Kostenstellen / Kostenträger
Kostenstellen, die beispielsweise für eine Filiale oder ein bestimmtes Projekt stehen, definieren Sie in Topal in einem eigenen Auswahlbereich unter dem Menüpunkt Kontenpläne. Dort erstellen Sie auch die sogenannten Methoden, die eine prozentuale Verteilung eines Buchungsbetrags auf verschiedene Kostenstellen bewirken. Sind dort Kostenstellen und Methoden vorhanden, erscheinen sie in dem hier beschriebenen Listenfeld des Registers Konten bearbeiten. Gleiches gilt für die Kostenträger/Projekte.
Sollen die Buchungen auf einem Konto in der Regel eine oder entsprechend einem Verteilungsschüssel ein bestimmtes Set von Kostenstellen oder einen Kostenträger ansprechen, ordnen Sie hier dem Konto als Vorgabe dieser Kostenstelle bzw. Kostenstellen-Verteilungsmethode oder Kostenträger zu.
Wird ein Konto auf diese Weise mit einer Kostenstelle oder einem Kostenträger verknüpft, schlägt Ihnen Topal beim Bebuchen dieses Kontos vor, die zugehörige Kostenstelle anzusprechen. Behält man diesen Vorschlag bei - selbstverständlich könnte man die Kostenstelle bzw. den Kostenträger in der Buchung auch entfernen oder mit einer anderen überschreiben - wird der Buchungsbetrag auf diese Kostenstelle umgelegt.
Soll ein Buchungsbetrag nach einem bestimmten Schlüssel auf mehreren Kostenstellen verteilt werden, arbeitet man nicht mit einzelnen Kostenstellen, sondern mit "Methoden". Diese werden im Prinzip genauso wie Kostenstellen angelegt, unterscheiden sich aber darin, dass sie ihrerseits auf mehrere Kostenstellen verweisen. Jede diese Zuordnungen enthält einen Prozentsatz, der regelt, wieviel Prozent eines Buchungsbetrags bei Anwendung dieser Methode auf die jeweilige Kostenstelle entfallen soll. Im Register Konten bearbeiten können einem Konto daher nicht nur einzelnen Kostenstellen, sondern auch Methoden zur automatischen Kostenstellen-Verteilung zugeordnet werden.
Sofern die Checkbox Kostenstelle/-träger zwingend bei diesem Konto aktiviert ist, verlangt das Programm bei einer Buchung auf diesem Konto auf jeden Fall die Eingabe einer Kostenstelle oder eines Kostenträgers.
Auswertungen zu Kostenstellen und Kostenträger finden Sie in den Hauptbuchreports.
Abbildung 9: Kontenpläne - Kostenstelle/Methoden
Kostenstelle/-träger zwingend
Diese Einstellung bewirkt, dass ein Konto nur zusammen mit einer Kostenstelle bebucht werden kann. Dabei kann es sich um die beim Konto voreingestellte Kostenstelle bzw. Methode oder um eine in der Buchung neu gewählte handeln. Bevor eine Buchung auf diesem Konto gespeichert werden kann, verlangt Topal die Eingabe einer Kostenstelle im Buchungsfenster.
Startsaldo/Saldovortrag
Im ersten Geschäftsjahr eines Mandanten ist dieses Feld mit "Startsaldo" bezeichnet. Sie können dann in diesem Feld den Anfangsbestand eines Bilanzkontos direkt eintragen. Komfortabler ist es jedoch, zu diesem Zweck die Erfassungshilfe für die Eröffnungsbilanz zu nutzen. In einem neuen Geschäftsjahr befindet sich im Bereich Kontenplan in der Kopfleiste neben dem Button Neuer Kontenbereich der Button Eröffnungssaldi. Er öffnet einen Dialog, in dem alle Bilanzkonten mit jeweils einem Feld für den Startsaldo in der Fremd- und der Referenzwährung aufgelistet werden. Unterhalb der Liste wird das Total der Aktiven und Passiven angezeigt, damit Sie auf einen Blick sehen, ob die Eröffnungsbilanz ausgeglichen ist.
In allen folgenden Geschäftsjahren trägt Topal die Salden der Bilanzkonten automatisch vor. Dieses Feld wird dann mit "Saldovortrag" bezeichnet und ist nicht für manuelle Eingaben zugänglich. Nachträgliche Änderungen in einem vergangenen Geschäftsjahr bewirken eine Aktualisierung des Saldovortrags im folgenden Jahr.
Bei Erfolgskonten können Sie im ersten Geschäftsjahr eines Mandanten in diesem Feld den Vorjahressaldo erfassen.
Vorjahr
Hier wird der Vorjahressaldo angezeigt, der auch in Bilanzen und Erfolgsrechnungen ausgewiesen wird. Beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahrs wird der Vorjahressaldo automatisch in dieses Feld übernommen.
Wie die Saldovorträge werden auch die Vorjahreswerte aus dem vorhergehenden Geschäftsjahr übernommen, der Wert kann also nicht manuell erfasst werden, sondern wird automatisch berechnet. Wenn Sie im ersten Geschäftsjahr, das Sie mit Topal führen, eine Auswertung mit Vorjahresvergleich erstellen möchten, eröffnen Sie als erstes das Vorjahr und erfassen darin die Vorjahreswerte bei den einzelnen Konten als Startsalden oder buchen sie in einer Sammelbuchung ein.
Sollbuchungen/Habenbuchungen/Aktueller Saldo
Zeigt die Summen der Soll- und Habenbuchungen des Kontos im aktuellen Geschäftsjahr sowie den aktuellen Saldo.
Budget
Topal verfügt über eine eigene Budget - Funktion, die man aus der Navigation aufrufen kann. Der Wert, den Sie dort als Jahresbudget bei einem Konto erfasst haben, wird automatisch in dieses Feld im Fenster Konten bearbeiten übernommen. Periodenbezogene Budgetwerte erscheinen in dem separaten Register Budget.
Unsichtbar in Reports
Diese Funktion bewirkt, dass die Anzeige eines Kontos in einer Auswertung wie Bilanz- oder Erfolgsrechnung unterdrückt wird. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn ein Zähler definiert wurde, der zur besseren Übersichtlichkeit die Summe einiger Konten, die nicht einzeln aufgeführt werden sollen, in der Bilanz ausweist. Dazu aktivieren Sie bei den einzelnen Konten des Zählers jeweils die Checkbox Unsichtbar in Auswertungen. Bei der Berechnung der Gruppensumme werden unsichtbare Konten selbstverständlich berücksichtigt. Achten Sie darauf, dass unsichtbare Konten auf jeden Fall durch einen Zähler repräsentiert werden, sonst ist die Auswertung womöglich nicht mehr nachvollziehbar.
Neue Seite in Reports
Bewirkt beim Ausdruck von Auswertungen einen Seitenumbruch vor dem aktuellen Konto.
Leerzeilen vor dem Druck
Möchten Sie, dass ein Konto in einer Auswertung wie Bilanz oder Erfolgsrechnung mit Leerzeilen abgesetzt wird, geben Sie hier die gewünschte Anzahl Zeilen ein, die vor dem Konto eingefügt werden sollen.
Saldo geheim
In der Benutzerverwaltung von Topal können Anwendern unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen werden. Gilt für ein Konto die Einstellung Saldo geheim, wird die Saldoanzeige für alle Anwender ausgeblendet, bei denen in der Benutzerverwaltung eine entsprechende Einstellung vorgenommen wurde.
Kontoblatt komprimiert
Unter einem komprimierten Kontoblatt versteht man einen Kontoauszug, auf dem nicht die einzelnen Buchungen, sondern nur jeweils die Summe der Soll- und Haben-Buchungen pro Monat ausgewiesen werden. So sehen Sie mit einem Blick die Monatsumsätze des betreffenden Kontos.
Keine direkten Buchungen erlaubt
Es gibt Konten, die in der Regel nur mittelbar bebucht werden, beispielsweise Debitoren- und Kreditorenkonten, welche die Salden der Personenkonten in der Finanzbuchhaltung repräsentieren. Wenn Sie möchten, dass diese Konten nur automatisch bebucht werden sollen, damit keine Unregelmässigkeiten durch direkte Buchungen entstehen, aktivieren Sie diese Checkbox. Das Programm bringt dann beim Versuch, das Konto zu bebuchen, eine entsprechende Meldung.
In Validierung berücksichtigen
Diese Option steht nur bei Fremdwährungskonten zur Verfügung. Sie ist standardmässig gesetzt, damit die Buchungen auf diesem Konto bei der Validierung der Fremdwährungen berücksichtigt werden. Entfernen Sie diese Option, falls dieses Konto nicht berücksichtigt werden soll.
Positives Vorzeichen in Reports, wenn
Die Radio-Buttons Soll und Haben geben an, ob das Konto bei einem Soll- oder einem Haben-Saldo in den Auswertungen mit einem positiven Saldo dargestellt werden sollen. Für Konten werden Sie die vorgegebene Einstellung hier vermutlich selten ändern, sie ist eher relevant für Kontogruppen, wenn ein Gruppensaldo z.B. zur Verdeutlichung eines Zusammenhangs mit einem negativen Vorzeichen erscheinen soll.
Die Berechnung der Auswertungen wird durch den Kontentyp gesteuert. Das Vorzeichen bei der Verwendung dieser Option ist lediglich eine optische Repräsentation im Report.
In der Regel wird die Funktion „Vergleich“ auf der Ebene der Kontengruppen angewendet, beispielsweise um festzustellen, wieviel Prozent vom Saldo einer übergeordneten Gruppe die Summen der in ihr enthaltenen Untergruppen ausmachen. Oder man vergleicht einen Zähler mit einer anderen Summe, beispielsweise um zu berechnen, wieviel Prozent der Zähler "Bruttogewinn" vom Gesamtumsatz ausmacht. Manchmal ist auch der prozentuale Anteil eines Kontensaldos an einer bestimmten Summe von Interesse, beispielsweise wenn Sie wissen möchten, wieviel Prozent die einzelnen Konten für Löhne, Provisionen, Zulagen, Sozialversicherungen etc. im Vergleich zur Summe der Personalkosten insgesamt ausmachen. In diesem Fall geben Sie bei diesen Konten im Register "Konten bearbeiten" im Feld Vergleichen mit die Nummer der Gruppe „Personalaufwand“ ein. Der Button Vergleich, ein Doppelklick auf das Feld oder der Befehl F5 öffnet eine Liste, in der Sie das für den Vergleich gewünschte Kontoplan-Element suchen und auswählen können. Sämtliche relevanten Auswertungen weisen den Prozentvergleich aus.