paiement
Le bouton Créer proposition charge toutes les factures dues à la date d'échéance (date clé) dans la table Proposition de paiement. Vous pouvez maintenant passer en revue les différents postes et décider lesquels vous souhaitez réellement payer. En double-cliquant sur une facture ou en cliquant sur la flèche, vous pouvez supprimer ou ajouter une facture de la proposition.
Si vous remarquez une incohérence et vous souhaitez modifier une facture (Figure 1), ouvrez le menu contextuel avec un clic droit sur la facture et exécutez la commande Ouvrir facture. Le dialogue Factures Créanciers s'ouvre. Apportez les modifications, sauvegardez la facture et poursuivez le traitement de la proposition de paiement.
Figure 1 : Modification de l'écriture
Les factures sont transférées dans la proposition de paiement avec la méthode de transaction indiquée lors de l'enregistrement, dans laquelle leur type de paiement est enregistré. Si vous constatez qu'une facture est accompagnée d'un autre bulletin de versement que celui indiqué à l'origine, ouvrez le menu contextuel de la facture et sélectionnez la commande Modifier type de paiement. Vous accédez ainsi à la liste des méthodes de paiement définies pour ce créancier et vous pouvez sélectionner le type de paiement applicable. Si vous êtes d'accord avec la proposition de paiement, cliquez sur le bouton Enregistrer pour que la proposition de paiement soit créé.
Si aucun compte valable pour toutes les factures n'est indiqué dans le champ Compte bancaire, une proposition de paiement distincte est créée pour chaque banque interne et chaque devise indiquée dans les factures de la proposition.