Créanciers - Ordre de paiements
Un ordre de paiement est le récapitulatif d'une série de propositions de paiement qui, à une date donnée, est envoyé à votre établissement financier pour le paiement des factures. Un ordre de paiement ne peut contenir que des factures qui doivent être payées par un seul établissement financier (par ex. toutes les factures de l'ordre de paiement sont payées via des comptes au Credit - Suisse AG).
Références de chapitre
Via [Gestion Créanciers | Ordre de paiement créanciers], vous accédez à la vue (grid) des ordres de paiement. Topal met à votre disposition des fonctions de filtrage (Tous les ordres de paiement, Ordres de paiement en attente) qui vous permettent d'afficher les ordres de paiement selon leur statut de traitement. Les ordres de paiement sont affichés dans une grille et peuvent être triés par numéro d'ordre, date d'ordre, etc. en cliquant sur l'en-tête de colonne correspondant. Comme partout dans Topal, le menu contextuel de la table et des colonnes contient les commandes pour insérer ou masquer les colonnes, ainsi que les commandes : synchroniser, générer PAIN001, Export ou supprimer ordre de paiement.
Figure 1 : Module Ordres de paiements Créanciers
Filtrer les ordres de paiement
Pour filtrer vos ordres de paiement, vous pouvez utiliser les boutons radio [Ordres de paiement en attente] et [Tous les ordres de paiement]. En fonction de la sélection, la table affichera les ordres alors selon leur statut de traitement. Dès qu'un ordre de paiement a été accepté par l'institut financier, il est affiché sous "Tous les ordres de paiement".
Pour créer un ordre de paiement, il faut passer par les étapes suivantes, un processus en trois étapes.
(l'étape 4 sert à transmettre l'ordre) :
La description détaillée se trouve dans le chapitre Créanciers - Factures
La description détaillée se trouve dans le chapitre Créanciers - Propositions de paiement
Pour créer un ordre de paiement, procédez comme suit. Ouvrez le dialogue via [Ordre de paiement | Générer un ordre de paiement]. Le dialogue est divisé en trois parties. Dans le tiers supérieur, vous définissez les paramètres d'un nouvel ordre de paiement. La liste au milieu de la fenêtre contient l'ordre de paiement actuel, tandis que dans la liste inférieure sont répertoriés toutes les propositions de paiement actuellement ouverts. La place financière permet désormais (août 2024) la transmission de paiements instantanés. La possibilité de le faire a été mise à disposition. Vous trouverez la description des fonctions des différents champs dans le chapitre Description des champs - Odre de paiement.
Figure 2 : Générer un ordre de paiement
Comme le montre la figure 2, vous avez la possibilité d’ajouter un texte à votre ordre de paiement soit manuellement ou à l'aide de la fonction des libellés automatiques. Ce texte est affiché ensuite dans la colonne Texte dans la table des propositions en attente.
Pour ajouter une autre proposition de paiement dans l'ordre de paiement, cliquez sur la flèche [ ↑ ] ou montez-la avec un double-clic. Pour enlever une proposition de l’ordre de paiement et la redescendre dans les propositions disponibles, procédez de la même manière, soit à l'aide de la flèche [ ↓ ] ou avec un double-clic sur l'écriture.
La place financière permet désormais la transmission de paiements instantanés. Les Instant payments sont des ordres de paiement qui doivent être traités par les établissements financiers en l'espace de 10 secondes (c'est la théorie). Les paiements instantanés ne permettent de traiter que des factures en CHF. En outre, les paiements instantanés sont traités différemment par les établissements financiers dans certains domaines. Ces différences sont appelées Additional Optional Services (AOS) dans le contexte ISO20022. Topal propose un service en ligne qui compare les configurations des différents établissements financiers. Celles-ci peuvent toutefois être remplacées par l'utilisateur dans les [Données de base | Paramètres du compte (paramètres bancaires)].
Les paiements instantanés sont en principe déjà contrôlés lors de la création des propositions de paiement. Si une proposition de paiement est marqué comme paiement instantané, il est représenté comme actif ou inactif selon le paramétrage dans l'ordre de paiement.
Paramètres de l'ordre de paiement
Pour les ordres de paiement, vous pouvez procéder à différents réglages. Les paramètres dépendent du type de paiement. Ainsi, pour les paiements instantanés, les paiements express et les paiements en devises étrangères ne sont pas disponibles. Le paramètre "Écriture multiple" dépend de l'établissement financier et est contrôlé par les paramètres du compte dans les données de base.
Figure 3: Ordre de paiement - Paramètres
La pré-saisie des ordres de paiement peut être effectuée par tous les collaborateurs autorisés dans ce mandant. Lors de la pré-saisie, les ordres de paiement sont saisis et enregistrés.
Une fois enregistrés, les ordres de paiement saisis ont le statut « pas envoyé » (voir figure 3).
Une fois que vous avez saisi un ordre de paiement, vous pouvez le transmettre à votre établissement financier en cliquant sur le bouton [Envoyer].
Pour des raisons de sécurité, le « mot de passe Master » vous sera demandé avant l'envoi de l'ordre de paiement. Saisissez-le pour terminer le virement.
La saisie du « mot de passe Master » est liée à un délai d'attente de session. Cela signifie que vous avez la possibilité, pendant 15min, sans saisir de mot de passe, d'envoyer un message à votre établissement financier. Une fois le délai de 15min. est dépassé, Topal vous demandera à nouveau de saisir votre mot de passe.
Les ordres de paiement sont soumis à une validation auprès de votre établissement financier. Le protocole d'erreur (pain.002) est traité de manière asynchrone. Cela signifie que le message de votre établissement financier n'est disponible qu'après environ 15 minutes. Afin que vous puissiez vérifier le statut de vos ordres de paiement, un bouton [Synchroniser ordres] est à votre disposition. Si vous cliquez sur ce bouton, Topal lit les données correspondantes auprès de votre établissement financier et les synchronise dans le grid dès réception. Figure 4 montre le statut :
Figure 4 : Synchronisation état ordre de paiement
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Statut (état)
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Code
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Statut de
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Description
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Pas envoyé
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pas envoyé
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Topal
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L’ordre de paiement est saisi et enregistré, mais n’a pas encore été envoyé à votre établissement financier.
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Envoyé
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envoyé
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Topal
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L’ordre de paiement a été saisi, enregistré et envoyé à votre établissement financier.
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Accepté
Accepté avec modifications
Validation technique
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ACCP - accepted customer profile
ACWC - accepted with change
ACTC - accepted technical validation
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Banque
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L’ensemble du message a été reçu et est traité, mais aucun détail n’est confirmé en retour.
Il peut y avoir des avertissements ou corrections (ACWC : valeur, n° clearing), mais pas d’erreur.
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Partiellement accepté
Accepté avec modifications
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PART - partially accepted
ACWC - accepted with change
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Banque
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Seule une partie de l’avis est traitée (au moins une transaction). Seules les transactions erronées sont retournées avec le statut de transaction PART. Les transactions éventuellement modifiées avec statut de transaction ACWC sont également incluses.
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Rejeté
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RJCT - rejected
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Banque
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Le message entier est rejeté. Les erreurs sont retournées avec le statut de transaction RJCT.
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Remarque:
Si un ordre de paiement est envoyé, les paiements ne sont pas comptabilisés directement. Étant donné que la transaction n'est pas encore entièrement terminée, une écriture ne peut pas être passée pour le moment. L’ordre de paiement ne peut être comptabilisé qu’au moment d'une réconciliation de compte avec relevé bancaire (camt.053). -> voir chapitre Réconciliation
Libération des ordres de paiement
Pour des raisons de sécurité, les établissements financiers ont introduit une étape supplémentaire pour l'exécution des ordres de paiement. Ainsi, les paiements envoyés via un canal en ligne, par exemple à PostFinance, doivent être libérés par une validation dans E-Finance (e-banking de la Poste). Par conséquent, les indications de statut dans la grille des ordres de paiement de Topal ne seront visibles après la libération. La procédure de libération des paiements livrés varie d'un établissement financier à l'autre. Le mieux est de clarifier le déroulement directement avec votre l'établissement financier.
Les paiements envoyés à votre établissement financier sont toujours traités de manière asynchrone. Asynchrone signifie que vous ne recevrez pas de réponse immédiate à l'envoi de votre ordre. Lorsqu'un ordre de paiement est transmis à votre établissement financier, celui-ci procède à une vérification technique et fonctionnelle de votre ordre. Cette validation (contrôle) prend environ 15 minutes. Pour cette raison, vous trouverez le bouton [Synchroniser ordres] dans la barre d’entête, qui permet de contrôler le statut de vos ordres de paiement. En appuyant sur ce bouton, les nouveaux statuts et messages sont repris et la table est mise à jour. Une description des différents statuts se trouve dans le chapitre Messages de statut dans le processus de paiement.
Les ordres de paiement peuvent être rejetés par votre établissement financier. Un ordre de paiement rejeté a le statut « rejeté » ou « partiellement rejeté ».
Les ordres rejetés sont accompagnés d'un message (si fourni par l'établissement financier) afin de vous faciliter l'analyse des erreurs. Ces messages sont visibles dans la grille des ordres de paiement
sont visibles. Les ordres sont par exemple rejetés lorsqu'une coordonnée bancaire fournie n'est pas connue, lorsque le compte à partir duquel un paiement doit être effectué ne présente pas une couverture suffisante, etc.
Dans l'aperçu des ordres de paiements (Grid), seul le statut d'un ordre est affiché (accepté, pas envoyé, envoyé). Le message d'erreur détaillé est affiché dans la colonne Message bancaire des propositions de paiement (voir figure 5).
Figure 5 : Proposition de paiement -> Message bancaire